Продолжение цикла статей (см. часть 1 и часть 2).

Плохое ТЗ резко увеличивает цену отпечатка. Поэтому заказчик прежде всего должен явно сформулировать основную цель: снижение затрат или получение дополнительных сервисов. В соответствии с главной задачей нужно подбирать возможных подрядчиков.

Если требуется максимальное сокращение расходов, то пригласить к конкурсу стоит фирмы, имеющие компетенцию по обеспечению минимальной стоимости печатного и машинного ресурса. Как правило, к таким фирмам относятся компании, имеющие бэкграунд по массовой заправке картриджей и имеющие опыт выполнения сервисных контрактов по конкурентным ценам. Соответственно, в задании не стоит акцентироваться на конкретных способах обеспечения сервисных задач, чтобы дать возможность подрядчикам предложить эффективные по их мнению решения. Разберем некоторые типовые примеры требований, резко поднимающих стоимость отпечатанной страницы.

1. Требование минимального времени устранения неисправности оборудования. Почти 100% технических заданий на аутсорсинг печати содержат этот пункт. Предполагается, что исполнитель должен располагать дежурным сервисный специалистом, который готов незамедлительно выехать на объект заказчика для устранения неисправностей. При обсуждении условий контракта представители заказчика всегда интересуются, через сколько времени на объект прибудет мастер. Видя такое требование, квалифицированный подрядчик сразу начинает решать дилемму: заложить в стоимость рабочее время «экстренного» инженера или пренебречь требованием в расчете на то, что оно сформулировано не по технической необходимости, а для отпугивания «чужих».

В правильной постановке задачи клиента должно интересовать, не через сколько времени приедет инженер, а будет ли обеспечена минимально необходимая суммарная производительность печатающего оборудования на участке. Если задача ставится именно так, то подрядчик может просто предоставить заказчику дополнительные резервные (подменные) печатающие устройства. При поломке принтера печать можно будет перевести на исправный аппарат, а не ждать прихода высокооплачиваемого сервисмена, что позволит заметно уменьшить стоимость по контракту.

2. Включение в техзадание списка имеющегося оборудования с требованием обслуживать все имеющиеся в списке единицы или заменять их на аналогичные. В подавляющем большинстве случаев такой перечень представляет из себя описание «зоопарка», часть которого не используется, часть неэффективна, часть избыточна.

Так, в ТЗ одной фармацевтической компании требовалось обслуживать несколько ранее установленных промышленных принтеров (или предоставить аналогичные), хотя каждое из этих мощных устройств по своей производительности кратно перекрывало объем печати на всем участке. В другом техническом задании этой же компании приводился список совершенно разномастных принтеров и МФУ, но не указывалось число реально необходимых рабочих мест. Такая постановка задачи лишает подрядчика возможности оценить реальную потребность в печатающей технике и реальные требования к ее параметрам, чтобы предложить предложить эффективные на этом объекте принтеры и МФУ. В результате стоимость отпечатка по контракту снизить не удается.

3. Требование обеспечить заказчика максимально развернутой информацией по печати на объектах с указанием нескольких видов возможных отчетов. В ТЗ одного крупного банка был такой большой список отчетов, что подрядчики не могли понять, сколько сотрудников заказчику потребуется, чтобы эти отчеты анализировать. В пределе, сбор информации о печати может превращаться в задачу, резко увеличивающую стоимость всего обслуживания.

4. Требование обязательного контроля доступа к печатающим устройствам. В некоторых случаях, например, в коворкинге, без такой задачи не обойтись. В большинстве случаев установка устройств и программ контроля требует двукратного увеличения сметы на запуск объекта. Эти затраты подрядчик обязательно включает в стоимость отпечатка.

5. Требования к расходным материалам, а не к качеству печати. Например, прописывается неочевидное требование к внешнему виду картриджей, их источнику, ресурсу, упаковке. Такая постановка задачи часто не дает подрядчику возможности использовать наиболее экономичные решения.

6. Требование к исполнителю предоставить оператора на объект заказчика. В этом случае в стоимость страницы будет заложена зарплата сотрудников, вся работа которых сводится к замене картриджей или устранению замятий.

7. Требования к используемым деталям. Примером может служить предписание к использованию при ремонте техники только оригинальных новых запчастей вместо или в дополнение к требованиям по качеству и бесперебойности печати. Такая постановка задачи может кратно увеличить стоимость машинного компонента себестоимости с последующим ростом цены отпечатка.

8. Требование к аутсорсеру о поставке бумаги. Такое требование выглядит очевидным, но структура рынка офисной бумаги в РФ такова, что 99% подрядчиков объективно не могут предложить цену на бумагу, сопоставимую с ведущими операторами рынка офисной бумаги. Соответственно, цена не будет минимально возможной.

9. Требование единого ценообразования для всех объектов. При наличии такого условия подрядчик будет закладывать в проект максимальную цену или по крайней мере подстраховываться от возможных убытков по части объектов, повышая единую цену по контракту.

Этот список можно довольно долго продолжать. Если заказчик действительно хочет сэкономить, то не стоит спешить с включением в ТЗ подобных пунктов.

Что нужно указать в ТЗ по аутсорсингу печати, чтобы добиться снижения затрат на печать?

Техзадание, способствующее реальному снижению затрат

Чтобы добиться видимого экономического эффекта от аутсорсинга печати, по нашему опыту, ТЗ для возможных подрядчиков должно явно содержать задачу обеспечения минимальной цены, включать перечень действительно необходимых технических требований и условий и предполагать минимальное количество дополнительных ограничений.

Прежде всего необходимо по каждому объекту указать число рабочих мест с функцией печати и параметры техники для них.

Если объектов много, то стоит разделить их на типы и по каждому типу сделать то же самое.

Вместо требований по скорости реакции подрядчика для каждого типа объекта стоит прописать минимально необходимую суммарную производительность и требования по доступности услуги (бесперебойность).

По каждому типу объектов также необходимо указать режим работы и ожидаемые объемы печати и сканирования.

Понятно, что не обойтись без общего списка адресов объектов.

Требования к отчетности должны содержать именно задачу, но не предписывать метод ее решения.

Стоит дать возможность подрядчикам решать, какое оборудование использовать — имеющееся у заказчика, поставляемое аутсорсером или применить комбинированный вариант.

Заказчик должен предусмотреть возможность сравнить вариант ценообразования по единой цене для всех объектов и вариант с разными ценами для разных типов объектов. Если у заказчика есть узел или узлы печати документов с большим регулярным объемом, то по таким объектам цена будет максимально приближена к прямой себестоимости страницы, что позволить заказчику получить наибольшую экономию. Для небольших удаленных объектов основным компонентом цены будет рабочее время инженера и логистика, т. е. то, что не может быть прямо отнесено к себестомости отпечатка. Вариант с разным ценообразованием покажет клиенту реальную себестоимость обеспечения печати по каждому типу объектов, а не «среднюю температуру».

Во многих случаях покопийная схема оплаты может оказаться не самой выгодной, поэтому важно иметь возможность сравнить разные варианты ценообразования.

Если есть потребность в дополнительном сервисе, например в системе контроля доступа к печатающим устройствам, то стоит запросить расчет стоимости с вариантом без такой системы. Сравнение двух вариантов покажет, будет ли экономия от установки системы или она не окупается.

Кроме этих рекомендаций есть еще важнейшее правило, обязательное для тех, кому нужна экономия.

Важнейшее правило для заказчиков, которые не хотят переплатить

Это правило простое — сравнивать предложения от аутсорсеров, работающих с разными вендорами с предложениями от подрядчиков, не привязанных к производителям техники.

На сегодняшний день в России сложилась устойчивая практика «защиты проектов». Суть этой практики в том, что уполномоченный партнер вендора при первом же контакте с потенциальным заказчиком обращается в вендору с запросом о «защите проекта». В запросе кратко указывается суть и параметры проекта, но главное — идентифицируется потенциальный заказчик. Производитель оборудования формирует для партнера специальные цены на оборудование и материалы по проекту и закрепляет заказчика за этим партнером. Партнер готовит для клиента предложение на основании особых цен именно для этого проекта.

В результате, если клиент в дальнейшем обратится к другому представителю вендора, тот как и предыдущий затребует «защиту проекта», но в ответ узнает, что клиент уже «не его», а того, кто первый заявил о проекте. Соответственно, тот, кто пришел вторым, не получит цен первого, а клиент не сможет выбрать наилучшее по цене предложение.

В качестве альтернативы потенциальный заказчик может обратиться к партнеру другого вендора, но там повторится та же история. В случае, когда клиент обращается к подрядчику, работающему с разными производителями оборудования, есть ненулевая вероятность того, что подрядчик «зарегистрирует проект» не у одного, а у нескольких вендоров.

Такая система укоренилась у всех вендоров и направлена на защиту маржи партнеров и на повышение их лояльности к вендору. Платит за это заказчик, который обычно не подозревает, что его уже застолбили.

Если потенциальный клиент по аутсорсингу печати действительно заинтересован в максимальном снижении затрат и хочет видеть минимально возможную цену страницы, он должен пригласить в качестве возможного подрядчика не только фирмы, зарабатывающие на разнице спеццен от вендора и цен продажи, но и компании, оказывающие услуги без жесткой привязки к производителям печатающей техники. Такой подход позволит увидеть действительно минимальные цены по покопийному контракту.

За счет чего аутсорсер может обеспечить минимальную цену отпечатка? Об этом расскажем в следующей статье.