Электронный архив помогает реорганизовывать бизнес

Крупным территориально распределенным предприятиям приходится тратить немало времени и ресурсов на обеспечение внутрикорпоративного обмена информацией. Эта задача приобретает особую актуальность при составлении финансовой и бухгалтерской отчетности, когда в сжатые сроки необходимо собрать и обработать большие массивы данных. Для решения такой проблемы Сибирская угольная энергетическая компания (СУЭК) — крупнейшее в России угледобывающее объединение и единственная отечественная структура, входящая в десятку лидеров мирового угольного рынка по объемам добычи угля, — внедрила систему электронного архива, построенную на базе продукта “Саперион” корпорации “Электронный Архив” (ЭЛАР).

Постановка задач и выбор системы

“Основные предпосылки организации архива бухгалтерской документации связаны с тем, что группа СУЭК в настоящий момент претерпевает очень большие структурные изменения. У нас имеется около 70 дочерних обществ, расположенных в восьми регионах России: в Красноярском, Приморском и Хабаровском краях, в Иркутской, Читинской и Кемеровской областях, в Бурятии и Хакасии. Компанией было принято решение о создании в крупных областных центрах региональных производственных объединений (РПО), в которые вошли все предприятия, находящиеся на данной территории”, — рассказал Олег Крицкий, начальник управления сопровождения учетных систем в группе СУЭК.

До начала реорганизации (до IV квартала 2006 г.) каждое предприятие группы было самостоятельным, т. е. создавало свою отчетность и подавало ее в местные налоговые органы. Формирование же РПО сопровождалось централизацией управленческих функций: теперь все территориально удаленные предприятия обязаны поддерживать общие учетные процессы и вести общий бухгалтерский учет. Это, по словам Олега Крицкого, вызывало совершенно банальные проблемы, когда нужно было, например, буквально тоннами пересылать первичные документы из отдаленных предприятий в головные центры. Организация электронного архива для хранения бухгалтерско-финансовой документации, как считали в СУЭК, позволила бы повысить эффективность управленческой деятельности благодаря четкой стандартизации учетных процессов в рамках всего объединения, улучшению качества и сокращению сроков подготовки отчетных данных. “Наша компания планирует разместить свои акции на фондовом рынке, поэтому решение этих задач имеет большое стратегическое значение. Как известно, для проведения IPO необходимо формировать и представлять отчетные сведения в более сжатые сроки, чем это принято в российской практике”, — подчеркнул Олег Крицкий.

В дополнение к этому еще одной ключевой задачей группы СУЭК было внедрение единой для всех предприятий учетной системы, поддерживающей бухгалтерский и налоговый учет. Сегодня в качестве такой системы используется “1С:РКК”, но вместе с тем уже началось развертывание SAP R/3.

Для выбора решения, обеспечивающего создание электронного архива, группой СУЭК был организован тендер, победителем которого стала компания ЭЛАР со своей системой “Саперион”. По словам Олега Крицкого, самым веским аргументом в пользу этого продукта стала его более демократичная цена в сравнении со стоимостью других предложений. Еще одно достоинство “Сапериона” — возможность интеграции с системой SAP. А поскольку планы по переходу на SAP были у СУЭК уже на этапе выбора ПО, этот аргумент также оказался очень весомым.

Реализация проекта

Формирование архива шло параллельно с реорганизацией СУЭК. На начальном этапе все компании были по территориальному принципу сгруппированы в РПО. Первое такое объединение было создано в октябре 2006 г. в Иркутске; в его состав вошли пять ранее самостоятельных предприятий. Затем аналогичные процессы прошли и в других регионах: во Владивостоке были объединены четыре предприятия, в Красноярске — тоже четыре и т. д. В результате к сегодняшнему дню действует пять РПО: в Иркутске, Ленинске-Кузнецком, Красноярске, Хакасии и во Владивостоке. Этот процесс сопровождался развертыванием системы “Саперион”, что позволило существенно упростить работу. “Электронный архив обеспечил нам оперативную передачу первичных документов из филиалов в головной офис регионального производственного объединения”, — подчеркнул Олег Крицкий.

Здесь нужно отметить, что полученные на первом этапе результаты работ с электронным архивом послужили важными индикаторами для дальнейших стратегических шагов компании. Увидев, что возможен простой и удобный сбор информации с любого дочернего предприятия для регионального объединения, руководство СУЭК приняло решение о применении данного подхода для передачи документов из всех регионов в единую бухгалтерию (в общем центре обслуживания). Для реализации этой задачи понадобилось модифицировать “Саперион”, что и было сделано разработчиком продукта — компанией ЭЛАР, принимавшей участие в работе над проектом. Во-первых, была изменена структура системы (она стала распределенной), а во-вторых, была пересмотрена структура размещения информации в архиве. В результате за счет значительного увеличения общего количества пользователей укрупнилась и сама система. Наряду с этим возросли и требования к средствам обеспечения конфиденциальности информации и распределения прав доступа к ней.

Второй этап развития системы электронного архива, который продолжается и в настоящее время, связан с централизацией всех учетных процессов в единой бухгалтерии (общем центре обслуживания), расположенной в Красноярске. Особенностью этого этапа является создание нескольких хранилищ разной информации. В регионах собираются сведения из нижестоящих структур (филиалов, подчиненных дочерних компаний и т. д.), а в общем центре хранится информация, необходимая для управления всей группой СУЭК (см. рисунок). В перспективе все хранилища будут связаны между собой и образуют единое хранилище документов.

Настройка решения

Проведение реорганизации в группе СУЭК потребовало перестройки существующих бизнес-процессов, что, по словам Олега Крицкого, послужило основой для доработки системы “Саперион”. Во-первых, специалисты компании ЭЛАР изучили деятельность бухгалтеров с целью выяснения, какие реквизиты требуются для индексирования пакета документов “Электронный архив”. Именно по этим реквизитам и был организован поиск в электронном архиве. Во-вторых, в связи с тем, что в компании произошло распределение бухгалтерских служб — на операционистов, которые работают непосредственно в добывающих филиалах, и бухгалтеров, контролирующих произведенные операции и формирующих итоговую отчетность (они находятся в головных обществах региональных подразделений), необходимо было построить потоки информации в электронном архиве в соответствии с участками учета. В результате в электронном архиве была задана следующая иерархия: для участка основных средств формируется соответствующая группа хозяйственных операций — “основные средства”; для участка обслуживания материально-технических ресурсов (МТР) — группа операций, относящихся к МТР, и т. д. “Это было сделано прежде всего для удобства пользователей, находящихся в головном центре: чтобы им не нужно было “бродить” по всему электронному архиву и отслеживать все пакеты документов, которые поступили, допустим, за день. Мы хотели дать им возможность просматривать непосредственно только те пакеты, которые поступили конкретно в их папку по их учетному участку”, — пояснил Олег Крицкий.

Развитие системы электронного архива также проходило в два этапа: на первом была реализована интеграция “Сапериона” с “1С:РКК”, а на втором — с SAP/R3. Рассказывая об особенностях интеграции с системой “1С”, Олег Крицкий отметил, что она имела настроечный характер: “Мы сталкивались с разного рода сложностями, пока в конце концов не нашли тот технический подход, который и помог нам справиться с задачей. “Саперион” предполагал, что мы будем напрямую завязываться на реквизиты “1С:РКК”, но нам такой вариант не подходил, поскольку продукт “1С” не имеет жесткой структуры справочников. В результате мы нашли возможность обеспечить интеграцию с помощью файлов выгрузки из “1С”, адаптированных к системе “Саперион”. То есть нам пришлось создать некий промежуточный технический инструмент для связи между системами”.

В свою очередь интеграция с SAP/R3, которая проходит в настоящее время, требует более существенных доработок. Как пояснил Олег Крицкий, при внедрении системы электронного архива предполагалось, что связка документов между “Саперионом” и SAP/R3 должна осуществляться по штрихкоду, который распечатывается к каждому документу, получаемому из SAP. А работа в этой системе предполагает обязательное занесение в нее всех документов по всем процессам. Таким образом, документы первоначально будут заводиться в SAP/R3, и делать это будут специалисты бизнес-подразделений. Когда же работа с определенной хозяйственной операцией дойдет до своего логического завершения, т. е. до проводки в системе, пользователю остается лишь распечатать штрих-код документа, содержащегося в SAP/R3, для выполнения связки с электронным архивом. “Вот здесь у нас и возникает проблема. Оказалось, что в стандартной версии SAP/R3 как раз в тех модулях, в которых генерируются проводки бухгалтерского учета, не предусмотрена распечатка штрихкода документов, в то время как в других модулях это возможно. Это очевидный недостаток системы, и решать данную задачу нам придется уже со специалистами, занимающимися у нас ее развертыванием”, — уточнил Олег Крицкий.

Первые результаты

К настоящему времени система электронного архива, интегрированная с “1С:РКК”, уже функционирует в четырех региональных производственных объединениях группы СУЭК — в Красноярске, Ленинск-Кузнецке, Иркутске и Владивостоке. Все бумажные документы переведены в электронный вид и хранятся в едином электронном хранилище. По заявлению Олега Крицкого, главное, чего удалось добиться сегодня, — это обеспечить надежное хранение электронных образцов первичных документов и быстрый доступ к ним. При этом пользователи, как и раньше, работают в привычном для них интерфейсе ученой системы — просто в меню появился новый пункт, который позволяет одним нажатием клавиши обратиться к электронному образу документа и просмотреть его. Причем смотреть можно не только отдельный документ, но и связанные с ним счета-фактуры, накладные, акты, договоры, служебные записки и т. д. Более того, пользователи получили возможность производить поиск по разным критериям как в самом “Саперионе”, так и в учетной системе “1С:РКК”.

Если же сопоставлять деятельность предприятий без внедрения электронного архива и с его помощью, то, как считают в группе СУЭК, в первом случае работать намного сложнее. Использование архива позволяет избавиться от многих рутинных обязанностей. Так, из обращения полностью исчезли бумажные документы, которые в прошлом огромным ворохом ложились на стол бухгалтеру. Он должен был постоянно следить за их движением, контролировать, куда их передать, проверять, не потерялись ли они на этапе пересылки и занесены ли в соответствующие ведомости, и т. д. и т. п. Теперь же первичные документы остаются в месте их формирования, а все, кому необходимо с ними ознакомиться, просматривают их электронные образы.

Однако, по словам Олега Крицкого, сегодня система электронного архива служит в группе СУЭК лишь инструментарием для внутрикорпоративного информационного обмена между филиалами и головными обществами. “Мы получили “плюс” только в этом аспекте. Теперь бухгалтеры могут оперативно, в онлайновом режиме видеть те первичные документы, которые создаются на местах, отслеживать и корректировать их при необходимости, а затем заносить в учетную систему. К сожалению, нам еще не представился случай осуществить с помощью новой системы крупномасштабную подготовку данных для передачи во внешние органы, чтобы опробовать в действии и эту сторону работы архива”, — посетовал он.

Тем не менее даже эти результаты потребовали определенных усилий, связанных, в частности, с преодолением сопротивления со стороны конечных пользователей. Общеизвестно, что первый опыт и первая реакция при внедрении чего-либо нового — это отторжение. “У нас уже есть одна учетная система, а теперь нам еще навязывают какую-то другую”, — примерно так реагировали бухгалтеры на нововведение. Они опасались, что работа с электронным архивом увеличит их нагрузку. Но на деле все оказалось иначе: когда бухгалтеры привыкли к новому инструменту, выполнение их привычных обязанностей даже упростилось. “Конечно, нам пришлось провести обучение, благодаря чему процесс адаптации не потребовал много времени. Например, мы внедрили систему в Ленинск-Кузнецке в мае, а уже в октябре бухгалтеры считали, что именно так и нужно работать, а не как раньше”, — рассказал Олег Крицкий.

Будущее развитие системы

На конец текущего года в группе СУЭК намечено создание общего центра обслуживания (ОЦО) и запуск пилотного проекта, в ходе которого будет осуществляться опытно-промышленная эксплуатация как самого центра, так и системы электронного архива. По словам Олега Крицкого, это станет следующим этапом развития электронного архива, нацеленным на полную интеграцию “Сапериона” с SAP R/3. “Сегодня электронный архив постепенно вбирает в себя все те бизнес-процессы, которые необходимы для работы общего центра обслуживания”, — пояснил он.

На 2008--2009 гг. запланирован перевод всех предприятий на обслуживание в ОЦО. Этот процесс будет сопровождаться обязательным для каждого предприятия внедрением системы электронного архива, т. к. иным образом осуществить удаленное выполнение функции бухгалтерии не представляется возможным.

Наряду с этим будет проводиться дальнейшая доработка системы в соответствии с теми задачами, которые решаются в группе СУЭК. “Например, до сих пор остается нереализованным такой актуальный вопрос, как расчет экспортного НДС. Для нас это крайне важно, поскольку СУЭК является одним из крупнейших российских экспортеров угля, осуществляющим поставки в 30 стран мира. Кроме того, пока у нас еще не было возможности увидеть на практике выполнение всего бизнес-процесса, который реализуется в общем центре обслуживания. Для этого нам нужна интеграция системы “Саперион” с Lotus Notes, и решением данной задачи сейчас занимаются разработчики из ЭЛАР”, — сказал в заключение Олег Крицкий.