Аналитическая компания gartner разработала рекомендации по планированию работы в свете сокращения расходов на ит, которое скорее всего ожидает вашу организацию в нынешнем году
Множество экономических индикаторов свидетельствует, что 2008 год грозит оказаться застойным. Так что, предупреждают аналитики, руководителям ИТ-отделов следует готовиться к сокращению бюджетов. Одной из первых об этом предупредила фирма Gartner, известная своими исследованиями в области ИТ. Одновременно она предложила менеджерам по информатизации заблаговременно подготовить сокращенные заявки и провести планирование, не дожидаясь указаний сверху.
“Сразу оговорюсь, что мы не советуем организациям урезать ИТ-бюджет, — заявил вице-президент Gartner Кен Макги. — Мы рекомендуем лишь готовиться к тому, что такая необходимость, может быть, даже безотлагательная, возникнет в нынешнем году. Так что нужно заранее принять меры и держать под рукой готовую стратегию действий на этот случай. Только так можно будет приступить к выполнению указания на следующий день после его получения”.
С этой целью Макги и его коллеги разработали шесть рекомендаций, призванных помочь в подготовке к возможному урезанию бюджета.
- Не дожидайтесь указаний руководства о сокращении расходов. Gartner советует компаниям немедленно организовать команду, занятую подготовкой к сокращению расходов, чтобы в случае необходимости можно было сразу выбрать наиболее рациональные пути экономии. “Между моментом, когда рецессия начинает сказываться на людях и бизнесе, и ее формальным признанием проходит очень много времени, — предупреждает Макги. — В 2001-м она началась в марте, а официальное объявление последовало только в ноябре. В результате когда руководство стало подсчитывать доходы и расходы, рецессия уже развернулась во всю мощь, и приступать к планированию было поздно. Так что не стоит терять время”.
- Включайте в команду самых лучших и талантливых ИТ-специалистов. Планировать сокращение расходов нужно с умом, и Gartner советует включить в создаваемую для этого команду наиболее грамотных и здравомыслящих сотрудников, освободив их на время от других повседневных обязанностей. Стоит также предусмотреть их премирование по конечным результатам труда; вознаграждение должно зависеть от того, сколько денег сэкономила команда за год.
“Зачастую в такие целевые команды стараются включить тех, без кого можно легко обойтись на основной работе. Мы же рекомендуем прежде всего определить приоритетность решаемых задач, — поясняет Макги. — Если приоритет высок, то и людей нужно подбирать самых знающих и талантливых. Они быстрее других разберутся в проблеме, смогут найти наилучшие варианты ее решения и сэкономят больше всего средств”.
- Избегайте искать виновных и гадать на кофейной гуще. Не тратьте понапрасну время на взаимные упреки, когда дело доходит до сокращения расходов. Макги особо предупреждает членов команды, что они ни за что не получат поддержку у коллег, если станут вести себя с напором и критиковать всех задним числом. “Когда рассматриваешь разные варианты и хочешь, чтобы люди подсказали, от чего можно избавиться, ни в коем случае нельзя спрашивать, зачем было развернуто то или иное приложение, — считает Макги. — Гораздо лучше исходить из того, что в прошлом все было сделано правильно, и полностью воздерживаться от оценки принятых раньше решений”.
- Привлеките внутреннего аудитора. Когда планы по сокращению расходов составляются с участием старшего бухгалтера или аудитора, реальная экономия от их реализации становится намного вероятнее.
“Не стоит играть в кошки-мышки с финансовыми структурами, — советует Макги. — Ведь экономия должна быть не на бумаге, а на практике, такой, какую можно продемонстрировать инвесторам. А для этого необходимо определить, от чего именно можно избавиться и где сократить расходы фирмы. Слишком уж часто слышишь, что мы, дескать, отказались от того, отказались от сего, а расходы при этом ничуть не уменьшаются”.
- Подводите итоги еженедельно. Пока реализуется программа сокращения расходов, каждую неделю доводите до высшего руководства результаты предпринимаемых действий. “Не ленитесь составлять небольшие отчеты, — рекомендует Макги. — Потратив минуту-другую, подытожьте, чего удалось достичь за прошедшую неделю, а затем подведите общий итог”.
- Поддерживайте связь с юридическим отделом. Наконец, команда по сокращению расходов должна действовать рука об руку с юристами фирмы. Это позволит оперативно решать все вопросы, которые могут возникнуть относительно соблюдения контрактов и возможных штрафных санкций.
“Кому захочется возиться с исправлением наделанных в спешке оплошностей? — вопрошает Макги. — Между тем их очень легко допустить без подсказки адвоката, а затем долго исправлять последствия. Вот только у вас может не оказаться времени дожидаться ответа относительно того, насколько найденный вариант корректен с юридической точки зрения. Нужна “горячая” линия связи с юридическим отделом, но пользоваться ею следует лишь в случае необходимости. Только тогда можно рассчитывать на оперативный ответ”.
По мнению Макги, заблаговременно подготовившись и выполнив приведенные выше рекомендации, ИТ-менеджер не только окажет огромную помощь организации, но и лишний раз продемонстрирует значимость своей работы высшему руководству, встревоженному снижением прибылей из-за рецессии. “Покажите начальству, что вы разделяете его заботы и готовы помогать ему сократить расходы в случае необходимости, — сказал в заключение Макги. — Иначе если урезать бюджет не потребуется, то вашу подготовительную работу никто даже не заметит”.
