Какие задачи выполняет технология роботизированной автоматизации процессов (robotic process automation, RPA)? Требует ли она дополнительного программирования? Какие процессы она позволяет автоматизировать? Опрошенные порталом Enterprisers Project эксперты рассказывают об особенностях технологии и дают советы по ее правильному внедрению.

Для бизнеса характерно находить пути максимальной экономии средств при одновременном повышении эффективности, и RPA может оказаться именно тем инструментом, который в определенных обстоятельствах будет отвечать этим бизнес-требованиям. Преимущества RPA очевидны: применение программных роботов для автоматической обработки повторяющихся (и часто утомительных) компьютерных задач, которые ранее выполнял человек. Кроме того, автоматизированное ПО гораздо эффективнее справляется с работой, требующей невысокой квалификации, затрачивая минуты там, где у людей уходят часы.

Как работает ПО RPA

Предлагаемые RPA решения выглядят многообещающе, но как они реализуются на практике? Ответ зависит от того, для чего они применяются, от инструмента, который требуется автоматизировать, или процесса. По данным Gartner, в прошлом году ПО RPA было самым быстрорастущим сегментом рынка корпоративного ПО.

В терминологии RPA «робот», или «бот» — это ПО, работающее на физической или виртуальной машине. «RPA — это форма автоматизации бизнес-процессов, которая позволяет пользователю определить набор инструкций для бота, — поясняет директор по продуктам Nintex Аарон Бултман.— RPA-боты обладают умением имитировать большинство способов взаимодействия между человеком и компьютером, чтобы безошибочно, в большом объеме и быстро выполнять множество задач». К последним относятся такие задачи, как копирование/вставка символов и перемещение файлов из одного места в другое. Большинство RPA-программ действует по одной и той же схеме, не требуя для автоматизации процесса привлечения инженеров и многих часов настройки. Рынок решений для автоматизации уже насыщен предложениями вендоров, которые сделали их максимально удобными для быстрого развертывания.

Нужно ли писать для RPA дополнительный код

«Начать работу с RPA относительно легко, — говорит директор Kofax по стратегии Крис Хафф. — Большинство поставщиков RPA создали интуитивно понятные и визуально притягательные пользовательские интерфейсы, которые работают по принципу перетаскивания». Отчасти функционал RPA можно сравнить с методиками разработки low-code и no-code, что означает, что для его работы практически не требуется писать сторонний код. ПО для автоматизации изначально разрабатывалось с мыслью, что им будут пользоваться сотрудники, которые не имеют ничего общего с программированием, например, бизнес-аналитики, которые смогут создавать RPA-ботов, обрабатывающих повторяющиеся компьютерные задачи на основе правил. «Предложения RPA различаются механизмом работы: для запуска одних требуется lo-code, для других — no-code, но как бы то ни было, большинство ПО для автоматизации позволяет бизнес-пользователю проектировать и разрабатывать», — говорит Хафф. Чтобы упростить взаимодействие с RPA, одни поставщики предлагают для создания RPA-ботов интерфейс типа drag-and-drop («тащи и бросай»), другие — эквивалент магазина приложений с предустановленными ботами для конкретных случаев использования или процессов.

Для каких задач подходит RPA

Нужно заметить, что RPA может автоматизировать далеко не каждый процесс. К числу поддающихся автоматизации можно отнести предсказуемые (на основе правил) и повторяющиеся процессы. Непостоянные или изменчивые процессы автоматизировать с помощью RPA нельзя. По словам Бултмана, RPA очень эффективна для автоматизации задач и последовательностей, которые выполняются одинаково, раз за разом, без изменений. Это преимущество выводит ее за рамки отраслей. RPA все чаще задействуется в таких операционных областях, как финансы, бухгалтерский учет, закупки, обслуживание клиентов, колцентры и кадровый учет.

RPA работает как макрос

Бултман сравнивает основы работы ПО RPA с другой формой автоматизации — макросами. Оно фактически применяется для обучения бота «нажатию» определенной комбинации клавиш (чтобы он мог выполнять эту процедуру многократно) и движений мыши в пользовательском интерфейсе приложения, то повторению тех же действий, которые выполняет человек.

«Человек обучает бота RPA подобно тому, как он вносит данные в макрос, записывая каждый шаг и действие. Каждое последующее действие выстраивает автоматизированный процесс, — объясняет Бултман. — Бот будет точно имитировать каждое движение мыши и типичное взаимодействие со всеми задействованными системами и приложениями — выполнять вход в систему, копировать данные из одного местоположения и вставлять в другое, копировать файлы и т. д., пока не получит команду, что процесс завершен. После обучения он воспроизведет эти шаги повторно, с высокой скоростью и точностью».

По сути, пользователь применяет ПО RPA с инструментом для перетаскивания, чтобы научить бота взаимодействовать с пользовательским интерфейсом компьютера так же, как это делает сам пользователь, используя те же учетные данные. Эти действия нужно повторять до тех пор, пока бот их не запомнит, и это та причина, из-за которой динамические или адаптивные процессы плохо подходят для RPA, в отличие от однообразных, скучных, повторяющихся процессов.

«Лучше всего боты справляются с обычными задачами, которые нужно выполнять по отдельности или последовательно. К числу таких принадлежат открытие электронной почты и вложений, вход в корпоративные приложения, копирование и вставка данных, перемещение файлов и папок, заполнение форм, чтение/запись базы данных, удаление данных из Интернета, произведение расчетов, сбор статистики из социальных сетей, извлечение из документов структурированных данных. Все эти действия следуют логике «если-то», — говорит Бултман.

Как создавать RPA-ботов

Хафф приводит три основных шага для создания ботов RPA:

  1. найдите подходящий процесс для автоматизации, составьте полную карту нажатий клавиш и задокументируйте определенную последовательность нажатий для каждого процесса в пошаговом режиме, пропишите деревья решений, бизнес-правила и правила обработки исключений;
  2. проведите разграничение, какие задачи будут выполнять люди, а какие — роботы, при этом нужно наладить организацию взаимодействия между RPA и человеком. Самые успешные RPA-проекты — те, где во главу угла ставится человек и расширяются его возможности;
  3. протестируйте и разверните RPA с учетом калибровок.

Многие организации часто упускают из виду третий шаг, особенно на ранних этапах внедрения проектов RPA. Автоматизация имеет допустимый предел, на самом деле — это не инструмент типа «поставил и забыл», и время от времени в его работу придется вносить корректировки, а также контролировать. RPA — это та область, которая нацелена на простоту, но она может привести к негативному эффекту. Чтобы избежать этого, важно заниматься непрерывной оптимизацией.

«Для масштабирования RPA нужно постоянное внимание к совершенствованию процессов, которое аналитики по оптимизации бизнес-процессов уделяют ручным процессам, — говорит Хафф. — Для координации людей, процессов и инструментов, затронутых автоматизацией, требуется создать уровень управления, который часто называют офисом цифрового управления (Digital Management Office) или центром повышения квалификации (Center of Excellence, COE)». Такой уровень должен затрагивать как минимум шесть компетенций, заниматься стратегическим планированием, управлением, инструментами, обучением, оценкой эффективности, отчетностью, инновациями, управлением изменениями и операционной деятельностью.

Версия для печати