В кризис компании теряют устойчивость из-за того, что выручка становится нестабильной, а стоимость ресурсов растёт. В такой ситуации важно сохранять спокойствие, чтобы найти баланс между действием и бездействием. Если не тратить ресурсы — компания пойдёт ко дну, если тратить нерационально — компания утонет ещё быстрее.
В статье покажем, как единая платформа управления портфелями проектов и профессиональными услугами Timetta помогает компаниям оптимизировать ресурсы, снижать риски и контролировать выручку с помощью 5 полезных инструментов.
GAP-анализ для точечной оптимизации штата
В кризис кадровые решения часто принимают по жесткой логике — замораживать найм или сокращать штат. Это помогает выжить, если делать предметно, соотнося возможности компании с текущими и будущими потребностями рынка.
Если уволить специалистов, которые нужны сейчас или потребуются через полгода, ситуация только ухудшится. То же самое с наймом: важно понимать, какие направления остаются приоритетными и специалисты какого уровня действительно востребованы. Иногда выгоднее нанять менее квалифицированного специалиста, чем привлекать дорогого эксперта.
Главная опасность — принимать такие решения на основе общего ощущения, а не реальной загрузки команд.
GAP-анализ ресурсов позволяет сопоставить планы компании с возможностями команд. Анализ показывает, где возникает дефицит специалистов, а где, наоборот, есть избыток или простой.
В Timetta анализ можно проводить по ролям, уровням квалификации и компетенциям, чтобы понять, какие сотрудники перегружены, какие недозагружены, а где проблема носит системный характер.
На основе данных из отчёта «Ресурсный разрыв» компания может решить, что выгоднее — перераспределить людей между проектами или изменить состав команды. Такой подход снижает риск необоснованных сокращений и помогает отличить реальную экономию от опасной иллюзии, которая приведёт к дефициту ресурсов уже через полгода.
Контрольные точки для обзора портфелей проектов без погружения в детали
Контрольные точки — это инструмент контроля проектов по результатам. Методика берёт начало из сетевых диаграмм, где ребро обозначает работу, а вершина — результат. Если удалить рёбра и оставить только вершины, получится карта целей проекта. Если добавить к каждой цели плановую дату достижения, получится карта контрольных точек.
Контрольные точки помогают понять руководству проектного офиса, достигает ли команда запланированных результатов. Чем больше проектов, чем они крупнее, чем больше в них рисков, тем большую ценность представляют контрольные точки. Руководству не нужно погружаться в многочисленные детали, чтобы увидеть состояние портфеля или программы проектов на данную минуту.
Контрольные точки также позволяют непосредственно вовлечь руководителей высокого уровня в оперативное управление проектом. Для этого создают этапные контрольные точки. Прямо в плане проекта указывают, что в назначенную дату нужно собрать проектный комитет, который решит, что делать дальше — продолжать работы, заморозить, остановить или переделать.
Такую методику использует, например, Газпром ЦПС, у которого более 180 проектов. Компания останавливает те проекты, которые не приносят результата. Например, если видно, что больше 40% контрольных точек определенного типа красные — нет смысла тратить деньги дальше, лучше вложиться во что-то другое.
Проектный P&L для быстрого поиска убыточных проектов
Отчёт о прибылях и убытках — это базовый управленческий отчёт, который показывает, сколько компания потратила и заработала за отчётный период. Подчеркнём, что важны не только цифры, а то, что они были получены вовремя, чтобы повлиять на ситуацию.
Затраты и выручку можно посмотреть по бухгалтерской отчётности. Однако она будет готова тогда, когда половина проектов уже находится на завершающей стадии. Кроме того, бухгалтерская отчётность не показывает затраты по конкретному проекту, поэтому компания не сразу сможет понять, где она потеряла деньги.
P&L-отчёт в проектной организации обычно показывает данные по деньгам в двух разрезах — по времени и по статьям затрат. По времени компания смотрит, сколько она планировала потратить за месяц и сколько потратили реально. А распределение затрат по статьям показывает, где произошло отклонение от плана.
Основа P&L — это хорошо организованный сбор фактических данных. Это очень большая тема для небольшой статьи, но можно сказать, например, что в Timetta большая часть данных о себестоимости проекта учитывается через таймшиты. Так делают большинство консалтинговых компаний, например, Axenix.
Затраты на капитал для оценки стоимости денег, замороженных в проектах
Проект начинает потреблять ресурсы раньше, чем приносит реальные деньги. Компания оплачивает работу сотрудников и другие расходы, а выручка появится значительно позже.
Всё это время вложенные средства остаются связанными в проекте. Их нельзя направить на другой контракт, положить на депозит или использовать для выплат по кредиту. Поэтому даже собственные деньги для компании имеют стоимость: вкладывая их в один проект, бизнес отказывается от альтернативного источника дохода.
Затраты на капитал позволяют учесть эту цену в экономике проекта. Чем больше средств компания вложила и чем дольше они остаются непогашенными, тем выше затраты. Показатель помогает сравнивать проекты не только по номинальной рентабельности, но и по стоимости вложенных денег.
В Timetta затраты на капитал рассчитываются помесячно по заданной ставке. Процент можно начислять на оборотный капитал, на непогашенные затраты или на оба показателя одновременно. Под оборотным капиталом проекта в Timetta понимается разница между начисленной выручкой и фактической оплатой.
Функция показывает, какие проекты компания финансирует за счёт своих денег, а не за счёт денег клиента. В таком случае лучше пересмотреть график платежей или другие условия контракта.
Резерв непредвиденных затрат для контроля рисков и роста рентабельности
Даже хорошо спланированный проект может столкнуться с непредвиденными расходами. Может увеличиться стоимость работ из-за переработок или изменений в составе работ. Если непредвиденные расходы не учтены в бюджете, каждый реализовавшийся риск напрямую снижает рентабельность проекта.
Один из способов управлять неопределённостью в проекте — заранее сформировать резерв. На этапе планирования компания идентифицирует возможные риски, оценивает их финансово и закладывает в бюджет в виде расходов на непредвиденные затраты. Если риск реализуется, расходы покрываются из резерва. Если нет — неизрасходованные средства становятся заработанными деньгами в конце проекта. Таким образом компании становится выгодно вести рискованные проекты.
Timetta позволяет выстроить процесс управления рисками, начиная с этапа бюджетирования проекта. Благодаря Timetta компания получает дополнительный инструмент влияния на рентабельность проекта, а менеджеры — возможность получить дополнительный бонус к премии от того резерва затрат, который удастся сохранить.
Все пять инструментов Timetta работают на единой модели данных. Так, изменения в составе работ или ресурсов сразу отражаются на загрузке команд и рентабельности проектов. Это позволяет видеть взаимосвязи между показателями, быстрее оценивать последствия решений и управлять компанией как единой системой.
Узнайте больше о возможностях Timetta на сайте продукта.
