Недискреционные ИТ-расходы (расходы, которыми компания не может управлять по собственному усмотрению) — это то, с чем ИТ-директора борются в первую очередь. Особенно это касается расходов на лицензирование и сопровождение программного обеспечения. Тем не менее ряд факторов способствует росту затрат на корпоративное ПО .

Какие же это факторы? Это неусыпное стремление вендоров ПО сохранить свою выручку в условиях замедления роста продаж, высокие тарифы на сопровождение и техническую поддержку ПО и пока еще незрелый рынок альтернативной (невендорской) поддержки.

Все это требует тщательного управления ИТ-затратами, которые иногда возникают на ровном месте. Успешное управление расходами на лицензии и сопровождение ПО подразумевает два параллельных направления работы. Это отстаивание предпочтительных для вашей компании контрактных условий, а также внедрение и четкое исполнение эффективных управленческих практик в отношении расходов на лицензирование и поддержку ПО.

Путь 1. Закрепите в контракте предпочтительные для вас условия

Тщательный подход к выбору поставщиков ПО и заключению соответствующих контрактов — это первая линия обороны в борьбе за контроль над расходами на программное обеспечение. Чтобы предупредить незапланированный рост расходов в рискованных ситуациях, обратите особое внимание на следующие моменты.

Внимательно читайте пункты договора, которые могут обусловить ежегодный рост расходов. Корпоративное ПО, как правило, обслуживается в течение 5–15 лет (иногда и дольше), поэтому проследите, чтобы расходы на его сопровождение соответствовали жизненному циклу ПО как актива компании.

Зафиксируйте цены на будущие закупки ПО, а также оговорите варианты непреднамеренного превышения числа используемых лицензий. Прогнозы необходимого числа лицензий, основанные на планировании потребности в ПО, редко бывают точны, поэтому следует фиксировать цены как в рамках количества лицензий, предусмотренных контрактом, так и в случаях выхода за эти рамки. Принимая во внимание агрессивно-внимательный подход вендоров ПО к соблюдению соглашений и проводимые ими аудиты, включайте в договор пункты, которые позволят скорректировать и урегулировать случаи непреднамеренного превышения количества используемых лицензий так, чтобы это не привело к необходимости выплачивать существенные суммы, которые могут быть предусмотрены типовым договором.

Оговорите в контракте возможность апгрейда ПО до новых версий без увеличения суммы платежей. Поскольку поставщики ПО стараются подвигнуть своих клиентов к переходу на новые версии продуктов, добивайтесь таких условий в контракте, которые позволят обновить ПО без увеличения лицензионных платежей и стоимости сопровождения (особенно в случаях прекращения поддержки прежних версий). Если вы явным образом не запрашивали у вендора новые версии и не высказывали повышенного интереса к новой функциональности, вендор не должен иметь оснований для увеличения своей выручки без вашего согласия.

Оговаривайте гибкие условия прекращения сопровождения ПО для любой части перечня продуктов. Зная, что потребность в программных продуктах может снизиться, оговорите условия ежегодного пересмотра набора услуг сопровождения вместо того, чтобы платить каждый год фиксированную плату за фиксированный набор продуктов. Другой вариант — закупайте программные продукты более мелкими пакетами, чтобы иметь возможность без проблем расторгнуть или приостановить договор на сопровождение отдельного пакета.

Оговорите свое право гибко распоряжаться высвободившимися лицензиями. Необходимо включить в договор пункт о ваших правах по использованию лицензий в любом подразделении вашей компании и возможности их передачи между подразделениями по мере возрастания/убывания потребности в них. Кроме того, необходимо иметь право заменять один продукт другим (например, миграцию с более мощной версии продукта на менее мощную), а также увеличивать число лицензий одного продукта при условии уменьшения использования второго по мере изменения реальной потребности (например, переносить лицензии с одной редакции серверной ОС на другую).

Четко уясните, что вы покупаете. С одной стороны, консолидация в одной крупной закупке нескольких продуктов позволяет получить скидки, с другой — такой подход увеличивает количество shelfware (ПО на полке), что приводит к выплате существенных сумм за программное обеспечение, которым вы по факту не пользуетесь.

Тщательный подход к выбору поставщиков ПО и заключению соответствующих контрактов — это первая линия обороны в борьбе за контроль над расходами на программное обеспечение.

Путь 2. Внедрите эффективные практики управления расходами

Формируйте культуру владения и управления затратами на лицензии и соответствующие услуги сопровождения. В этом вам помогут следующие успешные практики.

Внедрите эффективные практики управления активами. Многие ИТ-департаменты склонны покупать ПО с запасом, чтобы обезопасить себя от возможных претензий вендоров ПО. В целом ряде случаев до 30% закупленного ПО по факту не используется, что порождает неоправданные затраты на сопровождение.

Внедрите надежные процессы и инструменты управления активами. Убедитесь в том, что ответственные за те или иные продукты действительно ответственны — ведь никакой инструмент по управлению активами не поможет, если в него не вносится точная и своевременная информация.

Чтобы эффективно управлять взаимоотношениями с поставщиками ПО, выделите для этого достаточное число сотрудников с необходимым опытом. Управление взаимоотношениями с поставщиками — это, как правило, недопонимаемое и недооцененное направление деятельности. Убедитесь, что ваша команда хорошо представляет нужды компании в целом, глубоко понимает весь ландшафт используемого ПО, а также имеет прогноз потребностей в ПО на будущее — тогда она сможет эффективно взаимодействовать с вендором и достигать важных для компании целей.

Постоянно отслеживайте возможные альтернативы используемому вами ПО и используйте эти знания в переговорах. Чтобы успешно вести переговоры, обеспечьте себе несколько реальных альтернатив, которыми вы сможете воспользоваться при необходимости (например, перейти с WebSphere на JBoss). Типовые контракты на сопровождение ПО могут пересматриваться каждые три—пять лет.

Обеспечьте ИТ-архитекторов достаточной информацией о стоимости ПО. Команда архитекторов — ключевое звено в корпоративной ИТ-службе. Они должны учитывать стоимостной аспект любого проектного решения — особенно в долгосрочной перспективе.

Включайте планирование расходов на поддержку и сопровождение ПО как обязательную часть любого проекта по внедрению новых систем. Руководители проектов и их команды должны учитывать в своих решениях не только стоимость собственно работ по проекту, но также долгосрочную и полную стоимость владения системой (TCO).

Такой стратегический подход к управлению затратами на лицензии и сопровождения ПО поможет снизить риски неоправданных затрат, обеспечить существенную экономию и стабилизацию расходов. Исходя из потенциальной экономии в размере от 5 до 35% ежегодных затрат на сопровождение ПО, сумма ежегодной экономии может составить 1 млн. долл. при портфеле лицензий на 10 млн. долл. Предлагаемые практики — не панацея от всех проблем, но они помогут руководителям принимать решения, которые обеспечат реальный эффект для бизнеса и повысят значимость и ценность ИТ-сервисов в компании.

Версия для печати