“Электронный документооборот гораздо шире задачи автоматизации делопроизводства”

EMC Documentum — это, безусловно, наиболее известный в России зарубежный бренд в области управления документами. Своим взглядом на проблематику электронного документооборота в России с обозревателем PC Week/RE Андреем Колесовым поделилась директор по маркетингу подразделения Content Management and Archiving в EMC Poccия и СНГ Елена Стрелкова.

PC Week: Исторически сложилось так, что у нас в России автоматизация документооборота началась с такой области, как делопроизводство. Сейчас, вероятно, на большинстве крупных предприятий эта задача уже решена средствами той или иной системы. Встает вопрос — как дальше развивать их функционал, чтобы охватить электронным документооборотом другие задачи и подразделения?

Елена Стрелкова: Вообще говоря, это довольно распространенное заблуждение или, скорее, подмена понятий — у нас автоматизацию делопроизводства по традиции называют “электронным документооборотом” и соответственно системы автоматизации делопроизводства — системами электронного документооборота (СЭД). А уже на этом основании считают, что системы для автоматизации канцелярии в принципе способны решать любые задачи электронного документооборота. На самом деле это не так.

Электронный документооборот гораздо шире задачи автоматизации делопроизводства. Это понятие очень широкое и разнообразное, причем не в мировом масштабе, а в масштабе всего одного отдельно взятого предприятия. Эксперты подсчитали, что даже на предприятии среднего размера используется 200—300 типов различных документов. Кроме управленческих, которыми занимаются уже упомянутые системы автоматизации делопроизводства, есть еще финансово-коммерческие документы — коммерческие предложения, договоры, спецификации, счета, накладные, платежные поручения и т. д.

Есть технические документы — проектно-сметные, нормативно-справочные и эксплуатационные материалы, чертежи и т. п. Есть юридические и правоустанавливающие. Кроме того, в зависимости от сферы деятельности предприятия можно еще выделить, например, в страховании полисы и заявления на возмещение убытков, в банках — клиентские дела и выписки по счетам и т. д.

Для работы с различными видами документов от систем требуются разные функции. Так, для подготовки коммерческих предложений и договоров необходима возможность коллективной работы (collaboration). Тот же функционал нужен и системе, поддерживающей проектную документацию, но плюс к этому ей еще требуются средства создания составных документов и просмотра CAD-файлов, интеграция с системой управления проектами.

Другой пример — система автоматизации обработки счетов на оплату, в которую входят функции ввода документов, поступивших по различным каналам, извлечения из них данных с последующей их проверкой и помещением в ERP, запуска бизнес-процесса согласования платежа и, наконец, размещения образа счета в архиве. Это только несколько примеров, показывающих, что системы автоматизации делопроизводства в принципе не могут развиваться в сторону других задач, поскольку в этих задачах востребован совершенно иной функционал, которым они, увы, не обладают.

PC Week: Неужели вы хотите сказать, что для автоматизации каждой задачи нужна отдельная система? А как же совокупная стоимость владения и снижение числа поддерживаемых ИТ-систем?

Е. С.: Нет, конечно же решать каждую задачу документооборота средствами отдельной системы — неправильно. Но выход не в том, чтобы, внедрив какую-то систему для автоматизации одной узкой задачи, потом вымучивать из нее функционал для решения всех остальных задач. Надо подойти с другой стороны — вот мы уже вкратце обсудили, чем эти задачи различаются, теперь давайте посмотрим, что в них общего.

Чтобы понять это, нам придется заглянуть внутрь системы. Помните, как в сказке “Городок в табакерке” мальчик, чтобы понять, отчего из шкатулки доносится музыка, отправился внутрь и увидел там колокольчики, молоточки, валик и пружинку. Вот и в системах электронного документооборота тоже есть свои молоточки, колокольчики и пружинки, которые обеспечивают их работу. Это базовые сервисы — check-in/check out, контроль версий, безопасность и контроль доступа, поддержка составных документов, жизненный цикл, workflow и ряд других возможностей нижнего уровня, без которых не обходится ни одна СЭД.

Базовые сервисы — это как раз то, что объединяет все системы, т. е. мы пришли к понятию ECM-платформы, на основе которой уже можно построить самые разные системы электронного документооборота и архива. Конечно, имеет смысл выбрать одну платформу для решения всех задач документооборота и архива и на ней уже решать отдельные задачи по мере их важности и приоритетности. Такой подход уменьшает TCO, повышает ROI, он также сокращает продолжительность разработки.

PC Week: Что еще кроме базовых сервисов включает в себя ECM-платформа?

Е. С.: Настоящая ECM-платформа обеспечивает унифицированную, т. е. общую для всех типов неструктурированной информации и всех использующих ее приложений среду для ввода и сбора, сохранения и организации документов и других типов контента, обеспечения доступа к ним, управления ими, поиска, доставки по разным каналам и архивирования. При этом ECM-платформа предоставляет ресурсы для управления содержанием в масштабе расширенного предприятия (термин extended enterprise обозначает сообщество, в которое помимо самого предприятия включены его партнеры и заказчики) и публикации его в Интернете.

Рассмотрим архитектуру EMC-платформы на примере Documentum. Она включает четыре основных уровня. Первый— это ядро платформы, состоящее из репозитория и базовых сервисов, которые мы обсудили выше. Этот уровень обеспечивает хранение и защиту содержания, а также доступ к нему. Над ним находится уровень сервисов приложений, обеспечивающий сервисы для организации и упорядочения содержания, управления и доставки.

Следующий уровень включает инструменты для разработки и развертывания приложений. Эти инструменты служат для разработки приложений корпоративного масштаба, использующих содержание в контексте различных бизнес-процессов. На этом же уровне находятся веб-сервисы для интеграции объектов с внешними корпоративными приложениями.

И наконец, самый верхний уровень — фреймворк (framework, специализированная базовая среда разработки и исполнения приложений) и интерфейсы, предоставляющие пользователям функционал управления содержанием и бизнес-процессами в настольных и веб-приложениях. Все перечисленные уровни состоят из наборов различных компонентов, которые все вместе образуют унифицированную, совместимую и расширяемую архитектуру.

PC Week: То есть, возвращаясь к тому вопросу, с которого мы начали разговор, получается, что для охвата других задач документооборота наши системы делопроизводства должны эволюционировать в ECM-платформы?

Е. С.: Давайте порассуждаем, нужно ли приложениям становиться EMC-платформами и имеет ли смысл на сегодняшнем этапе развития ECM-технологий писать “свою” ECM-платформу.

Как мы уже сказали, любое приложение для решения той или иной задачи электронного документооборота начинается с базовых возможностей управления документами, на которых будет дальше строиться прикладная часть приложения или системы, они нужны для того, чтобы обеспечить ее функциональность, а также безопасность, масштабируемость, расширяемость, переносимость и надежность. Базовые возможности может предоставить ECM-платформа, или разработчики СЭД могут написать все сервисы сами, что называется, с нуля.

Используя сервисы управления файлами, печатью и безопасностью, которые имеются в ОС (Windows, UNIX или Linux) и объектных библиотеках, поддерживающих фреймворки для написания приложений (.Net или Java), разработчики могут проектировать функции управления документами в соответствии с тем, что требуется создаваемым приложениям и той ИТ-инфраструктуре, в которой эти приложения будут действовать.

Получив базовые функции управления документами и создав на их основе приложение или СЭД, разработчики лицом к лицу встают перед задачей постоянной поддержки и обновления. Им также нужно подумать о том, что они собираются делать в случае, если возникнет необходимость тиражирования или масштабирования системы либо приложения, его интеграции с другими корпоративными приложениям или если объем документов в системе возрастет и превысит тот, на который они ориентировались при проектировании, наконец — если нижележащие технологии изменятся или эволюционируют на новый уровень.

Я все это говорю, чтобы подвести к следующей мысли: при таком подходе разработчики тратят большую часть своих ресурсов и времени не на создание уникальной ценности бизнес-приложений электронного документооборота, а всего лишь на поддержку вот этой самой среды самостоятельно написанных базовых сервисов управления документами, интеграцию хранилищ документов, интеграцию с внешними системами и т. д. А объем этих задач нарастает лавинообразно — чем дальше, тем больше ресурсов они забирают у разработчика.

На создание уникальной ценности самих приложений остается гораздо меньше сил, и, наверное, поэтому так узок круг решаемых ими задач — я имею в виду у нас, в России.

PC Week: Вы думаете, что именно трудоемкость разработки сдерживает более широкое использование средств автоматизации для управления документами?

Е. С.: Нет, я хочу сказать другое — что трудоемкость разработки приложений с нуля и трудоемкость разработки приложений на основе платформы различаются радикально. При разработке с нуля основные ресурсы тратятся на обеспечение возможностей нижнего уровня, лежащих в основе способности системы управлять документами, что, конечно, не может не налагать ограничения на число задач, решаемых такими системами.

Чтобы мне не быть голословной, давайте, например, посмотрим на участников последнего московского DOCFLOW — мероприятия, которое, безусловно, является отражением российского рынка средств электронного документооборота.

Вот что получается по приложениям — системы автоматизации делопроизводства представили абсолютно все, уже значительно меньшее число участников предлагает управление договорами и всего одна компания (!) — приложения для технического документооборота. Никаких других приложений не было — никто не демонстрировал, в частности, приложений для финансового документооборота и архива, для автоматизации рассмотрения заявок на кредит или на возмещение ущерба по страховым случаям и других документоемких операционных процессов.

Зато все участники DOCFLOW, за исключением немногочисленных представленных там поставщиков комплиментарных технологий, формулируют свои предложения одними и теми же словами — “система управления документами и бизнес-процессами”. Кто-то называет их платформами, но в числе решаемых этими системами и платформами задач мы видим все ту же канцелярию и иногда управление договорами.

PC Week: Где же выход из этой ситуации?

Е. С.: Я думаю, что, возможно, нашим разработчикам приложений стоит рассмотреть такую альтернативу, как тиражируемые приложения на готовой платформе. Это позволит создать для своей компании уникальные конкурентные преимущества, выйдя наконец из узких рамок канцелярии… Вы знаете, есть вообще еще совершенно нетронутые области для электронного документооборота, куда, можно сказать, и не ступала еще нога человека. Вот на что действительно нам стоит направить свои усилия.

PC Week: Какую альтернативу разработке системы или приложения, начинающейся с базовых функций управления документами, предлагает ECM-платформа, в частности Documentum?

Е. С.: Во-первых, можно многократно увеличить отдачу от вложенных в разработку ресурсов, используя уже готовые сервисы управления документами — сервисы, которые создаются, поддерживаются и обновляются как любое другое корпоративное ПО. То есть программисты будут писать свои приложения, а платформа Documentum предоставит им требуемые ресурсы и сервисы для быстрой разработки, поддерживаемые и обновляемые на постоянной основе.

Платформа управления содержанием обеспечивает ввод документов, их структурирование и организацию, работу с ними, хранение, поиск и архивирование, доставку по различным каналам. А создатели приложений могут использовать возможности платформы так, как требуется этим приложениям, интегрировать их с другими корпоративными системами, используя готовые средства для интеграции, направлять информацию по требуемым каналам, опять-таки с помощью уже имеющихся в платформе средств.

То есть платформа позволяет им сосредоточиться на решении конкретной бизнес-задачи, а не на обеспечении базовых функций, лежащих в основе этого решения. Использование возможностей платформы уменьшает затраты и сроки создания систем. Разработчики также получают возможность поддерживать и расширять свои приложения, не заботясь о внесении изменений в нижележащие платформенные сервисы или ресурсы.

PC Week: Какие же средства разработки предлагает Documentum?

Е. С.: Платформа включает средства доступа к репозиторию и всем сервисам платформенного уровня. Эта группа состоит из предопределенных компонентов и связанных с ними API, обеспечивающих кастомизацию, интеграцию и разработку приложений. Кроме того, API могут выступать как веб-сервисы, т. е. слабосвязанные компоненты внутри сервисно-ориентированной архтектуры (SOA). Такой инновационный сервисно-ориентированный подход предоставляет функции ECM в виде всеобъемлющего каталога сервисов.

Инструменты разработки обеспечивают согласованный набор API, а также унифицированную объектную модель и модель программирования. Программисты могут применять эти компоненты и API для написания клиентских и серверных приложений, взаимодействующих с репозиторием содержания. Для ускорения создания интегрированных корпоративных приложений можно использовать композитные или составные объекты, объединяющие различные функции управления содержанием. Чтобы использовать гибкие возможности разработки в архитектуре SOA, можно также комбинировать сервисы управления содержанием и объекты с функциями других корпоративных приложений.

При подготовке нового релиза EMC Documentum 6.5 было очень многое сделано в плане упрощения, ускорения создания и поддержки приложений на платформе Documentum, именно для этой цели были перепроектированы средства разработки Documentum. Они обеспечивают возможность повторного использования компонентов и снижают продолжительность цикла разработки за счет очень тщательного проектирования сервисов, исключения ограничивающих элементов и применения вендорно-независимых терминов.

Объединяя взаимосвязанные команды в контекстно-зависящие веб-сервисы, средства разработки обеспечивают большую гибкость и соответствие требованиям решаемых бизнес-задач. Для проектирования пользовательских интерфейсов создано новое приложение Documentum Composer, использующее технологию Eclipse.

PC Week: Какие предметные области вы считаете наиболее перспективными для разработчиков тиражируемых приложений?

Е. С.: Это, безусловно, решения для управления транзакционными бизнес-процессами, примером которых является финансовый документооборот. Вообще, хотя Documentum не так хорошо известен в России именно как BPM-система, аналитическая компания Forrester считает платформу лидером в области документно-центрических бизнес-процессов. Documentum предоставляет средства для управления полным жизненным циклом бизнес-процессов, включая проектирование, моделирование, исполнение, мониторинг и автоматизацию. Для высоконагруженных процессов используются средства управления очередями и балансировки нагрузки.

Много инноваций в области управления транзакционными процессами реализовано в версии 6.5. Это электронные формы, они выглядят в точности как бумажные, но вы с ним можете работать как с электронными, например исправлять, заполнять, используя функции Copy/Past. Отдельного упоминания заслуживает приложение TaskSpace — так называемое приложение “все в одном”, в котором сначала разрабатывается интерфейс для исполнителей работ в ходе процесса, а потом в нем же и работают сами исполнители..

PC Week: Спасибо за беседу.