Александр Цветков, Елена Колосова

Окончание. Начало см. в PC Week/RE, № 16-17/2002, с. 43

Взрослые тоже играют с удовольствием

Действующие лица и исполнители деловой игры:

- Корпорация (инвестор), заинтересованная в строительстве определенного объекта (роли: руководитель, руководитель проекта);

- Проектный институт (Генпроектировщик), разрабатывающий проектно-сметную документацию по заказу Корпорации (роли: главный инженер, главный инженер проекта - ГИП, начальник одного из производственных отделов и проектировщик);

- Строительная компания (Генподрядчик), выполняющая строительно-монтажные работы (роли: сотрудники финансового, планово-договорного отделов, руководитель проекта и куратор по договору);

- Главная героиня всех сюжетных линий - многоликая Primavera.

Увертюра

1. Руководитель проектов Корпорации получает заказ на строительство теплоэлектростанции (ТЭС) в городе N и отправляет задание на разработку проектной документации в Проектный институт. Одновременно он ищет толкового Генподрядчика, способного впоследствии выполнить комплекс необходимых строительных работ.

2. Главный инженер Генпроектировщика поручает разработку проекта заранее назначенному ГИПу, оговаривая сроки и стоимость работ.

3. По завершении первого этапа проектирования Генподрядчик (строительная организация) приступает к строительству ТЭС, предварительно согласовав с Заказчиком график строительно-монтажных работ и бюджет проекта.

4. С многочисленными поставщиками согласуются сроки поставок и заключаются договора. Распределяется бюджет проекта. Ход поставок в реальном времени отображается в автоматизированной системе.

5. В случае незапланированных задержек поставок (переноса сроков) в корпоративный график в оперативном режиме вносятся изменения, которые автоматически сквозным образом переносятся во все взаимосвязанные организации, вызывая перепланирование.

Выдающиеся способности главной героини

Для обеспечения контроля над всеми деталями каждого проекта Корпорации (а их может быть сотни и даже тысячи!) и получения сводной информации сотрудники Корпорации используют программные продукты компании Primavera из серии Primavera Enterprise: Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e) для управления группой взаимосвязанных проектов в условиях совместной работы нескольких пользователей, а также Web-решение Primavision, ориентированное на руководителей и позволяющее анализировать текущее состояние проекта с разных точек зрения. P3e дает возможность, в частности, выявлять взаимное влияние проектов друг на друга в условиях ограниченных ресурсов.

С помощью P3e руководство Корпорации планирует и составляет бюджет, инициирует проекты, согласует их с Исполнителями, анализирует и координирует ход работ Проектировщика и Генподрядчика, управляет этими работами на основе выбранных критериев оценки и различных показателей и выполняет все необходимые действия, вплоть до закрытия проекта. P3e способна формировать общую картину всех, нескольких или одного конкретного проекта, проводить укрупненный анализ по выбранным категориям, статьям затрат и структуре работ, а также позволяет контролировать сроки и отслеживать фактические результаты.

Исполнители (Проектировщик и Генподрядчик), получив задание от Корпорации, с помощью P3e разрабатывают иерархическую структуру проекта, распределяют ответственность и обязанности конкретных исполнителей, устанавливают объемы финансирования по отдельным этапам и собственным подразделениям. Для формирования расписания проекта используются диаграммы Ганта, PERT-представление, ресурсные диаграммы, позволяющие проанализировать составленное расписание и результаты выравнивания ресурсов по работам и объектам. Затем определяются трудовые и нетрудовые ресурсы, соответствующие затраты и способы их контроля.

Вся информация о выполненных работах, поступающая от непосредственных исполнителей, собирается в общем репозитории, где происходит автоматическое обновление соответствующих сведений о проекте.

В детализированном графике Генподрядчика определяются работы, передаваемые на выполнение внешним организациям - поставщикам и подрядчикам. Для этого заключаются соответствующие договора, которые фиксируются в системе сопровождения договорных обязательств Primavera Expedition и затем отслеживаются на каждом этапе их выполнения (от подписания до сдачи работ и закрытия проекта).

С помощью Primavera Expedition автоматизируются все ключевые элементы стандартных процессов сопровождения договоров. Система позволяет вводить подробные сведения о заключаемом договоре, привязанном к конкретному проекту, и затем отслеживать ход его согласования вплоть до момента окончательного подписания.

В дальнейшем данные о выполненных работах, поступающие от подрядчиков или ответственных лиц, вносятся в журналы регистрации поставок материалов, суточные отчеты и др. Они автоматически привязываются к исходному договору, что позволяет при необходимости изучить всю его историю. Параллельно с этим в детализированный Генподрядчиком календарный график заносятся сведения о выполненных в рамках проекта работах, использованных материально-технических и финансовых ресурсах и затраченных человеко-часах.

Таким образом, к моменту окончания отчетного периода в системе накапливается вся информация о выполнении подрядных работ и собственных работ Генподрядчика, которая может использоваться для автоматического формирования актов о завершенных этапах, счетов и других сводных отчетов, а также для проверки корректности данных, поступающих от исполнителей.

Вносимые в проект изменения и корректировки документируются и присоединяются к исходному договору, а также учитываются в структуре затрат проекта. Это позволяет управляющему проектом и руководителю предприятия быстро и точно оценивать изменения стоимости проекта в динамике, определять причины этих изменений, а также выявлять ответственных исполнителей и ненадежных подрядчиков. С помощью Primavera Expedition можно контролировать процесс согласования различных документов, отслеживать корреспонденцию, звонки, запросы подрядчиков и заказчиков и т. д.

На рабочем месте руководителя система может быть настроена на формирование оперативных предупреждений, возникающих в случае превышения сроков, объемов или стоимости работ, а также ряда других важнейших показателей. При этом, используя Primavera Expedition, руководитель может быстро перейти к исходному документу, связанному с выявленным отклонением и найти ответственного.

Если в организации одновременно ведется большое количество проектов, P3e и Primavera Expedition предоставляют Генподрядчику широкие возможности по формированию и обзору сводной информации и анализу работ как по одному, так и по нескольким проектам (при этом их можно группировать по множеству критериев - уровням готовности, местам проведения, рискам и т. п.). Primavera Expedition определяет наиболее приоритетные для каждого пользователя задачи и требующие обработки документы, контролирует графики рассмотрения и согласования проектных материалов, фиксирует отклонения и сообщает о них ответственным лицам, отслеживает объемы и стоимость поставок. В Primavera Expedition ведется единая база данных документов, что позволяет определять стоимость запланированных и фактически выполненных работ и формировать нужные платежные документы.

Проект можно просматривать как с помощью средств подготовки отчетов Primavera Enterprise, так и с помощью собственных средств Primavera Expedition, используемых для создания итогового отчета на основании справок конкретных исполнителей. Primavera Expedition способна дать менеджерам ответы на вопросы типа “У кого на согласовании находится определенный материал? Утвержден ли такой-то документ? Кому направлены замечания? Подготовлены ли нужные спецификации?” и т. п.

Доступ к проектным данным возможен из браузера через модуль Primavera Expedition Express или с мобильных устройств (типа Palm) через модуль Primavera Expedition Mobile - например, когда инженеру, находящемуся на строительной площадке, требуется ознакомиться с определенным чертежом и согласовать конкретные действия с руководством.

Отчеты по всем периодам, сведения о завершении различных этапов и дополнительная оперативная информация постоянно стекаются в Корпорацию, которая в случае необходимости предпринимает меры по корректировке директивного плана (мастер-плана). Таким образом обеспечивается и поддерживается непрерывная обратная связь между заказчиком и исполнителями.

СУП Primavera позволяет менеджерам проекта быть в курсе всех происходящих событий, понимать, что реально происходит на сооружаемом объекте, как идут работы, где и почему возникают проблемы и каким способом их лучше всего устранять.

Деловая игра демонстрирует все ключевые возможности корпоративной СУП: формирование общих и частных бюджетов, планирование финансовых потоков; составление детальных графиков работ; подготовку отчетов о выполнении различных этапов; контроль за ходом проекта; сквозное внесение изменений; управление выпуском проектно-сметной документации; согласование, сопровождение и закрытие договоров.

Прелести типового решения

На самом деле наша деловая игра - это нечто большее, нежели простая демонстрация возможностей программных продуктов Primavera. Она представляет собой готовое типовое решение, в котором реализован обобщенный опыт реализованных проектов ПМСОФТ и прописана организационная структура каждого участника (Корпорации, Генпроектировщика, Генподрядчика).

Такое решение можно использовать как основу для быстрого построения СУП на реальном предприятии. Потребность в детализации ролей возникает только на этапе настройки низших уровней системы, специфичных для конкретной организации и того вертикального рынка, на котором она работает. В целом же типовое решение не привязано к определенной предметной области, хотя в ходе игры демонстрируется проект строительства промышленного объекта.

Уже заложенный в систему опыт проверенных на практике решений позволяет в кратчайшие сроки и при минимальных затратах доработать ее до полнофункциональной системы, учитывающей специфику конкретного предприятия - ведь у каждого свои формы отчетности, своя периодичность обновления информации и т. д.

Ознакомиться с новой деловой игрой желающие могут в офисе компании, на выставках и конференциях ПМ СОФТ.

После сказанного

Потребность в корпоративных системах управления проектами острее всего ощущается в интенсивно развивающихся компаниях, когда из месяца в месяц надо быстрее, дешевле и лучше работать в условиях рынка. Выполняя свою стратегическую миссию - гармоничного и динамичного развития бизнеса, эти компании вынуждены использовать распределенные организационные структуры (холдинги), механизмы эффективного распределения общего бюджета, оптимизации портфеля взаимосвязанных заказов и т. д. Без профессиональных средств автоматизации в этом случае не обойтись.

Переход к результативной эксплуатации компьютерной СУП на основе продуктов Primavera, которыми в России пользуются уже более 300 предприятий, при грамотной организации внедрения возможен в достаточно сжатые сроки. Это означает, что компания, ставящая своей стратегической целью неуклонное развитие, сможет очень быстро оценить открывающиеся перед ней новые перспективы.

Версия для печати