Информационные технологии постоянно развиваются и прогрессируют, предоставляя всё больше возможностей для их использования. Проведение международных мероприятий, таких как Олимпийские игры, чемпионат мира по футболу или всемирная выставка, по масштабу сопоставимы с деятельностью международной корпорации, которая существует в течение нескольких лет, и немыслима без функционирования на ней современных технологий. ИТ-системы помогают построить мероприятие, обеспечить его жизнедеятельность и привлечь к нему миллионы участников.
Ниже мы расскажем об информационных системах, используемых на мероприятиях самого высокого уровня, на крупных ивентах. Набор систем будет зависеть от размера мероприятия и наличия технологического партнёра события.
№ 1. Аккредитация
Эти системы могут быть использованы как на спортивных, так и на любых других видах крупных мероприятий. Например, на Всемирных выставках, таких как EXPO. Все лица, участвующие в подготовке и проведении мероприятия, аккредитуются с определённым доступом для выполнения работ в необходимом месте в требуемое время. Для этого создаётся система аккредитации. Она позволяет зарегистрировать и проверить информацию в отношении каждого лица, подающего заявление, и формирует пропуска с доступом к определённым зонам безопасности.
На Олимпийских и Паралимпийских играх в Сочи было выдано более 200 тыс. аккредитаций, а на выставке ЭКСПО 2017 в Астане — более 128 тыс.
Система аккредитации позволяет собрать данные об участниках и на основе этой информации создать различные типы бейджей с соответствующими полномочиями доступа, указанными на них. Система интегрируется с системами органов безопасности для проверки персональных данных и подтверждения возможности выдачи бейджа.
№ 2. Система управления инцидентами (IMS, Incident Management System)
Она представляет собой централизованную систему регистрации и контроля разрешения инцидентов. В IMS стекаются все нештатные ситуации. Быстро зарегистрировать инцидент может любой сотрудник через телефон/планшет/компьютер, а дальше включается процедура приоритизации, назначается ответственный и устраняются последствия нештатной ситуации.
Важно не путать её с системой ServiceDesk, в которой ведётся учёт только технических инцидентов. В свою очередь, ситуационный центр мониторит и управляет жизнедеятельностью целого мероприятия, и именно в нём работают с системой управления инцидентами.
№ 3. Билетная система
Чаще всего оргкомитет самостоятельно такую систему не использует, он выбирает билетного партнёра — локального билетного оператора, скорее всего, самого крупного, который имеет налаженные каналы продаж.
Билетная система позволяет онлайн-продажам встраиваться на сайт организатора, интегрироваться с системами контроля доступа и анализировать потребительскую активность.
№ 4. Управление персоналом и волонтёрами
Такая система состоит из:
- волонтёрский портал. Волонтёры могут запросить возможность участия в мероприятии, управлять своими данными и взаимодействовать с организаторами посредством волонтёрского портала;
- система учёта персонала. Она позволяет управлять данными о задействованном персонале, а также назначать наиболее подходящего человека на каждую конкретную позицию, с учётом функционала, доступности, навыков и предпочтений;
- расписания. Создание, хранение и корректировка расписаний, смен;
- распространение униформы и сувенирной продукции. Система распространения униформы позволяет выдать необходимую атрибутику работнику мероприятия, учитывая его роль, размеры. Например, на Олимпийских играх в Сочи сотрудникам, роли которых предполагали их работу в горном кластере, выдавали более тёплую униформу.
№ 5. Система управления гостеприимством
Её ещё называют системой обслуживания гостей. Состоит из нескольких связанных между собой систем: прибытия и отъезда, размещения, транспорта, питания и протокола. Все эти системы позволяют планировать, координировать и контролировать соответствующие услуги для участников и гостей мероприятия.
№ 6. Логистика
Это система управления перемещениями между объектами. От офисных принадлежностей до установок МРТ. В логистическую систему может входить система управления складом. Например, для Олимпийских игр в Сочи была представлена как отдельная система.
№ 7. Система управления тарифным справочником
Оргкомитеты самостоятельно продают многие товары и услуги. Например, делегация какой-либо страны хочет заказать себе автомобиль в аренду, переводчика и купить 10 талисманов мероприятия. Система управляет справочником таких товаров и услуг и различными ценами на них для различных клиентских групп.
№ 8. Система управления помещениями
Используется достаточно редко. Она нужна для планирования помещений и оборудования в них, а также для создания планов нумерации помещений, их карт и схем.
№ 9. Лингвистическая система
Обычно это внешнее коммерческое ПО, в котором уже представлена терминологическая база определённого мероприятия.
№ 10. Система медицинских нештатных ситуаций
В ней регистрируются все медицинские случаи, произошедшие на территории мероприятия. Из неё информация поступает в экстренные службы, например, в скорую помощь. Такую систему можно интегрировать с IMS для того, чтобы при необходимости инцидент создавался автоматически и сотрудники операционного центра незамедлительно узнавали о случившемся.
Проведение события мирового масштаба аналогично работе международных корпораций, налаженная работа которых напрямую зависит от функционирования технических систем. На сегодняшний день ИТ-индустрия может обеспечить потребности мероприятия любого уровня, эффективно сочетая обозначенные системы, но уже в скором времени этого будет недостаточно и нужно быть готовым предложить новые решения.
Автор статьи — генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс».
