Кризис — это время, когда необходимо действовать активно. ИТ-бюджеты организаций в лучшем случае будут сохранены на уровне прошлых лет, но из-за падения курса рубля их возможности по поддержке и развитию информационных технологий сокращаются. Почти всё оборудование поступает в страну по долларовым расценкам, правда зачастую услуги к курсу сильно не привязаны, поскольку большую их часть на территории России оказывают наши компании. Но важно то, что курс рубля не просто резко упал, он еще и нестабилен, а значит, очень сложно строить перспективные планы — ни в конкретных договорах, ни в перспективных планах закупок обычно нет возможности указывать стоимость в валюте. Кроме того, в государственных учреждениях регламентные закупочные процедуры занимают несколько месяцев, а график поставок может быть расписан на весь год. Если в течение одного дня колебание курса составляет 5%, то невозможно спрогнозировать стоимость оборудования на момент поставки. Во многих случаях поставщики начинают отказываться от участия в таких закупках, а иногда и от исполнения уже подписанных контрактов. У нас, например, было расторгнуто десять договоров, подписанных в начале декабря 2014 г.

Всем нам сейчас не хватает средств на информатизацию. Не так давно я разговаривал со своим коллегой, руководителем ИТ-службы крупного учреждения. Ему выделен годовой бюджет, позволяющий приобрести один хороший компьютер. Такая маленькая цифра обусловлена сложным финансовым положением их организации, но если мы будем пытаться экономить деньги, сворачивая ИТ-проекты, то можем создать еще большие трудности для своей компании. Наоборот, мы должны использовать современные информационные технологии для того, чтобы повысить эффективность основного бизнеса и снизить его издержки. Необходимо не сворачивать проекты, а усиленно заниматься самыми важными, ключевыми направлениями. Теми, которые позволят повысить эффективность работы учреждения, которые вызывают наибольший интерес руководства и поддержку со стороны пользователей. Менее важные проекты стоит отложить на более удобное время.

Большинству ИТ-служб не хватит утвержденных бюджетов на решение всех поставленных перед ними задач, поэтому ресурсы необходимо направлять главным образом на системы, обеспечивающие основную деятельность организации, и приостановить финансирование тех направлений, без которых можно продолжить работу компании. Информатизация долгое время была элементом престижа, и иногда на предприятии есть «красивая» компьютерная система, которая в большей степени используется для пиара, чем для решения существенных рабочих проблем. Такая система должна быть первым кандидатом на сокращение финансирования.

Необходимо также тщательно проработать все пути снижения имеющихся ИТ-затрат. У нас действительно есть возможности для более оптимальной и более экономной работы. Нужно искать способы, как снизить расходы на поддержку сервисов, как развиваться, не тратя при этом больших денег.

Что можно сделать, чтобы сократить затраты?

Основные рекомендации

1. Ищите поставщиков, которые предложат лучшие условия. Это особенно касается услуг.

2. Не гоняйтесь за топовыми моделями, ищите простые и дешевые решения.

3. Не торопитесь обновлять технику. Иногда дешевле выполнить модернизацию имеющегося оборудования, а прослужить оно может еще долго.

4. Необходим строгий учет всех имеющихся в организации лицензий на программное обеспечение. И не всегда поддержка со стороны вендора действительно необходима.

5. Лучше обучить имеющегося специалиста новой технологии и дать возможность коллективу сохранить заработную плату, взяв на себя расширенные обязанности.

6. Необходимо тщательно анализировать все предложения по аутсорсингу. Бывают случаи, когда отказ от аутсорсинга позволит снизить расходы, сохранив при этом качество услуги.

7. При проведении закупок на оказание услуг в соответствии с законом 44-ФЗ стоимость контракта может быть снижена в разы, но нужно тщательно подойти к подготовке SLA.

8. Следует попытаться перейти от капитальных расходов к операционным. Для ИТ-практики это означает не покупать программное решение и оборудование, а приобретать их как услугу.

9. Нужно внимательно следить за изменениями в сфере ИТ. Своевременное их внедрение обязательно поможет снизить издержки при создании ИТ-систем и повысить эффективность бизнеса.

Поставщики

Очень важно окружить себя надежными бизнес-партнерами. По каждому направлению деятельности должны быть на примете как минимум две-три компании, которые могут обеспечить вам решение поставленных задач. Любой поставщик должен знать, что он не единственный возможный ваш партнер. Если исполнитель не справляется, нужно немедленно и без сожаления менять его. Кризис — подходящее время для этого.

Компании меняются во времени. Сегодня она лидер на рынке, а завтра придут новички и предложат более удобные условия. Важно не упустить эти изменения. Зачастую больше доверяешь тем, с кем долго работаешь, и это правильно — надо стараться поддерживать долгосрочные отношения с поставщиками. Но в какой-то момент вы можете понять, что очень сильно переплачиваете за недостаточно качественный сервис. В таком случае нужно менять поставщика, несмотря на длительные совместные проекты.

У бизнеса только одна задача — заработать деньги, вам же необходимо получить результат, потратив при этом минимальные ресурсы. Со всеми компаниями можно и нужно договариваться о снижении цены. Иногда нужно действовать нестандартно. Важнейший наш инструмент — это конкуренция на рынке.

Мы долгое время работали с одной компанией, которая предоставляла нам справочно-правовую систему. В принципе нас всё устраивало за исключением того, что обслуживание стоило очень больших денег, а поставщик категорически не соглашался снизить расценки или за те же деньги открыть доступ к дополнительным информационным базам. Переговоры ни к чему не приводили, и тогда мы поступили следующим образом. Я договорился с их конкурентами о демонстрации у нас альтернативной системы и всем сотрудникам нашей организации (а их около тысячи) по внутренней почте разослал приглашения ознакомиться с нею. Мир тесен: уже через два часа со мной связался наш прежний поставщик с предложением срочно встретиться и обсудить наше дальнейшее сотрудничество. Немедленно нам были предложены огромные скидки и доступ к дополнительным базам данных. Вот таким нестандартным способом можно «договориться» с поставщиком. В другом случае стоимость обслуживания системы «1С» в результате недолгих переговоров была снижена в четыре раза.

Для любой ИТ-компании регулярный доход гораздо важнее разовой суммы гонорара. Поэтому они стремятся, что называется, «посадить клиента на иглу». В связи с этим при оценке перспектив сотрудничества, особенно в области программного обеспечения, необходимо принимать во внимание не только стоимость запуска программы в эксплуатацию, но и во сколько вам обойдется поддержка системы по завершении ее внедрения. Всем известен случай, когда «Ростелеком» выиграл конкурс на создание сервисов электронной медицинской карты для Минздрава за один рубль. А стартовая цена, выставленная на конкурс, была больше ста миллионов.

Оборудование

Нам довелось работать с самым разнообразным «большим оборудованием» — централизованными системами бесперебойного питания, DVD-библиотеками, ленточными архивами и многим другим. И вся эта техника была постоянным источником проблем до самого последнего момента её полной утилизации. Возможно, нам просто так «везло», но максимально простые, доступные и недорогие решения часто оказывались наиболее надежными и стабильными. Не гоняйтесь за топовыми моделями, посмотрите внимательно на массовые образцы, которые продаются в немалых количествах. Может оказаться, что они гораздо лучше протестированы и отработаны. Покупайте то, что вам необходимо, а не то, что хочет продать вендор.

Как-то раз мы заказали большое файловое хранилище. По тем временам это было очень передовое оборудование, один из первых экземпляров в стране. Закупка эта проводилась на самом высочайшем уровне, согласовывалась практически в правительстве. Деньги выделялись со строжайшим контролем со стороны министерства финансов. В конкурсе победила компания IBM через своих партнеров. Когда же они привезли свой аппарат, выяснилось, что он неправильно укомплектован. Теоретически он работал, но крайне нестабильно. Из-за этого тысяча пользователей регулярно «теряла» все свои электронные рабочие документы.

Оказалось, что когда инженеры IBM с помощью своих программных конструкторов подбирали для нас конфигурацию, они допустили несколько ошибок. И теперь, чтобы всё это запустить в работу, нужно было докупить комплектующие еще на пару десятков тысяч евро. Партнер IBM, выполнявший поставку, заявил, что у него этих денег нет, и предложил нам доплатить за модернизацию. Но ведь мы закупили по техническому заданию работающую систему и не могли ничего доплачивать! Это было бы серьезное нарушение законодательства! Систему стоимостью в несколько тысяч долларов так и не удалось запустить в работу в нормальном режиме. Спустя несколько лет мы приобрели аппарат примерно в 10 раз дешевле, массовый продукт, и он полностью справился с нашими задачами и долгое время стабильно работал. При этом мы еще и сэкономили деньги на более простом его обслуживании.

При покупке сложного оборудования необходимо точно понимать, из чего оно состоит и какова стоимость всех его составляющих. Зачастую поставщики сложное оборудование показывают в спецификации одной строчкой. Причины тому могут быть разные. Например, он не знает точно, как его правильно скомплектовать, или хочет оставить лазейку для замены компонентов в самый последний момент. Более того, у некоторых поставщиков настолько запутанная система ценообразования, что они вообще не публикуют свои прайс-листы.

Когда мы занимались созданием телемедицинского центра и закупали оборудование видеоконференцсвязи, поставщик отказывался представить расценки по позициям в спецификации. Только итоговую сумму. Мы просто не имели возможности подобрать конфигурацию под имеющийся у нас бюджет. Приходилось говорить: «Давайте вот этот модуль уберем, этот добавим, и подсчитайте, сколько это будет стоить».

У вас всегда должно быть детальное описание и стоимость каждого компонента. Если вам отказываются представить эти данные — меняйте поставщика, он хочет вас обмануть.

При снижении финансирования нужно задуматься о том, как можно не покупать новое, а более эффективно использовать уже имеющееся оборудование. Недавно мне позвонили коллеги с вопросом, что им делать: у них перестал включаться один из серверов. Когда я стал уточнять информацию, выяснилось, что этот аппарат был поставлен им почти двадцать лет назад! И он работал до последнего дня! На сервере было установлено весьма непростое специализированное медицинское программное обеспечение, которое в числе многих других функций еще и обеспечивало стыковку с исследовательским оборудованием и хранение медицинских снимков. Так вот, программа эта тоже работала до самого последнего времени. При том, что фирмы-разработчика не существует уже 15 лет, а лет десять назад она рекомендовала всем пользователям прекратить использование её систем из-за отсутствия поддержки. Не торопитесь обновлять технику в условиях ограниченных финансовых средств. Иногда дешевле выполнить модернизацию имеющегося оборудования, чем приобретать новое. И такое «обновленное» оборудование может проработать еще долгие годы.

Программное обеспечение

Необходимо вести строгий учет всех имеющихся в организации лицензий на программное обеспечение. Об этом много говорят, но мало кто так поступает на практике. С одной стороны, такой учет позволит вам получать льготные предложения при покупке новых лицензий, с другой — поможет сохранить сделанные вложения. Очень часто лицензионная наклейка на системном блоке становится нечитаемой буквально через полгода. И если потребуется, например, переустановить операционную систему, то вы уже не сможете выполнить активацию и вам придется приобретать новую лицензию. Этих дублирующих затрат можно избежать, если вести у себя базу данных по рабочим местам и номерам лицензий программного обеспечения, установленного на них. Делается это очень просто в автоматизированном режиме с помощью исполняемых скриптов.

Политики лицензирования программного обеспечения часто меняются, и вы никогда не сможете быть специалистом по системам лицензирования всех вендоров. Более того, хороших специалистов даже только по политикам лицензирования Microsoft не очень много на рынке. Для того чтобы покупать по самым выгодным ценам, вы должны постоянно советоваться с разными консультантами и выбирать для себя самый удобный вариант лицензирования. Особенно важно внимательно выбирать правильный способ лицензирования при изменении курса доллара, потому что некоторые виды лицензий в этом случае могут продаваться существенно дешевле. Так, например, недавно нам удалось подобрать лицензии на Microsoft Windows почти в два раза дешевле OEM-версии. Иногда, выбрав правильный способ лицензирования (по ядрам серверных процессоров, по количеству одновременных подключений и пр.), можно в несколько раз снизить стоимость приобретения ПО.

В некоторых случаях можно не продлевать лицензионное обслуживание по каким-то рабочим местам, если вас устраивают имеющиеся функциональные возможности системы и при этом не требуется регулярное ее обновление под изменяющееся законодательство. Так мы поступили с программным продуктом для управления ИТ-инфраструктурой. Разработчики предоставляли бессрочную техническую поддержку своей системы без обновления программы. Нас устраивали имеющиеся возможности, и мы отказались от ежегодных платежей.

Приобретение программного обеспечения — это, как правило, очень дорогое «удовольствие». Но посмотрите вокруг. Есть немало «бесплатных» аналогов. Разработчики в таких случаях начинают говорить о своем сервисе поддержки, без которого использовать бесплатные аналоги будет очень сложно. Зачастую это просто неправда. У нас, например, в период лицензионного обслуживания происходили постоянные сбои в СУБД, а официальная поддержка не смогла их ни объяснить, ни устранить. В 2014 г. департамент информатизации Минздрава России вдруг заявил, что не видит смысла в контрактах на поддержку Oracle и что когда в 2012-м в их системе произошел сбой, грозивший потерей данных, представительство компании ничем не могло помочь. «Мы окончательно убедились, что по сути оплачиваем воздух, не получая никакой поддержки», — рассказал руководитель департамента информатизации, правда, спустя два года после инцидента, т. е. когда начались западные санкции.

Мы сами долгое время закупали дорогостоящее решение для обработки медицинских снимков, с которым то и дело возникали проблемы: снимки пропадали из архива, долго и неправильно шел их поиск, система некорректно работала на многопроцессорных и кластерных системах. Для решения любого вопроса нужно было запускать огромную бюрократическую машину у разработчика системы. Исправлялась каждая проблема месяцами, а то и годами. Позднее мы перешли на свободное программное обеспечение с открытыми исходными кодами. И оно оказалась намного более эффективным, чем большой коммерческий закрытый продукт.

В любом проекте бизнес старается получить максимальную прибыль. При этом бывает множество интересных инновационных задач, которые можно реализовать с очень небольшими финансовыми вложениями. Стоимость такого проекта иногда может составить буквально несколько сотен долларов. Нужно стараться искать простые решения.

Недавно мы обсуждали с нашими партнерами новую очень важную для нас учетную задачу. Поставщик сказал: «Да мы можем сделать это! У нас есть новый продукт специально для этой задачи. Это большая и дорогая система, которая полностью решит все ваши проблемы!» И назвал сумму с шестью нулями. Неплохой «аппетит», не правда ли? Мы сами стали разбираться и решили сделать весь этот проект, просто доработав несколько экранных форм в уже внедренной у нас системе. Бюджет проекта удалось сократить примерно в тысячу раз по сравнению с суммой, названной поставщиком. А какие могли возникнуть проблемы при внедрении большого проекта, даже сложно спрогнозировать. Мы могли бы затратить миллионы и не получить никакого результата!

Кадры

Во многих организациях сейчас идёт сокращение фонда заработной платы, ожидается снижение зарплат и сокращение штатов. Однако в ситуации экономических кризисов всегда снижается текучка кадров и можно быть спокойным за сохранение имеющегося персонала. Упрощается и поиск нужных хороших специалистов за адекватные деньги.

Но не нужно раздувать штаты. При ограниченном финансировании лучше уже состоящего в штате сотрудника обучить новой технологии. Лучше дать коллективу возможность сохранить заработную плату, усложнив задачи и взяв на себя расширенные обязанности, чем брать дополнительных не очень квалифицированных специалистов на сокращенную зарплату взамен уволившихся.

Как-то мы плотно общались с финской компанией, предлагающей свои информационные технологии. Тогда они сказали нам: «У нас самый дорогой ресурс — это люди. Им нужно платить большую зарплату, регулярно повышать её, проводить обучение. Иначе вы потеряете коллектив. А вот оборудование и программы — это легко доступно. Их всегда можно купить или обновить».

У нас, к сожалению, пока всё в точности наоборот. Человек — это доступный ресурс, дешевый и массовый. Его легко заменить. Мы это видим на всех уровнях в стране. У нас не принято ценить специалиста. А вот оборудование — это важно, это дорого и сложно обосновать при покупке. Гораздо сложнее, чем принять на работу дополнительного сотрудника.

Закупки

Есть еще один отличный способ снизить затраты на ИТ в учреждении. В Российской Федерации действует 44-ФЗ, который определяет регламенты закупочных процедур. При проведении закупок на оказание услуг в соответствии с этим законом стоимость контракта у нас иногда снижалась впятеро. Особенно часто это происходит, если есть высокая конкуренция на рынке по данному направлению. При этом, конечно, нужно постараться при составлении SLA, как можно подробнее описав в нём все требования к качеству оказываемой услуги. Однако при очень хорошей экономии можно получить и существенные проблемы, потому что если победителем станет компания, которая не сможет или не захочет с надлежащим качеством оказывать услуги, то единственной надеждой для вас останутся юристы вашего учреждения.

Услуги

В сытые годы мы часто расслабляемся, нам становится удобно просто заплатить деньги и закрыть какой-то вопрос, отдав задачу на аутсорсинг. В ситуации ограниченного бюджета необходимо задуматься о целесообразности таких затрат.

Бизнес-сообщество активно продвигает идею аутсорсинга. Еще бы — конечно, они в этом заинтересованы. Ведь благодаря аутсорсингу внутренние корпоративные ИТ-бюджеты начинают выводиться на внешний рынок, а речь идет об очень больших суммах. Вы думаете, этот рынок появился просто так, естественным образом? И полагаете, что никто не лоббирует его? А знаете ли вы, что идет постоянное давление на государственные учреждения по ведомственной линии, подталкивающее их к услугам аутсорсинга, и это давление усиливается во время экономических кризисов? Причем речь здесь идет не только об ИТ-сфере, но и о таких направлениях, как автотранспорт, уборка, бухгалтерия и прочее.

Как правило, аутсорсинг позволяет улучшить качество обслуживания за счет увеличения его стоимости. Но в условиях недостаточной зрелости ИТ-рынка (особенно в регионах) и отсутствия на нем компаний с необходимыми ресурсами и компетенциями переход на внешнее обслуживание может привести и к ухудшению качества сервиса.

Как-то ко мне пришел представитель одной из местных фирм с предложением взять на обслуживание наш парк компьютерной техники вместе с программным обеспечением. Мы приблизительно оценили бюджет проекта. Оказалось, что по самым скромным подсчетам платить за внешнее обслуживание придется в несколько раз больше, чем мы платим штатным сотрудникам. При этом компания совершенно не понимала всего масштаба проблем, связанных с обслуживанием нашей ИТ-инфраструктуры. А ведь это далеко не только компьютеры, сети, текстовые редакторы операционные и бухгалтерские системы. Это еще и системы обработки изображений, стыковки с медицинским оборудованием, корпоративные хранилища, управление безопасностью, резервирование данных, распределённые коммуникации, виртуализация, кластеризация и многие другие интеллектуальные задачи. Для решения всех этих задач у них просто не было специалистов. Кроме этого получалось, что у них должно было увеличиться время на решение каждой задачи. А также необходимо было создать систему внутреннего контроля и управления, которая тоже требовала дополнительных ресурсов. Разумеется, от сотрудничества мы отказались.

Следует тщательно анализировать все предложения. Бывают случаи, когда отказ от аутсорсинга гораздо выгоднее во всех отношениях.

От CapEx к OpEx

В условиях ограниченных финансовых ресурсов можно попытаться перейти от капитальных расходов к так называемым операционным. Для ИТ-практики это означает не покупать программное решение и оборудование, а приобретать их как услугу.

Например, не покупать цветной широкоформатный принтер, а заключить договор на услугу печати. Не приобретать серверное оборудование, а воспользоваться виртуальными ресурсами провайдера облачной платформы. Не строить новый центр обработки данных, а разместить свои серверные мощности на внешней площадке.

Это позволит вам избежать крупных одномоментных затрат, «размазать» платежи во времени и, что самое важное, начать проект с небольшими денежными ресурсами. В дальнейшем, при улучшении финансового положения, можно будет скорректировать подход.

Новейшие технологии — способ экономии

В мире не существует (и не было никогда раньше) отрасли, изменяющейся более динамично, чем сегодняшняя отрасль информационных технологий. Из-за этого в ИТ-сфере регулярно случаются переломные моменты, когда одна технология начинает замещать другую. Моменты эти не всегда очевидны, но своевременное их распознавание позволяет успешно развиваться ИТ-службе и сокращать издержки.

Таких переломных моментов можно вспомнить множество: переход с DOS на Windows и от файл-серверных систем к СУБД, появление цифровых систем видеонаблюдения, внедрение скоростных коммуникаций, мобильных технологий, тонких клиентов, облаков и проч.

Все эти переходы всегда влекли за собой вопросы со стороны поставщиков, пользователей систем и руководства компаний: «Зачем нам это нужно? Нас ведь устраивает всё как есть. Зачем тратить деньги на оборудование, программы, переобучение пользователей?» Но время всё расставляло по своим местам. И приходило понимание, что сделанные инфраструктурные вложения были совершенно оправданны и позволили в дальнейшем сократить расходы на обслуживание систем и избежать дублирующих затрат на внедрение новых технологий. Но революции в ИТ-сфере не завершены. Многие из них происходят сейчас на наших глазах. Важно внимательно следить за изменениями в сфере ИТ. Своевременное их внедрение обязательно поможет снизить издержки при создании ИТ-систем и повысить эффективность бизнеса.

Автор статьи — канд. техн. наук, начальник отдела АСУ Республиканской клинической больницы им. Г. Г. Куватова (г. Уфа).

Версия для печати