В рамках июньской конференции “Управление проектами на платформе Microsoft Project” Михаил Сандуковский, менеджер проектов департамента обеспечения бизнеса ОАО “Московская биржа”, рассказал о практике применения у них проектного подхода и о внедрении Project 2010.

Московская биржа — крупнейшая финансовая организация, осуществляющая торги на валютном и фондовом рынках. В компании реализуются в основном проекты развития этих рынков, корпоративного развития и специализированные ИТ-проекты.

По словам Михаила Сандуковского, проектный подход пережил в компании несколько перерождений. Изначально он был использован с Project 2007. Одновременно с ним внедрялась и методология. Было также утверждено корпоративное положение о проектной деятельности.

“Что может быть признано проектом? Таков ключевой вопрос, на который предстояло ответить изначально. Это приоритетная масштабная задача, для которой необходимы или крупные капитальные вложения, или длительные сроки реализации, или большие ресурсы. Например, внедрение продукта, который требует масштабной разработки, исследований, вложений”, — сказал г-н Сандуковский.

Поскольку в компании работает больше полутора тысяч человек, внедрить проектный подход сразу во всех структурах было проблематично. Поэтому решили применять его исключительно к масштабным, важным и системным проектам.

“Накопив определенный опыт, мы начали распространять проектный подход на все проекты, которые реализуем в Московской бирже. И теперь ни один из них не идет вне проектного подхода”, — уточнил г-н Сандуковский.

По его словам, в настоящий момент в организации внедрен Project 2010, который полностью удовлетворяет потребностям работы. Все утвержденные проекты подчинены общей стратегии.

Как мотивировать людей работать в Project? Михаил Сандуковский считает: “Основная задача проектных менеджеров и проектного офиса состоит в том, чтобы объяснять, в первую очередь структурным подразделениям, для чего данный подход нужен им, а потом — зачем это нужно руководству. Руководителей удалось убедить довольно быстро, потому что Project Server — это замечательный инструмент мониторинга, позволяющий отслеживать реализацию того или иного проекта. Но пока руководство структурных подразделений не начнет вносить релевантную информацию, этот инструмент, естественно, работать не будет. Как убедить людей вносить информацию, как убедить их планировать? Прежде всего — личным примером. Когда наглядно видно, насколько хорошо спланирован и структурирован твой собственный проект, когда есть возможность видеть сроки и задачи, быстро определять риски, эффективно решать возникающие проблемы, и всё это в одной программе, люди начинают проявлять интерес. Кроме того, существует и материальная мотивация. В данный момент есть задача построить работу программы таким образом, чтобы любая деятельность была оформлена как проект. В противном случае никаких премий и проектного стимулирования не будет. Соответственно у сотрудников есть стимул отчитаться в выполнении проекта, оформив всю необходимую документацию”.

Реализуя при помощи Project 2010 полный жизненный цикл проектов, в Московской бирже изначально определяется срок реализации. Далее, по регламенту, стартует процесс планирования деятельности на текущий год. Руководители создают бизнес-требование, где кратко описываются этапы проекта, желаемые результаты. Вся информация собирается в проектном офисе, в задачу которого входит определение приоритетной последовательности этих проектов, структурирование, оценка ресурсов по календарному планированию, и общий список проектов выносится на рассмотрение в руководящий орган для утверждения на следующий год.

“В ближайшее время мы планируем автоматизировать эту деятельность, поскольку Project 2010 позволяет создать управляемый рабочий процесс (workflow), контролировать все движения при утвержденной методологии. Пока это происходит вне системы. Следующим шагом будет построение так называемой биржи идей. Мы собираем не только проектные предложения, но и любые идеи по изменениям в проектах. Эту работу также планируется реализовать в системе на базе Project”, — пояснил г-н Сандуковский.

После утверждения списка идет подготовка приказов об открытии проекта. Оповещаются все заинтересованные структурные подразделения. Создается план-график, который отслеживается в Microsoft Project Server. Начинается процесс реализации проекта, и Project Server является здесь центральным узлом, обеспечивающим обмен информацией и документами. В процессе реализации проекта создается отчет, который представляется руководителям структурных подразделений, руководящим органам.

“Чем хорош Project 2010 для нас? Гибкостью. И даже если каких-то стандартных отчетов в нем нет, то по запросу руководства мы можем создать и автоматизировать всё, что требуется”, — рассказал г-н Сандуковский.

Посредством Project Server можно также анализировать, насколько успешно проект реализуется на текущий момент, чтобы сравнить с запланированными этапами прохождения. “Было решено, что удобнее и нагляднее, главным образом для руководства, подобную результативность представлять в диаграммах Excel. Там видно, какие блоки работ должны быть выполнены, что запланировано и что происходит в реальности. На основе этих диаграмм можно быстро принимать управленческие решения”, — отметил г-н Сандуковский.

Если проект успешно реализован, готовятся документы о его завершении. Факт реализации регистрируется в Project Server, размещаются все необходимые ссылки, и проект получает статус “завершенный”. При необходимости его можно посмотреть в разделе завершенных проектов. Каждый проект сохраняется с тем, чтобы накопленные знания можно было в любой момент использовать.

“Мы создали базу знаний, в которой накапливаем информацию об успешно реализованных проектах. Каждый пользователь нашей корпоративной системы может познакомиться со всей необходимой информацией. Самое интересное, что в этой так называемой “википедии проектов” мы собираем отзывы пользователей: что удобно, а что нет, что они хотели бы добавить. Система легко кастомизируется: просто добавлять новую информацию, делая ее максимально удобной для пользователей”, — пояснил г-н Сандуковский.

По его словам, одним из главных достижений проектного подхода стала максимальная открытость работы структурных подразделений: “Если раньше одна структура не имела понятия, чем занимается другая, то теперь реализована возможность знать о работе друг друга, что делается и как. А руководство всегда в курсе текущих результатов по тем или иным проектам. То есть прозрачность работ и регламентированность деятельности — это наши большие достижения”.

Как сообщил г-н Сандуковский, проектную методологию планируется тиражировать по крупным организациям, которые входят в группу компаний “Московская биржа”. “Это разные компании с разными ресурсами. Но технически мы все находимся в одной системе и поэтому можем создать общий пул ресурсов с учетом текущей деятельности в том числе. Сейчас мы разрабатываем ресурсное и календарное планирование проектной деятельности. И потихоньку начинаем внедрять текущие задачи. Всё это приблизило нас к полной интеграции проектов задач и текущей деятельности в единую систему на базе Project 2010”, — рассказал он.

Помимо этого планируется внедрить методологию оценки — как по ресурсам, так и по финансовой привлекательности. То есть осуществить полноценное ресурсное планирование.

“В данном смысле Project является хорошим инструментом, потому что при должной настройке он может показать, сколько мы потратили средств, времени и ресурсов на реализацию определенных задач”, — резюмировал Михаил Сандуковский.

Версия для печати (без изображений)