В защите нуждаются любые данные, которыми оперирует современный бизнес, и далеко не в последнюю очередь — те, что отправляются на печать. Нередко заказчики из сегмента СМБ, а то и филиалы крупных компаний пренебрегают информационной безопасностью на этом этапе, когда из заведомо защищённого шифрованием цифрового формата информация переходит в аналоговый вид. Решение Canon uniFLOW в сочетании с новейшими аппаратами серии imageRUNNER ADVANCE C35XXi II позволяет обеспечить действенную защиту данных при печати и сканировании — а заодно и наладить строгий персонифицированный учёт расходов на печать.

Безопасность и офис будущего

Расхожее высказывание «данные — это новая нефть» справедливо для любого современного бизнеса. В условиях экономики, сосредоточенной на конечном потребителе и стремящейся максимально полно удовлетворить его нужды, данные, причём любые, становятся важнейшим конкурентным преимуществом.

Если прежде коммерческий шпионаж подразумевал охоту за производственными секретами, то сегодня ценность имеет буквально каждый байт информации о деловой активности предприятия. И уж тем более о его контрагентах и клиентах, учитывая, насколько развиты в наши дни средства персонификации бизнес-транзакций.

Компании, которая намерена удержаться и тем более расширить своё присутствие на рынке, никак не обойтись без укрепления информационной безопасности (ИБ). За последние годы мировые затраты на ИБ выросли почти на два порядка: с 3,5 млрд. долл. в 2004-м до более чем 120 млрд. в 2017-м.

Сохранение конфиденциальности данных при сканировании и печати — важнейший элемент системы ИБ предприятия, поскольку именно на этих этапах информация переходит из аналогового вида в цифровой и обратно. Средства же обеспечения конфиденциальности данных на физическом и на электронном носителях — принципиально разные. Вот почему этап преобразования между двумя типами хранения информации нуждается в особо пристальном контроле.

До самого недавнего времени традиционная организация офисной работы позволяла сохранить более или менее прочный периметр информационной безопасности на предприятии — достаточно было держать под контролем интернет-транзакции через единый корпоративный канал и не допускать утечек данных на физических носителях. Но сегодняшний офис непрерывно трансформируется, становясь всё более «умным», что с точки зрения ИБ порождает новые вызовы.

Множество персональных гаджетов, которые сотрудники приносят с собой на работу, переход к пользованию облачными услугами, концепция BYOD, аутсорсинг, дистанционная занятость, стирание временных и пространственных рамок между работой и личной жизнью — всё это заставляет по-новому обеспечивать сохранность корпоративных данных. А значимость этих данных для сохранения и развития бизнеса только усиливается, поскольку конкуренция между поставщиками товаров и услуг за конечного заказчика или потребителя нарастает год от года.

Рабочее пространство сегодня виртуализировано: на дисплее ноутбука командированного на другой континент сотрудника может отображаться рабочий стол его виртуальной офисной машины, фактически функционируюющей на арендованном «железе» коммерческого ЦОДа. При этом с точки зрения конечного пользователя информационные потоки внутри организации обязаны течь самым натуральным, привычным образом: вот почтовый сервер организации, вот файловый, а вот подсистема сканирования и печати, которая позволяет без ущерба для информационной безопасности оцифровывать и распечатывать самые чувствительные данные с применением разнообразнейших терминальных устройств.

И ещё один немаловажный аспект: обеспечение ИБ неразрывно связано с учётом и контролем в области документооборота. Даже вполне добросовестные сотрудники, вовсе не охотящиеся за какими-то секретами, способны невольно нанести компании ощутимый ущерб, бесконтрольно отправляя всё новые задания на печать и получая доступ к готовым документам, которые выданы в выходной лоток принтера, но не для них предназначены. В стремлении оптимизировать расходы на печать организации всё чаще прибегают сегодня к аутсорсингу — однако далеко не каждый документ в современных реалиях можно доверить сторонней компании.

Гибкая система управления документооборотом позволяет и в отсутствие аутсорсинга наладить должным образом контроль за расходами на печать и в целом за обращением документов в организации. Персонификация заданий печати и сканирования уже сама по себе дисциплинирует сотрудников, даже если к ним не применяются драконовские штрафы за перерасход тонера, например.

Чёткая организация очереди на печать для всех общедоступных принтеров и МФУ в офисе позволяет сократить до минимума потери рабочего времени и упорядочить обращение с документами, пусть даже не содержащими корпоративных секретов. А это в свою очередь помогает сэкономить на подсистеме офисной печати — не в ущерб её производительности. Например, отказаться от множества дешёвых, но неэкономичных персональных принтеров и МФУ и перейти к эксплуатации нескольких многозадачных устройств с высокой производительностью и малой себестоимостью отпечатка.

Печать в едином потоке

В стремлении обеспечить заказчикам своих продуктов полный контроль над процессами печати и сканирования, включая их информационную безопасность, компания NT Ware, входящая в группу Canon, разработала uniFLOW — модульную систему централизованной организации документооборота. Она охватывает офисную печать и сканирование, мобильную печать, управление устройствами и учёт всех сопутствующих расходов.

Как и привычные в солидных офисах централизованные средства управления документооборотом, базирующиеся на серверах, uniFLOW представляет собой единую платформу для управления пользователями, их группами, делегируемыми им правами на те или иные действия с документами, а также вопросами безопасности. Система позволяет организовывать эффективные очереди печати с персонификацией заданий, а за счёт унификации функциональных возможностей экономит время администратора и всех сотрудников компании, затрачиваемое на организацию и использование подсистемы печати.

Средства мониторинга в uniFLOW включают интегрированную систему отчётности о расходах на печать, копирование и сканирование в различных подразделениях, в том числе отдельный учёт объёмов цветной печати. С пользовательской точки зрения особенно удобна возможность бездрайверной печати с терминального устройства (компьютера и даже авторизованного смартфона) на любом контролируемом uniFLOW аппарате вне зависимости от его модели и марки.

Информационной безопасности печати в рамках uniFLOW уделено особое внимание. Встроенные средства аутентификации гарантируют, что конфиденциальный документ фактически начнёт печататься лишь в тот момент, когда человек, которому он предназначен, окажется в непосредственной близости от данного конкретного принтера. Сам принтер при этом может находиться в соседнем офисе или даже за много тысяч километров от компьютера, с которого документ был отправлен на печать.

Платформа uniFLOW в зависимости от потребностей заказчика может быть реализована в нескольких вариантах: облачном uniFLOW Online (имеется бесплатная версия uFOE и полноценная uFO), uniFLOW Capture (до 25 устройств, расширенные функции сканирования), uniFLOW for SMB (до 25 устройств, дополнительные возможности учёта и бюджетирования) и собственно uniFLOW (неограниченный парк устройств, маршрутизация заданий, наиболее гибкие возможности администрирования).

Для среднего и малого бизнеса версия uniFLOW Online особенно притягательна тем, что это облачная платформа: она не требует развёртывания выделенного сервера печати. При этом решение поддерживает персональные очереди на печать с аутентификацией получателя документов и не хранит сами перенаправляемые на принтер данные в облаке, даже в зашифрованном виде. Через облачный сервис осуществляются только активация и мониторинг активности выбранного устройства — печати/сканирования/копирования/отправки и приёма факсов.

В этом году Canon обновила своё семейство многофункциональных устройств imageRUNNER ADVANCE Generation 3, построенных на базе Unified Firmware Platform (UFP) и оснащённых функциями непрерывного мониторинга собственного состояния, что позволяет заблаговременно предотвращать возможные уязвимости ещё до их проявления. Решение uniFLOW Online Express, как и средство для аутентификации пользователей Universal Login Manager, уже интегрированы в эти аппараты, что делает их экономичными, надёжными, защищёнными базовыми элементами эффективной системы офисного документооборота.

Печать с мобильных устройств сотрудников компании организуется и учитывается на машинах imageRUNNER ADVANCE Generation 3 второй версии ничуть не сложнее, чем печать с настольных ПК или ноутбуков. Для посетителей и командированных предусмотрена возможность гостевой мобильной печати — без необходимости подключать смартфон к защищённой локальной сети предприятия и получать даже временную авторизацию, что дополнительно способствует укреплению информационной безопасности.

В семействе imageRUNNER ADVANCE поддерживается сопряжение мобильных устройств с МФУ с использованием QR-кода, NFC либо Bluetooth Low Energy, а также совместимость с Google Cloud Print, AirPrint и Mopria. Среди моделей этой серии особо выделяются машины под общим индексом C35XXi II — а именно C3520i II, C3525i II и C3530i II. Главное различие между ними — в скорости печати, на которую указывают две последние цифры индекса: у C3520i II это 20 стр./мин, у C3525i II — 25, у C3530i II — 30 стр./мин.

В остальном же Canon imageRUNNER ADVANCE C35XXi II предлагают практически идентичную функциональность: 10,1-дюймовый сенсорный экран для управления заданиями и мониторинга, до 2300 листов в лотках загрузки, контроль и учёт исполняемых устройством заданий через облачные сервисы, а также расширенные возможности финишной обработки: перфорация, брошюрование и т. п.

Эти внушительные многофункциональные устройства формата А3 наилучшим образом подходят для современного офиса средних размеров или филиала крупной компании, где необходима оптимизация документооборота. Вместо того чтобы прибегать к услугам внешнего контрагента для упорядочения расходов на печать, Canon imageRUNNER ADVANCE C35XXi II позволяет даже не самой крупной компании наладить эффективный внутренний аутсорсинг печати собственными силами. В России подобные решения уже интегрированы и успешно работают. Узнать о них больше можно на стенде Canon C3.1 на ноябрьской выставке All-over-IP.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ CANON

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)