Предлагаем подборку проверенных в бою советов по повышению продуктивности, которые помогут вам выжать максимум из своего рабочего дня.

Возникало ли у вас ощущение, что вы все больше времени проводите за компьютером, а сделать успеваете все меньше и меньше? Если да, то вы не одиноки. На самом деле, какую бы огромную пользу ни привносили технологии в нашу жизнь, все же на них может уходить огромное количество времени.

За последние пару лет я задался целью проводить меньше времени, глядя в экран, и при этом все равно успевать сделать все, что запланировал на день. И хоть моя система далека от идеала, я решил поделиться с вами самыми лучшими своими наработками, которые мне удалось реализовать на ежедневной основе. Теперь я не только чувствую, что у меня прибавилось времени, но еще и испытываю меньше стресса, к тому же к концу дня у меня появляется ощущение, что я достиг какого-то результата.

Как я уже сказал, моим советам далеко до идеала, и ваши показатели продуктивности, скорее всего, будут зависеть от вида вашей деятельности, так что я настоятельно рекомендую экспериментировать в этом направлении.

№ 1: Управление электронной почтой

Спорим, вы знали, что я это скажу. И я решил рассмотреть этот пункт первым, так именно на эту тему мне задают больше всего вопросов.

Для меня электронная почта — это самая затратная по времени деятельность. Меня в буквальном смысле ежечасно обстреливают письмами, и я не шучу, когда говорю, что если бы я отвечал на каждый полученный мною e-mail, то переписка стала бы моей новой полноценной работой. Вот что я придумал, чтобы разобраться со своей электронной почтой. И у меня в запасе есть множество советов на тему e-mail.

Мой главный адрес электронной почты зарегистрирован на Gmail, поэтому в качестве главного почтового клиента в рамках своих систем я использую приложение Gmail Inbox. Хоть оно и не идеальное и требует мышечной работы по начальной настройке интерфейса, оно позволило мне справляться с почтой гораздо эффективнее, чем какой бы то ни было другой почтовый клиент.

В Gmail встроены невероятно мощные функции фильтрации, и я ими активно пользуюсь, чтобы разбивать на категории и группы львиную долю повседневных электронных писем, падающих в мой ящик. Письма, требующие моего внимания, всплывают на поверхность, менее критичные убираются в долгий ящик на будущее, а совершенно необязательная корреспонденция тихонько направляется в специальную папку, которую я могу просмотреть на досуге и решить, что делать с ее содержимым (порядка 95% материалов, попадающих в эту папку, я либо игнорирую, либо тут же удаляю).

При фильтрации у меня два основных принципа: письма, которые я хочу видеть, и письма, которые я не хочу видеть. Разумеется, всегда найдется «нечто среднее» между этими категориями, по поводу чего вы не сможете заранее принять решение (то ли отсортировать, то ли удалить, то ли пометить как прочитанное и т. д.), но возможность отобразить сверху стопки самое важное однозначно вам пригодится.

Я уже редко отписываюсь от рассылок как таковых, потому что понял, что гораздо быстрее и эффективнее создать правило, по которому эти письма просто удаляются, нежели тратить время на отписку.

Мне приходится иметь дело с массой пиарщиков. Не поймите меня правильно, они милые люди, но со временем я понял, что ответ на их письмо (даже если просто написать «нет» или «не интересно»), как правило, вызывает вереницу ненужных последующих писем. Вот почему я считаю, что самый адекватный ответ — это молчание.

Я сам стараюсь писать письма кратко и по делу, так как заметил, что таким образом у меня больше шансов рассчитывать на такой же ответ.

Благодаря агрессивной фильтрации входящих я могу быстро просмотреть важные сообщения, поэтому я сам выбираю, как часто проверять почту. Так как меня не отвлекает всякая неважная ерунда (благодаря, опять-таки, агрессивной фильтрации), я могу отслеживать важную почту без риска пропасть в этой черной дыре.

Агрессивная фильтрация гарантирует, что меня никогда не засосет в болото электронной почты и мне не придется прибегнуть к отчаянной мере объявления т. н. e-mail-банкротства, когда человек все помечает как прочитанное (или удаляет) и надеется, что все обойдется.

№ 2: Управление закладками в браузере

Я храню массу закладок в браузерах, и мне неоднократно приходилось полностью забивать на эти закладки, так как я переставал с ними справляться и просто скопом удалял.

В результате я нашел решение, основанное на двух принципах:

· сохранять меньше закладок и вместо этого запоминать ссылки на интересные страницы с помощью приложений для создания заметок (например, OneNote, Evernote или им подобных);

· установить в моем браузере эффективный менеджер закладок (так как я пользуюсь Google Chrome, я установил собственное расширение от Google под названием Bookmark Manager).

№ 3: Управление заметками/отрывками текста из Интернета/идеями

Раньше мои заметки были повсюду — они были разбросаны по множеству приложений и устройств. Это была катастрофа. Не делайте так, как делал я.

Лучше подыщите подходящий сервис — Evernote, OneNote, на худой конец, iCloud Notes — и пользуйтесь ими для хранения своих данных.

№ 4: Серьезно отнеситесь к планированию

Мне кажется, это сугубо индивидуальная тема. Некоторые люди обожают всякие расписания и с удовольствием им следуют, записывая все в календарь, а другие ненавидят это делать и считают ужасно сдерживающим фактором.

Я для себя нашел золотую середину и решил все самое важное сохранять в виде памятки или записи о предстоящей встрече, при этом организовав своевременные напоминания, чтобы не забыть сделать что-то важное или явиться в назначенное место.

№ 5: Обеспечьте себе доступ ко всем данным с любых устройств

Прошли те времена, когда нам приходилось помнить, где что хранится, или включать какое-нибудь устройство специально, чтобы воспользоваться определенным сервисом. У меня теперь такой принцип: если сервис не работает на моем телефоне, планшете и настольном компьютере/ноутбуке, я им пользоваться не намерен.

№ 6: Сведите к минимуму каналы общения

Я пришел к выводу, что каждый новый способ общения, добавляемый в мою жизнь, вносит дополнительную суету и сложности в геометрической прогрессии.

Новые приложения означают больше хлопот, больше поводов отвлечься, больше спама и больше хлама, который нужно упорядочивать.

На этом основании я сделал вывод, что телефона, электронной почты и SMS вкупе с мессенджером и одним видеочатом мне более чем достаточно. Я также отдал предпочтение электронной почте в качестве главного инструмента общения, так как именно над этим каналом у меня больше всего контроля.

Этот подход сработает не у всех, но он прекрасно работает у меня.

№ 7: По возможности, не отвлекайтесь

Я в основном отвлекаюсь на вещи, относящиеся к двум большим категориям:

1. Вещи, которые меня отвлекают, как-то: сообщения, письма, уведомления от приложений и т. д.

2. Вещи, на которые я сам отвлекаюсь: Twitter, Facebook, YouTube и любой другой «пожиратель времени в Интернете» по вашему выбору.

Что касается первого, то я нахожу весьма полезным отключить уведомления, всплывающие окошки, звуки и тому подобное — так я могу сосредоточиться на том, что должен делать в данный момент времени.

Что же до второй категории, то должен признать, что мое отношение к соцсетям довольно неоднозначное, так что они меня не особо отвлекают в целом. А вот в случае с остальными вещами — YouTube, аудиокнигами и прочим — помогает только сила воли!

Версия для печати