Правильно подобранный инструмент — ключ к поддержанию продуктивности труда и морального духа. Крис Шилдс, директор по продажам и маркетингу Perfect Image, рассказывает на портале Information Age о роли автоматизации, облачных технологий и инструментов самообслуживания в повышении продуктивности работы сотрудников.

Что делает бизнес прибыльным и успешным? Наем подходящих людей? Фокусировка на наиболее прибыльных продуктах и услугах? А как насчет продуктивности труда? В современном цифровом мире у сотрудников имеются под рукой инструменты, которые позволяют им выполнять больший объем работы в течение рабочего дня, делая ее и, в свою очередь, бизнес более продуктивными. Но с чего начать? Прежде всего нужно затронуть тему повышения продуктивности — ключевого фактора эффективности и прибыльности бизнеса, и того, какую роль в этом играют цифровые технологии.

Почему продуктивность важна для вашего бизнеса?

Продуктивность отражает уровень эффективности достижения личных, командных или корпоративных результаты. Низкая продуктивность, особенно в сфере услуг, может привести к снижению рентабельности из-за высоких затрат на оказание услуг. Исследование OnePoll показало, что более четверти рабочего дня сотрудников занимают административные задачи, которых можно избежать. Исходя из средней продолжительности рабочей недели в 36,1 часа, устранение этих задач может вернуть работникам более 9 часов в неделю. Продуктивность важна не только для бизнеса, но и для сотрудников. Если выполнению вашей работы мешают ненужные процессы, устаревшие технологии или повторяющиеся запросы, с которыми вам приходится иметь дело, вы лишитесь мотивации.

Удовлетворенность сотрудников и продуктивность неразрывно связаны. Счастливые работники более продуктивны, особенно если им предоставлены необходимые инструменты. Медленные или устаревшие технологии влияют на производительность труда и моральное состояние сотрудников, и каждый пятый говорит, что в результате теряет концентрацию. Технологии можно использовать для повышения производительности труда и морального духа сотрудников. Вот три цифровых инструмента, которые вы можете внедрить для повышения эффективности работы ваших сотрудников.

1. Используйте облачные технологии для работы с документами

Случалось ли вам работать над документом совместно с коллегами, но в итоге вы получали несколько его версий, не зная, какая из них правильная? Это не только очень расстраивает, но и приводит к потере драгоценного времени. Опрос работников британского госсектора показал, что 15% сотрудников рассматривают эту проблему как самое большое разочарование в совместной работе.

Еще несколько лет назад совместная работа над документом была сложной задачей — вы отправляли его по э-почте соответствующим людям, а они в ответ присылали разные версии со своими поправками. Но теперь это не обязательно. С помощью облачных решений вы можете хранить ключевые документы в общем облаке и работать над одной и той же версией одновременно с коллегами или отдельно. Эти инструменты также оснащены системой контроля версий, поэтому, если что-то выйдет из-под контроля, вы всегда сможете откатить изменения.

2. Дайте своим сотрудникам прочувствовать силу автоматизации

Один из самых больших барьеров на пути к продуктивности — это ручные, повторяющиеся задачи, которые мешают выполнять действительно ценную работу, требующую человеческого участия. Например, если ваш бизнес обрабатывает контактные формы или заявки от клиентов, ручные проверки и утверждения могут отнимать много ненужного времени. Современные инструменты позволяют конечным пользователям создавать автоматизированные рабочие процессы без необходимости кодирования. Раньше для автоматизации любого рода требовалось либо дорогостоящее решение в виде плагина, либо кодирование от ваших разработчиков, но теперь это не так. Сегодня ИТ-команда может создавать автоматизированные рабочие процессы для сокращения ручных задач, которые регулярно влияют на работу вашего персонала.

Ваши сотрудники и сами могут создавать решения, что позволит им повысить продуктивность выполнения задач. Создавать можно что угодно — от небольших рабочих процессов, которые автоматически назначают новые лиды соответствующему продавцу, до более масштабных комплексных решений, которые утверждают заявку клиента на жилье и автоматически генерируют юридическую документацию. Автоматизация экономит время, и вместо того, чтобы тратить его на рутинные задачи, ваши сотрудники смогут использовать его для более важной работы.

3. Верните своим сотрудникам время с помощью самообслуживания клиентов

Взаимодействие с человеком по-прежнему имеет решающее значение для обслуживания клиентов. По мере роста использования чат-ботов мы наблюдаем обратную реакцию со стороны клиентов, которые хотят иметь возможность поговорить с человеком. В настоящее время на 85% обращений клиентов в Интернете отвечает робот, что свидетельствует о массовом применении чат-ботов. Однако важно, чтобы вы соизмеряли требования клиентов с ресурсами бизнеса. Многие компании внедрили на своих сайтах чат-ботов без возможности поговорить с человеком, и это одна из самых неприятных вещей для клиентов. Но это не значит, что чат-боты и автоматизация не играют никакой роли в обслуживании клиентов.

Подход к обслуживанию клиентов должен быть смешанным, чтобы предоставлять клиентам нужную поддержку в нужное время. Внедрение опций самообслуживания, таких как возможность регистрации заявки на поддержку и чат-боты с несколькими вариантами ответов на обычные вопросы, поможет снять с вашей службы поддержки повторяющиеся задачи. Это, в свою очередь, позволит им сосредоточиться на обслуживании клиентов, которые хотят поговорить с человеком-оператором. Вы можете начать работу с онлайн-запросами с помощью чат-бота, который подскажет клиентам ответы на общие вопросы. Затем, если их вопрос не входит в этот список, вы можете мгновенно перевести их на человека. Огромное количество людей (73%) затрудняются продолжить свой запрос при переключении с одного канала на другой, так что это позволит вам беспрепятственно удовлетворить их потребности.

Продуктивность — это громкое слово, которое часто употребляется, но его смысл может легко потеряться в окружающей обстановке. В конечном счете, речь идет о предоставлении сотрудникам инструментов, необходимых для своевременного и эффективного выполнения своей работы. Эти инструменты не только повысят производительность труда, но и сделают ваш бизнес более эффективным и прибыльным.