Как CIO справиться с разрастанием SaaS-инструментов

Цены на ПО растут, и технические службы испытывают трудности. В работе над сокращением количества инструментов CIO видят такие преимущества, как повышение согласованности данных, повышение качества продуктов и высвобождение времени для внедрения инноваций, а также заметную экономию средств, отмечают опрошенные порталом InformationWeek эксперты.

Расходы на корпоративное ПО быстро растут, становясь все большей частью ИТ-бюджетов, что заставляет ИТ-организации более эффективно управлять ими.

Эта тенденция обусловлена несколькими причинами, в том числе большей зависимостью от SaaS-платформ и увеличением количества предложений ПО в различных категориях — от искусственного интеллекта до ИТ-операций. Более эффективные ограничения внедрения ПО и структуры управления могли бы помочь контролировать расходы и получать больше от инвестиций в ПО, но внедрение этих мер может оказаться сложной задачей.

Недавние отчеты проливают свет на проблему расходов на ПО:

• В октябрьской публикации Boston Consulting Group (BCG), в которой приводятся данные Gartner о расходах на ИТ по всему миру, отмечается, что доля ПО в общих технологических бюджетах увеличилась на 50% в период с 2019 по 2025 гг., с 13%-ного вклада до 21%-ного. При этом «закупки ПО стали чрезвычайно сложными, и компании изо всех сил пытаются сократить расходы в условиях все более фрагментированного ландшафта».
• Опрос West Monroe, проведенный среди 310 руководителей служб закупок, ИТ и финансов, показал, что у 93% респондентов имеет место рост затрат на корпоративное ПО. Согласно октябрьскому отчету этой консалтинговой фирмы «The State of B2B Software & AI Spend», 46% респондентов сообщили о росте цен на ПО на 10% выше среднего показателя по отрасли.

SaaS как фактор роста цен на ПО

Очевидно, инфляция в последние годы привела к росту стоимости ИТ-продуктов, но увеличение расходов на ПО не обязательно связано с более широкими макроэкономическими факторами. Цены на корпоративное ПО неизменно росли быстрее, чем уровень инфляции, измеряемый индексом потребительских цен, отмечает Эшвин Бхаве, управляющий директор и старший партнер BCG. Он обращает внимание на растущую зависимость предприятий от SaaS-платформ. Использование SaaS для автоматизации основных бизнес-функций затрудняет клиентам смену поставщиков. Это приводит к росту цен поставщиков.

«Эти продукты получают все более широкое распространение, и они прочно привязаны к клиентам, которых они обслуживают, — говорит Бхаве. — Переключиться не так-то просто, и поэтому более целесообразно пережить повышение цен».

Стоимость продления SaaS-подписок также приводит к росту расходов. По иронии судьбы, рост цен, по крайней мере отчасти, является реакцией на меры по сокращению расходов на ПО. Дхавал Мугиман, руководитель практики высоких технологий и ПО компании West Monroe, отмечает, что в прошлом году предприятия скорректировали количество рабочих мест и сократили неиспользуемые модули. В ответ на это поставщики повысили свои тарифы.

При этом поставщики ПО, осознавая необходимость обоснования более высоких цен на обновление, используют новые возможности или модули в качестве тактики ведения переговоров, добавляет Мугиман.

Появление большего количества ПО в целом способствует росту расходов на ПО. «Сегодня существуют целые категории ПО, которых пять-десять лет назад просто не существовало», — говорит Бхаве. Он приводит в пример широкое распространение инструментов и продуктов для обеспечения кибербезопасности для разработчиков и отмечает, что ведущие облачные провайдеры расширяют свои пакеты, в которые входят даже предложения квантовых вычислений как сервиса.

«Стало больше вещей, которые можно купить, и больше возможностей, которые внедряют компании, что также приводит к росту затрат на ПО», — поясняет Бхаве.

Как CIO справляются с разрастанием программных средств

Один из шагов, который могут предпринять CIO, чтобы контролировать расходы, — это борьба с разрастанием ПО. Но сдерживание распространения инструментов — это не только сокращение расходов. Организации обнаруживают, что они также могут улучшить согласованность данных, повысить качество продуктов и упростить обучение. Они также могут высвободить время, чтобы сосредоточиться на инновациях.

Марк Бут, CIO пищевой и сельскохозяйственной компании Perdue Farms, сокращает количество инструментов в рамках более масштабной программы цифровой трансформации. Компания внедрила платформу данных и ИИ Dataiku, которая помогла объединить инструменты подготовки данных, ETL и электронных таблиц. Другие элементы стандартного набора инструментов данных компании — Snowflake и Power BI.

Бут описывает этот подход как «эффект снегоочистителя» на пути трансформации. «Мы прокладываем путь, стремясь к тому, чтобы наши сотрудники понимали, какие инструменты мы используем и для каких целей, — говорит он. — Всё идёт по намеченному плану, поэтому мы прекращаем поддержку систем и электронных таблиц».

Конвейер данных Purdue Farms является одним из примеров реализации единой стратегии данных. Поток данных передается в Dataiku, которая извлекает данные из внутренних и внешних источников, преобразует их по мере необходимости и перемещает в хранилище Snowflake. Цель состоит в том, чтобы «упростить как инструменты, так и процесс размещения данных в озере данных», — поясняет Бут.

По его словам, способность объединять данные в одном месте способствует согласованности. Наличие согласованных данных помогает компании делать правильные выводы в таких областях, как безопасность пищевых продуктов, где она собирает данные с многочисленных семейных птицефабрик.

Консолидация инструментов данных также упрощает обучение, поскольку сотрудники могут сосредоточиться на основном наборе технических ресурсов, добавляет Бут. Это позволяет сотрудникам тратить меньше времени на согласование данных и больше на их анализ и выявление возможностей для улучшения бизнес-результатов.

Сокращение количества инструментов и повышение качества

Шеннон Белл, CIO и директор по цифровым технологиям OpenText, рассказывает, как эта компания, производящая ПО для управления информацией, «значительно упрощает» свой инструментарий.

По ее словам, около 18 месяцев назад компания выступила с инициативой по внедрению в свою работу большего количества своих собственных технологий. OpenText проанализировала все области бизнеса, от проектирования до поддержки клиентов. И обнаружила у себя 1600 инструментов, число которых с тех пор сократились примерно до 1200. «Цель состояла в том, чтобы рационализировать и вывести системы из эксплуатации», — говорит Белл.

Например, более 8000 разработчиков использовали около 50 инструментов. Компания заменила эти продукты одним набором инструментов OpenText Software Delivery Management. Существенным преимуществом такой консолидации стала экономия средств. Однако «это также помогло нам улучшить качество продуктов, потому что все стали использовать один и тот же набор инструментов», — отмечает Белл. Кроме того, это стало шагом в сторону упрощения: обучение разработчиков и внедрение новых технологий теперь могут основываться на одном наборе инструментов, а не на множестве предложений, добавляет она.

По словам Белл установление целевых состояний для бизнес-доменов компании имеет решающее значение для сокращения разрастания инструментов. Целевое состояние может быть стратегическим инструментом, выбранным для конкретного домена. «Если у вас нет целевого состояния для каждого домена, существует тенденция к тому, что для этой команды или для этого сценария использования будет приобретен другой инструмент», — поясняет она.

Белл отмечает, что все усилия по переходу с нескольких инструментов на стратегическую платформу должны включать в себя этап вывода из эксплуатации. Если по завершении проекта бизнес-подразделение продолжает использовать существующие инструменты наряду с целевой системой, организация просто увеличивает свои затраты.

По словам Белл, решение проблемы разрастания инструментов в конечном итоге высвобождает время и возможности для более осмысленной работы. «Снижение затрат на инструменты, которые не приносят большой пользы, — это очевидная область, которую следует расчистить, чтобы действительно привлечь своих сотрудников к работе над более инновационными и высокоприоритетными проектами», — говорит она.

Проблема контроля расходов на ПО

По словам Бхаве, многие организации сталкиваются с бесконтрольным распространением инструментов, поскольку у них отсутствует функция систематического управления расходами на ПО. Действительно, ответственность за расходы на ПО, как правило, распределяется между различными лицами, принимающими решения в бизнес-подразделениях. Однако некоторые компании начинают проявлять интерес к созданию надзорных функций, которые управляют расходами в масштабах всего предприятия, отмечает он.

«Вы можете создать орган, который специально следит за разрастанием ПО, ставит цели на два-три года вперед и устанавливает некоторые ограничения», — советует Бхаве.

Начните с инвентаризации ПО

Пытаясь сократить расходы на ПО, предприятия должны сосредоточиться на главном. Инвентаризация ПО — это то, с чего следует начать. «Соблюдение гигиены и дисциплины в управлении активами — это очень важно, — говорит Мугиман. — Чем вы на самом деле располагаете и что из этого вы на самом деле используете?».

Бут также указывает на «элементарную гигиену» в форме публикации корпоративного каталога. Каталог побуждает бизнес-команды проверять, что у них есть под рукой, прежде чем приобретать еще один инструмент. «На очень крупных, разветвленных предприятиях люди могут не знать, что уже используется», — говорит он.

Необходимы более активные управленческие усилия

Другой проблемой является сложная природа ценообразования поставщиков SaaS, из-за чего ИТ-руководителям сложно использовать рычаги сокращения расходов, которые они используют в других областях ИТ. Например, практика FinOps помогает предприятиям сократить расходы на облачную инфраструктуру. Но эти меры, такие как оптимизация использования и рабочих нагрузок, могут быть не так легко реализованы в управлении SaaS.

«Невозможно разработать стандартную схему действий, аналогичную схеме работы с [тремя-пятью ведущими] поставщиками облачных решений, — говорит Бхаве. — В сфере ПО вы должны учитывать более 50 поставщиков, если разобрать их по категориям. Они по-разному управляют ценообразованием и тем, как клиенты совершают у них покупки».

На этом фоне CIO и CTO могут ожидать, что им придется уделять ПО больше внимания. «Рост в сфере ПО застал технологических лидеров врасплох, — отмечает Бхаве. — Если говорить об общем технологическом бюджете, то затраты на рабочую силу сокращаются. Инфраструктура исчезает и переходит в облако. Сами затраты на облачные технологии снижаются, поскольку аппаратное обеспечение и хостинг становятся дешевле. На самом деле, единственное, что остается, — это затраты на ПО».

В следующем десятилетии затраты на ПО могут составить половину ИТ-бюджета, если не больше, предполагает он. «В таком развитии событий вся работа CIO будет сосредоточена на том, как управлять ПО», — считает Бхаве.