ПО для планирования ресурсов предприятия (ERP) с годами приобрело дурную репутацию. Серия примеров его неудачного внедрения в 1990-е и в начале 2000-х годов (вспоминаются, например, компании Hershey’s, Nike и Waste Management) развеяла первоначальный оптимизм относительно этого ПО и привела к тому, что многие управленцы стали в нем видеть скорее неизбежное зло, чем курицу, несущую золотые яйца.

Понять это можно. Если ваше внимание приковано к авиакатастрофам, то вы, вероятно, побоитесь сесть в самолет, и точно так же, сосредоточив все свое внимание на заметках в технических блогах о неудачных попытках развертывания ERP-системы, начнете опасаться такого рода проектов. С другой стороны, вам никто не рассказывает о тысячах ежедневных благополучных полетов, и вы не так часто слышите об опыте успешной реализации ERP-проектов.

Это, конечно, не значит, что нам не следует принимать во внимание поступающую негативную информацию. Наша фирма Software Advice помогает потенциальным покупателям выбрать подходящие для них ERP-системы. Мы также проанализировали 22 недавних случая неудачного развертывания ERP, чтобы лучше понять, какие были допущены ошибки и чему на этих ошибках могут научиться другие организации.

Вряд ли кого-то удивит, что самой распространенной причиной неудач в исследованных нами примерах было плохое управление изменениями — игнорирование необходимости обучать людей, плохое планирование, нереалистичные сроки проектов, недостаточное вовлечение конечных пользователей и т. д. И только в 18% случаев причиной неудач было само ПО.

Учитывая сказанное, предлагаем несколько советов, которые помогут вам избежать неприятностей и провалов в реализации ERP для своего бизнеса.

Разберитесь, что вам нужно и что вы покупайте

Очень часто организации покупают системы с более высокой функциональностью, чем им реально требуется. Тут важно провести тонкую грань, и если вы хотите, чтобы ваши системы могли расти с вашим бизнесом, наперед планируйте функции, которые вам могут понадобиться в будущем. Вместе с тем нежелательно тратиться на приложения и модули, которые никогда не будут использоваться.

С другой стороны, критически важно точно знать, что ERP-вендор изначально предлагает в данном продукте и что вам потребуется добавить или кастомизировать. Обязательно следует полностью документировать все технические требования вашей организации и получить от поставщика письменные гарантии по требованиям, которые им будут выполнены.

Активно вовлекайте в проект вашу ИТ-команду

Ваша ИТ-группа должна быть на передовой линии в реализации проекта. Обязательно уделите время, чтобы выслушать то, что ее волнует, разберитесь во всех поднимаемых ею вопросах и позаботьтесь о том, чтобы обеспечить ее ресурсами для исполнения проекта.

В некотором роде ИТ-группа должна иметь право голоса в таких вопросах, как сроки работы и порядок ввода системы в действие. Осмыслите, что может помешать рабочему процессу и доведению проекта до ожидаемых ключевых результатов (например, загруженность повседневными делами), и активно работайте с ИТ-командой, смягчая любые конфликты, вызванные дополнительной нагрузкой по реализации крупного проекта.

По всей видимости, ваша ИТ-группа более других осведомлена о конкретных вендорах, их достоинствах и недостатках. Поэтому очень важно задействовать ее силы уже на этапе выбора и учесть ее мнение до утверждения решения по выбору платформы.

Побеспокойтесь об обучении своего персонала

Возможно, посмотрев предпродажную демонстрацию работы ERP-системы, вы подумаете, что ваш персонал сумеет за пару дней научиться ею пользоваться. Однако так бывает редко. Дело в том, что внедрение нового ПО ERP влечет за собой перемены в фундаментальных бизнес-процессах, а также может резко изменить повседневную работу сотрудников.

Поскольку более пожилым работникам такие крупные перемены даются труднее, очень важно их познакомить с новой системой до ввода ее в эксплуатацию. В зависимости от конкретных обязанностей персонала и связанных с ними ERP-задач вам, возможно, потребуется до даты запуска системы запланировать для своих сотрудников еженедельные или ежемесячные учебные занятия.

Позаботьтесь о безопасной миграции данных

В этом вопросе приходится вновь повторять азбучную истину: избыточность, избыточность и избыточность! При переносе существующих данных в новую систему удостоверьтесь, что вы надежно заархивировали ваши файлы и разместили их в нескольких безопасных местах — лучше и у себя, и в облаке.

Если вас беспокоит то, что ваши корпоративные данные окажутся в облаке, воспользуйтесь возможностью шифрования данных и такими сервисами, которые гарантируют максимальную защиту данных.

Будьте реалистичны в своих ожиданиях

Никогда не забывайте про закон Мэрфи: если есть вероятность какой-нибудь неприятности, она обязательно произойдёт. Любой проект развертывания ERP-системы потребует преодоления трудностей и препятствий. На определенные фазы процесса может уйти больше времени и сил, чем предполагалось вначале, и вам будет трудно соблюсти свои исходные наметки по срокам.

Ваша реакция на эти проблемы определит конечный результат вашего проекта. И помните, что на большинство подобных проектов даже в небольших и средних фирмах уходит не меньше года. Однако когда все будет сказано и сделано, вы, возможно, подивитесь, как вам раньше удавалось вести свой бизнес без своей новой ERP-системы.

Версия для печати