Поскольку пандемия продолжает оказывать давление на мировую экономику, CIO вынуждены оперативно искать способы, чтобы сократить расходы на ИТ. Портал Information Age приводит советы Gartner, которые помогут им в этом.

Ожидается, что в 2020 г. расходы на ИТ сократятся, причем это касается всех категорий расходов и затронет все географические регионы. Несмотря на то, что предприятия большинства отраслей вновь возобновили работу, предпринятые меры по смягчению последствий пандемии, в том числе самоизоляция, социальное дистанцирование, ограничения на передвижение и закрытие границ, легли тяжким финансовым бременем на плечи бизнеса, причем наиболее серьезно пострадали транспортная, производственная и ресурсодобывающая отрасли.

Старший директор по исследованиям Gartner Крис Ганли в ходе Gartner IT Symposium/Xpo APA подчеркнул, что Covid-19 коренным образом изменил целевые расходы, и чтобы отреагировать на это, организации должны снизить ИТ-затраты. Gartner выступает за стратегический подход к оптимизации затрат, который представляет собой не просто сокращение затрат, а непрерывное управление расходами с одновременной максимизацией стоимости бизнеса. «В трудные времена прибегают к сложным решениям, — сказал Ганли. — Но CIO даже тех организаций, которые борются за выживание, необходимо подходить к сокращению затрат осмотрительно, чтобы в средне- и долгосрочной перспективе не выбить у себя почву из-под ног».

Ниже приводится десять советов Gartner, которые помогут предпринять правильные действия в ситуации, когда возникает необходимость быстро сократить расходы на ИТ.

1. Нацеленность на безотлагательные меры

Исключите, сократите или приостановите статьи расходов, которые ударят по бюджету через один, шесть или даже девять месяцев, а не через годы. В качестве примера можно привести расходы на оплату ежемесячных или ежеквартальных счетов по принципу «оплата по мере потребления». Откажитесь от оплаты счетов один раз в год.

2. Сокращайте, а не замораживайте

Пересмотрите те статьи расходов, которые можно не просто заморозить на текущий период, а сократить или избавиться от них на постоянной основе.

3. Миром правят деньги

Сфокусируйтесь на тех статьях бюджета, которые находят отражение в виде денежного эквивалента в отчете о прибылях и убытках, а не «безденежных» статьях, к примеру износе или амортизации.

4. Оцените целевые неизрасходованные платежи и неподтвержденные расходы

Если ваши контрагенты не могут рассчитаться по платежам (или обязательствам) или вернуть аванс, наибольшее давление будет оказываться на неизрасходованные или неподтвержденные платежи (от которых субъект может отказаться). Проведите оценку контрактов на предмет пересмотра условий и расторжения.

5. Учитывайте общие операционные расходы и капитальные затраты

Как правило, легче всего сократить операционные расходы (OPEX), но сэкономить также можно и на капитальные затратах (CAPEX). Как показывает Gartner IT Key Metrics Data, в среднем 25% ИТ-бюджета приходится на капитальные затраты, поэтому чтобы прибегнуть к экстренным мерам по его сокращению, необходимо учитывать весь спектр расходов на ИТ.

6. Планируйте сокращение расходов единожды

Запланировав сокращение расходов, большинству организаций не удается пройти по всем статьям и оптимизировать их, а это означает, что им часто приходится пересматривать их и делать это снова. Это особенно актуально в случаях сокращений персонала, когда предприятия пытаются обойтись «малой кровью», но в итоге все перетекает в дополнительные циклы сокращений, что может нанести большой вред.

7. Учитывайте затраты прошлых периодов

Когда речь заходит об экономии, обычно говорят, что невозвратные затраты или затраты прошлых периодов не имеют значения. Это означает, что расходы будущих периодов следует рассматривать без связи с прошлыми расходами. С точки зрения быстрого сокращения затрат это верно, но все же стоит подумать, принесет ли эта экономия выгоду в долгосрочной перспективе.

8. Оптимизация дискреционных и недискреционных расходов

Дискреционные (необязательные) затраты, направленные, например, на развитие новых проектов, дополнительных возможностей или услуг, часто рассматриваются как наиболее привлекательная мишень для оптимизации затрат. Тем не менее, следует иметь в виду, что для этого можно найти возможности даже в недискреционных расходах на «ведение бизнеса», таких как на ИТ-инфраструктуру и операции. Экономии здесь можно добиться за счет снижения интенсивности использования или обслуживания.

9. Занимайтесь как переменными, так и постоянными расходами

Фиксированные расходы — это расходы, которые остаются постоянными независимо от активности или объема, например, аренда офиса, оплата подписных сервисов и заработная плата. Нужно сосредоточится на том, чтобы сократить их часть. Переменные затраты меняются в зависимости от вида деятельности или объема, например, телекоммуникаций, подрядчиков и расходных материалов. Следует пытаться как устранить их, так и сократить.

10. Проверка счетов

Установите контакт с финансовыми партнерами, чтобы получить четкое представление о деталях расходов, в том числе по счетам, начислениям и предоплате. Используйте эту информацию, чтобы определить конкретные сценарии для экстренной экономии средств.