Системы управления документами на SofTool’2001

ОФИСНОЕ ПО

Растет интерес разработчиков к этой категории продуктов

В этом году на прошедшей выставке SofTool в разряде “Cредства построения КИС” явно доминировали интегрированные системы управления предприятиями, а представляли их и давно известные игроки на рынке ИС (“Галактика”, “Парус”, “Инфософт” и др.), и компании, лишь недавно начавшие активные действия на нем (хотелось бы отметить “Эльбрус Технолоджис”), и совсем новички (например, “ТБ.Корпорация”) *1. Практически все продемонстрированные системы включают подсистемы, решающие задачи документооборота (делопроизводство, канцелярия, контроль исполнение распорядительных документов и пр.). Но такие модули в данном случае скорее являются вспомогательными в общем комплексе. Мы же хотим сегодня рассказать об автономных системах управления документами. Но следует заметить, что на выставке их было очень мало, и мне, например, удалось познакомиться только с двумя российскими решениями, которые можно отнести к разряду “новый имидж старых знакомых”. О них и пойдет речь.

_____

*1. Мы не упоминаем “1С”, так как разработкой сложных проектов управления предприятия занимаются ее ведущие партнеры, реализующие отдельные проекты на базе “1С:Предприятия”.

“1С: Архив” 2.5

Об этом мало кто помнит (или вообще знает), но бизнес фирмы “1С” на рубеже 90-х годов начинался с разработки баз данных с доступом по телеграфным, телефонным и X.25-каналам связи, систем электронной почты и электронных торгов. И одним из первых ее тиражных продуктов (еще до появления бухгалтерских программ) была “1С:Почта”, которая в модернизированном варианте продается до сих пор. В 1995 г. на основе наработанных технологий было начато создание системы “1С:Документооборот”, которым занялся специально организованный для этого отдел. Данная программа продавалась в течение четырех лет, и осенью 1999-го ее сменил новый продукт - “1С:Архив”. Спустя год вышла его вторая версия, а на SofTool’2001 был представлен вариант 2.5.

Показывая эту систему, руководитель отдела документооборота “1С” Александр Безбородов подчеркнул, что “1С:Архив” не является прямым потомком существовавших ранее программ по управлению почтой и документами, хотя при его разработке учитывался накопленный опыт и применялись проверенные временем технологии. Для фирмы “1С” данный продукт не совсем профильный, но тем не менее достаточно значимый и перспективный. Он реализован вне технологической платформы “1С:Предприятие” (т. е. является совершенно автономным приложением, а не очередной конфигурацией, работающей в среде “1С:Предприятие”), но в значительной степени интегрирован с нею.

По оценкам “1С”, в год продается 150-200 систем “1С:Архив”, при этом в последние шесть месяцев отмечается тенденция роста спроса в основном со стороны средних клиентов (на рынке систем документооборота почему-то сезонный пик приходится на весну - лето). Чаще всего стимулом для такой покупки является необходимость преобразования огромного числа файловых документов в надежный структурированный архив с расширенным набором функций.

В настоящее время пользователями продукта являются самые разные организации - банки, юридические фирмы, медицинские учреждения, проектные организации и институты, компьютерные компании, в том числе почти все партнеры “1С”. В частности, эта система используется фирмами-франчайзи для управления документами по системе качества на основе ISO 9000 (а документов там немало). А один из главных пользователей - сама “1С”, которая применяет данный продукт для управления собственными документами: в настоящее время корпоративная база данных объемом 30 Гб содержит около 70 тыс. единиц хранения, доступ к ней имеют все 250 сотрудников компании (в соответствии с их правами доступа).

“1С:Архив” базируется на трехуровневой архитектуре клиент-сервер, для сетевого взаимодействия использует протокол TCP/IP и поэтому одинаково эффективно работает как в локальных сетях, так и в Интернет/интранет. Система реализована только в сетевом варианте (его стоимость около $400 с неограниченным числом клиентских лицензий) и может базироваться на любой 32-разрядной Windows-платформе. Доступ к архиву выполняется с Windows-клиентов или с любого браузера через встроенный Web-портал. Все документы хранятся в базе данных (а не в виде автономных файлов) с доступом через механизм ODBC. По умолчанию используется формат MDB (MS Access), а для больших архивов (более 20 тыс. документов) рекомендуется перейти на MS SQL Server. Использование единой БД повышает надежность хранения, а также позволяет реализовать гибкую схему управления правами доступа, в том числе ведение протокола, аудит действий пользователей и блокировку попыток несанкционированного доступа.

Одна из основных функций “1С:Архива” - обеспечение коллективной работы с документами. Система позволяет справляться с конфликтными ситуациями, возникающими по ходу этой работы, автоматически сохраняет все версии документов и предоставляет возможности возврата к любой версии, сравнения версий и установления их авторства. Все документы сопровождаются учетно-регистрационными карточками и распределяются по иерархической системе папок-рубрикаторов. Поиск выполняется как в полнотекстовом варианте (для HTML-файлов и документов MS Office начиная с версии 97), так и по полям карточки. Очень полезной функцией является формирование дайджестов по заданной теме. Система поддерживает механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, обеспечивает интеграцию с электронной почтой и позволяет отправлять сообщения на пейджер.

Так выглядит интерфейс приложения “1С:Архив”

Основные новшества версии “1С:Архив” 2.5 связаны с реализацией механизмов интеграции с внешними приложениями. Это делается с помощью набора COM-объектов, предоставляющего возможность обращаться к функциям системы из других приложений, поддерживающих OLE Automation, в том числе в программах, написанных на C++, Delphi или Visual Basic. Это, в частности, позволяет реализовать, например, потоковое сканирование и ввод документов в папки “1С:Архива”, разбор входящей электронной почты по тематическим папкам и многие другие специализированные задачи. Кроме того, в комплект поставки входит специальная библиотека объектов для “1С:Предприятия” 7.7 (специальный внутренний формат объектов для этой среды).

Как пояснил Александр Безбородов, в ближайшее время в “1С:Архиве” будет поддерживаться учет морфологии при поисковых задачах. Дальнейшее развитие системы будет связано с движением в сторону Workflow-систем, повышением ее настраиваемости, а также с усилением аналитической обработки текстовых документов.

“СТ Документ” для крупных заказчиков

Компания Cognitive Technologies - это хорошо известный игрок на российском рынке систем управления документами. За последние шесть лет ее продукт “Евфрат” проделал путь от достаточно простой программы управления файлами на локальном компьютере до полнофункциональной системы управления документами, которую можно использовать как инструмент для автоматизации документооборота или в качестве электронного архива. Она применяется и частными лицами, и организациями различного уровня (в локальном и сетевом вариантах). В последнее время Cognitive Technologies активно занимается поиском новых возможностей функционального расширения “Евфрата” с помощью внутреннего скриптового языка программирования, а также открытого API-интерфейса.

На SofTool’2001 компания помимо последней версии “Евфрата” представила свою качественно новую разработку - систему “СТ Документооборот” на базе MS Exchange. Cognitive Technologies в течение последних лет выполнила ряд проектов по автоматизации документооборота в крупных структурах, в частности в Газпромбанке (на платформе AS/400) и Минсельхозе РФ (Oracle). Теперь же появился вариант подобной системы в коробочном исполнении на базе MS Exchange Server (используется как хранилище информации), доступный и для организаций среднего уровня.

Новая система реализует полный набор функций для создания систем управления документами:

- регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

- ведение журналов регистрации;

- поиск зарегистрированных документов;

- внесение резолюции руководства;

- постановка документов на контроль;

- рассылка документов и регистрационных карточек на ознакомление;

- рассылка ответственным исполнителям контрольных карточек;

- рассылка напоминаний о приближении сроков исполнения документа;

- генератор разнообразных отчетов по введенной информации;

- получение сводок о ходе выполнения документов;

- печать регистрационной карточки документа;

- печать журналов регистрации за указанный период;

- печать различных отчетов и сводок за указанный период.

По мнению представителей Cognitive Technologies, основное отличие системы “CT Документооборот” на базе MS Exchange от других разработок этого класса, представленных на российском рынке, состоит в том, что все технологии, применяемые в ней, - сканирование, распознавание, индексация, поиск, хранение и транспортировка данных - созданы одним разработчиком (за исключением разве что MS Exchange, который приобретается отдельно). В частности, именно это позволяет встроить в систему оригинальную собственную технологию drag & recog (распознавание выделенного фрагмента образа документа “на лету”). К достоинствам “CT Документооборота” также можно причислить относительную дешевизну платформы MS Exchange. Цена рабочего места самой системы - $199.

В то же время на выставке подчеркивалось: выпуск нового продукта совершенно не означает, что “Евфрат” перестал развиваться. Совсем наоборот - сейчас идет очень активная работа по созданию десятой версии продукта, представляющего, как обещают разработчики, совершенно иную генерацию этой системы.

“1С”: (095) 737-9257.

Cognitive Technologies: (095) 135-5510.

Версия для печати