Отказ от унаследованных средств коммуникации — задача не из легких, пишет на портале TechTarget Джон Арнольд, руководитель канадской консалтинговой фирмы J Arnold Associates. Для успешного развертывания новых интегрированных инструментов организации сотрудничества необходимо учитывать три фактора.

При переходе к интегрированной среде сотрудничества замена унаследованных автономных инструментов может оказаться наименее понятной задачей. Лица, принимающие решения в области ИТ, сосредоточат внимание на стратегически более важных аспектах новой платформы. Например, следует ли развернуть ее в ЦОДе или в какой мере использовать облако. При более детальном рассмотрении организациям необходимо решить, какие функции и приложения в максимальной степени обеспечат достижение целей организации сотрудничества.

При освоении новой технологии легко упустить из виду ее влияние на уже используемые инструменты. Ради точной оценки полезности для бизнеса унифицированных коммуникаций (unified communications, UC) и сотрудничества ИТ-подразделения должны признать, что основная масса приложений UC не новы. Большинство сотрудников ежедневно используют хорошо зарекомендовавшие себя унаследованные приложения, будь то телефония, обмен сообщениями, видео или конференции.

Для успеха UC необходимо, чтобы эта технология была принята конечными пользователями. Чтобы содействовать этому, необходимо учитывать, что три фактора способны побудить сотрудников перейти от автономных унаследованных приложений к интегрированной среде сотрудничества.

1. Улучшение обслуживания

Независимо от того, что думают ИТ-специалисты и что говорят производители, главное для сотрудников — это удобство использования. Например, обычно работник регулярно применяет несколько автономных платформ мгновенного обмена сообщениями. Просто все тяготеют к тем платформам, которыми пользуются коллеги. Если эти платформы удовлетворяют их потребности, они включаются в потоки работ.

С появлением UC необходимо менять привычки. В большинстве случаев сотрудникам потребуются веские причины для отказа от унаследованных приложений. Такой же или почти такой же уровень удобства будет недостаточен. При прочих равных условиях люди меняются лишь с появлением чего-то более совершенного.

2. Улучшенные результаты сотрудничества на интегрированной платформе

Повышение удобства — только первый шаг к обеспечению привлекательности интегрированной платформы организации сотрудничества для конечных пользователей. Независимо от качества обслуживания определяющей чертой унаследованных приложений является их автономность. Обмен сообщениями, телефонные звонки или видеочаты, как правило, используются изолированно. Конечно, сотрудники будут решать и несколько задач сразу. Например, прижимать телефон к уху и одновременно набирать текст сообщения. Но обычно это относится к решению несвязанных задач.

Другая серьезная трудность — побудить сотрудников отказаться от унаследованных методов работы, которые определяются унаследованными приложениями, в пользу унифицированного интерфейса, благодаря которому все приложения могут использоваться в одном месте. Лучшим способом добиться этого является совершенствование сотрудничества. Работникам необходимо увидеть, насколько проще им выполнять свои обязанности с помощью новой платформы. Возможно, потребуется обучение, чтобы привести их ожидания в соответствие с реальностью.

3. Обоснование дальнейшей поддержки унаследованных приложений

Независимо от того, насколько хорошо ИТ-подразделение будет справляться с названными проблемами, некоторые сотрудники не способны адаптироваться к чему-то новому, включая UC. Не все должностные обязанности или задачи требуют эффективных UC, и некоторые работники способны эффективно трудиться, используя унаследованные приложения. Даже после успешного развертывания UC ИТ-подразделениям может потребоваться и далее поддерживать унаследованные приложения.

ИТ-подразделения имеют возможность использовать жесткий подход к миграции, просто отключив унаследованные приложения. Например, отказаться от АТС и перейти на IP-телефонию. Но в некоторых случаях сотрудники смогут самостоятельно получать доступ к унаследованным приложениям, которые из-за этого невозможно будет устранить.

Лучше сразу признать, что UC подходят не всем. Чтобы добиться их максимально широкого использования, потребуется по-прежнему поддерживать унаследованные инструменты для тех случаев, в которых UC являются не лучшей технологией.

Версия для печати (без изображений)