Компания «1С:Первый БИТ» автоматизировала подготовку отчетности в бухгалтерии Российского Экономического Университета имени Г.В. Плеханова. Система «1С:Свод отчетов» обеспечила оперативное получение консолидированной отчетности по трем имеющимся и 47 новым филиалам вуза с сокращением штата бухгалтерии по головной площадке.
В университете введены новые стандарты заполнения отчетности. В системе задан перечень отчетных форм, которые обязан сдавать каждый филиал, а также критерии оценки правильности заполнения отчетов. Это помогает контролировать предоставление филиалами полного комплекта отчетности и снижает риски возникновения ошибок: пока бухгалтер из территориального подразделения не введет корректные данные, программа не примет сведения в консолидированную форму вуза.
«1С:Свод отчетов» интегрирован с решением «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1 и 2 (далее — «1С:БГУ»): отчетность, сформированная в «1С:БГУ» филиалами, выгружается через веб-интерфейс в единую базу «1С:Свод отчетов», где производится проверка и консолидация данных. Это упростило и ускорило сбор и обработку информации от подразделений учреждения. При этом университет не тратит средства на командировки сотрудников для сдачи отчетности.
Упрощено получение сводного отчета в бумажном и электронном виде. Подготовка сводной отчетности вуза ускорилась в три раза. Система позволяет формировать как сводный отчет по одной форме, так одновременно несколько сводных отчетов по разным формам. Появилась возможность задавать список филиалов и критерии отбора филиалов для консолидации данных. Бухгалтерия головной площадки теперь сама задает алгоритм создания сводного отчета.
Контрольные соотношения позволяют провести внутриформенный и межформенный контроль показателей исходной и консолидированной отчетности. Контроль применяется как для проверки отчетов текущего периода, так и для сверки данных отчетов за разные отчетные периоды. Предусмотрена комплексная проверка отчетов с использованием всех видов контроля и проверка по определенным видам контроля. Также предусмотрена возможность контроля непосредственно при загрузке отчетов подведомственных учреждений в информационную базу. Протокол проверки содержит расшифровку показателей отчетности с их наглядным сравнением в экранной форме отчета. При этом исключены случайные ошибки в вычислениях: все показатели рассчитываются по формулам, заложенным в протоколе отчета.
Для анализа финансового состояния учреждений программа позволяет формировать аналитические и статистические выборки на основе консолидированных данных. В аналитических выборках можно отбирать и группировать реквизиты отчетов и учреждений. В итоге руководство вуза и структурных подразделений в любой момент имеет доступ к необходимой информации.
Все это помогло усилить контроль за исполнением плана финансово-хозяйственной деятельности во всех филиалах университета. Ранее реальные расходы филиалов зачастую превышали расходы по плану ФХД. Теперь руководство может следить за расходами уже на этапе планирования. В итоге было обеспечено стабильное исполнение плана ФХД во всех 50 территориальных подразделениях вуза.
Кроме того, в «1С:Свод отчетов» из «1С:БГУ» поступают данные, необходимые для формирования налоговой отчетности, например, сводной декларации по НДС. В «1С:Своде отчетов» консолидируются самые объемные разделы декларации НДС — разделы
Кроме того, автоматизированная консолидация бухгалтерской отчетности головной организации и филиалов позволила университету избежать найма как минимум трех новых сотрудников бухгалтерии. Это экономит около 480 человеко-часов в месяц или 5760 человеко-часов в год.
Главный бухгалтер РЭУ им. Г.В. Плеханова Анна Стаурская отметила: «С помощью системы „1С:Свод Отчетов“ головная бухгалтерия РЭУ им. Г.В. Плеханова обслуживает на порядок большее количество филиалов прежним составом! Мы не только вовремя сдаем отчеты, но и контролируем исполнение план — фактов по всем 50 подразделениям вуза. Контроль над расходами по ФХД для нас — ключевое условие получения необходимых денежных средств из бюджета».
