Передача полной или частичной функции рекрутмента и кадрового делопроизводства на аутсорсинг — явление далеко не новое в мировой практике. Однако у нас в стране оно только сейчас начинает получать широкое распространение. Одной из компаний, предоставляющих решения в области управления персоналом, является международное агентство Kelly Services, присутствующее в России с 1993 г. и имеющее сегодня офисы в 22 городах. Агентство предлагает своим клиентам широкий спектр услуг, включая подбор постоянного персонала, предоставление и администрирование временного персонала, вывод персонала за штат, оценку и обучение персонала, HR-консалтинг. В целях повышения эффективности своей деятельности, оптимизации затрат и повышения качества рекрутмента в Kelly Services Russia был реализован проект по внедрению решения AND Project: Billing for Professional Services, которое позволяет рассчитывать стоимость услуг, формировать счета и накладные, автоматически формировать бухгалтерские проводки в ERP-системе.
В ногу со временем
Данный проект ведет свою историю с 2007 г., когда в подразделении Kelly Services для региона EMEA было принято решение использовать ERP-систему Microsoft Dynamics AX для автоматизации основных бизнес-процессов. В том же году российское подразделение Kelly Services совместно с компаниями Microsoft и “АНД Проджект” внедрило ряд финансовых модулей, а в 2008-м вместе с компаниями Microsoft и “Аплана” — модуль для расчета зарплаты, привязанный к уже существующему модулю фронт-офиса, который был развернут в начале 2007 г. на основе решения, созданного в швейцарском офисе Kelly Services. “Логичным завершением автоматизации должна была стать связка всех модулей путем создания функции биллинга, обеспечивающей автоматическое формирование счетов на оплату”, — рассказал ИТ-директор Kelly Services Russia Александр Бритов.
Данный модуль должен был решить вопросы, связанные с качеством данных, вводимых на уровне фронт-офиса, разделением обязанностей и прав доступа, автоматизацией расчета суммы счета на основании утвержденных торговых условий, формированием пакета документов с использованием параметров торговых условий. Кроме того, реализация функции биллинга помогла бы справиться с проблемой раздельных справочников, используемых в разных модулях фронт-офиса, мидл-офиса и бэк-офиса.
В компании Kelly Services были уверены, что решение всех этих задач позволит в несколько раз улучшить качество предоставления услуг клиентам по выставлению правильных пакетов документов, а также значительно повысить эффективность создания отчетности.
Закономерно, что первым шагом на пути создания модуля биллинга должен был быть выбор исполнителя и предлагаемого им решения. Kelly Services Russia требовалась компания, которая бы хорошо знала корпоративную ERP-систему, поскольку основные работы должны были вестись в сильно кастомизированных модулях фронт-офиса и мидл-офиса. Понятно, что таких компаний было всего две: “Аплана” и “АНД Проджект”, и по результатам сравнения их коммерческих предложений, исходя из соотношения “цена/качество/сроки”, была выбрана “АНД Проджект”. “Для нас важное значение имел тот факт, что данная компания обладает компетенцией, опытом и ресурсами, необходимыми для выполнения проекта международного уровня. Кроме того, на наш выбор повлияли большое количество успешных внедрений “АНД Проджект” в области автоматизации финансов и бухгалтерского учета и наличие специализированных зарегистрированных решений на базе Microsoft Dynamics AX”, — пояснил Александр Бритов.
Создание системы управления
Внедрение решения AND Project: Billing for Professional Services заняло один год: с января по декабрь 2009-го. За это время были проведены интервью ключевых пользователей, написан функциональный дизайн, одобрен план проекта и бюджет, разработан код и пройдены все этапы тестирования, отладки и приемки функционала, а также обучены ключевые пользователи.
Выполнение такого масштабного объема работ за столь короткий срок, по мнению директора по консалтингу “АНД Проджект” Наталии Овчаренко, стало возможным благодаря высокой готовности компании Kelly Services Russia к внедрению. “А именно благодаря четкому пониманию задачи: какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать и какой результат получить, что необходимо автоматизировать в первую очередь, что — во вторую, а от чего на текущем этапе лучше отказаться. Также в компании была сформирована сильная команда внедрения, которая активно участвовала в процессе на всех этапах проекта”, — уточнила она.
Как рассказал Александр Бритов, в Kelly Services Russia существует отдел по развитию бизнес-приложений, в котором бизнес-аналитики, специализирующиеся на работе с модулями фронт-офиса, мидл-офиса и бэк-офиса, тесно сотрудничали с проектной командой “АНД Проджект”. Эти специалисты обсуждали и согласовывали функциональный дизайн, участвовали во всех этапах тестирования функционала или его части, подтверждали изменения, происходившие в рамках проекта. Помимо этого они проводили полный цикл обучения и написания руководств пользователя на основании дизайна, разработанного компанией “АНД Проджект”. А раз в неделю руководители проекта со стороны “АНД Проджект” и Kelly Services Russia собирались, чтобы обсудить статус проекта, в том числе и проблемные вопросы с руководством компании, а затем принимали решения для их устранения.
В процессе обследования, по словам Наталии Овчаренко, было выявлено большое разнообразие торговых условий, по которым компания Kelly Services работает со своими клиентами. Эти условия учитывают множество параметров, на основании которых рассчитывается стоимость оказанных услуг, формируются счета на оплату, акты оказанных услуг. Необходимо было разработать функционал, с помощью которого было бы возможно задать в системе все эти алгоритмы. “Причем этот функционал должен был обеспечивать свободную работу сотрудников фронт-офиса и позволять им настраивать новые торговые условия с минимальной поддержкой со стороны ИТ-специалистов”, — подчеркнула г-жа Овчаренко.
Кроме того, решение должно учитывать стремление компании развиваться, т. е. оказывать новые услуги, что, естественно, может привести к требованию реализовать в системе новые виды торговых условий. Поэтому при разработке архитектуры решения был сделан максимальный акцент на гибкость в настройках и возможность расширения функционала. К решению достаточно просто могут быть подключены новые источники данных — например, новые модули системы Microsoft Dynamics AX или внешние системы.
Как обычно при реализации такого рода проектов, исполнителям пришлось столкнуться с рядом проблем, и в первую очередь с проблемами, связанными с многообразием торговых условий и большой стоимостью автоматизации всех требований ключевых пользователей. Причинами возникновения таких проблем, по мнению Александра Бритова, стали разрозненность информации и невозможность при проведении интервью собрать информацию из всех источников. “Иначе это могло перерасти в бесконечный процесс по сбору требований, — пояснил он. — Поэтому мы приняли рамки проекта, в которых описываются те процессы, которые будут автоматизированы, а также те, что в данном проекте не планируется автоматизировать. Все исключения решались уже за рамками проекта”.
Достигнутые результаты — основа будущего развития
“Проект по внедрению решения AND Project: Billing for Professional Services был выполнен практически показательно. Считаю, что предыдущие три проекта, реализованные в 2007-08 гг., позволили использовать весь накопленный опыт для его удачного старта и завершения”, — сказал Александр Бритов. Так, по его словам, проект был реализован в сроки и с бюджетом, которые превысили плановые показатели лишь на 6%.
С ним солидарна и Наталия Овчаренко: “Каждый проект внедрения приносит свой уникальный опыт. Говоря о проекте в Kelly Services нужно отметить, что специалисты этой компании показали глубокие знания бизнес-процессов, что послужило основой конструктивной и плодотворной совместной работы”.
Решение “АНД Проджект”, созданное для российского офиса Kelly Services, поддерживает единые стандарты работы транснациональной структуры. Система позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с требованиями законодательства РФ, готовить отчетность по стандарту US GAAP и соблюдать единые внутренние требования к отчетности.
В частности, AND Project: Billing for Professional Services позволяет компании Kelly Services Russia рассчитывать стоимость услуг для своих клиентов, формировать счета и накладные, автоматически формировать бухгалтерские проводки в ERP-системе. Единый механизм расчетов с клиентами в этом решении реализован на базе Microsoft Dynamics AX и интегрирован с основными модулями системы. Механизм основан на настройке ставок различных типов: ручной ввод или расчет на основе данных других модулей (строки зарплаты, ставки заработной платы, табели, авансовые отчеты, накладные на закупку, операции по Главной книге, различные компенсации и вознаграждения). Расчеты гибко настраиваются с помощью формул пользователями системы, а на основе рассчитанных параметров и формулы расчета суммы накладной и суммы счета на предоплату рассчитываются соответствующие суммы и автоматически генерируются накладные и счета. Накладные формируются в необходимой аналитической детализации, определяемой требованиями управленческого учета.
Сегодня, по словам Александра Бритова, 90% всех счетов выставляется автоматически. “Более того, сотрудники разных отделов связаны одним процессом и системой и поэтому понимают важность вносимой информации в систему, — подчеркнул он. — Ошибки в счетах клиенту уменьшились на 15—30%, а скорость формирования счетов на оплату увеличилась в два раза, что позволяет расти бизнесу без повышения затрат на его поддержку”.
Помимо этого AND Project: Billing for Professional Services полностью интегрирует бухгалтерский учет компании Kelly Services Russia с задачами расчетов с клиентами: заказы во фронт-офисе автоматически формируют бухгалтерские проводки и счета. “Учитывая, что в информационной системе российского офиса Kelly Services одновременно трудится более 400 сотрудников, решение значительно ускоряет их работу и минимизирует ручной труд”, — отметила Наталия Овчаренко.
И наконец, решение включает механизм встроенной отчетности, с помощью которого менеджеры Kelly Services Russia могут проводить мониторинг текущей ситуации, используя разные разрезы и аналитики.
К сегодняшнему дню пройден этап стабилизации, считает Александр Бритов: “Здесь хочется отметить хорошую гарантийную поддержку со стороны компании “АНД Проджект”. Очень эффективно, когда для такой поддержки используется отдельный отдел, занятый передачей знаний от проектной команды к службе поддержки, а не та же проектная команда, которая уже участвует в другом проекте и не может эффективно заниматься сопровождением внедренного решения”.
Среди других результатов проекта Александр Бритов выделяет тот факт, что внедренное решение позволило создать четкий бизнес-процесс по согласованию торговых условий с клиентом, внесению их в систему и проведению всех необходимых расчетов для выставления документов. При этом он отмечает улучшение корректности ввода данных сотрудниками фронт-офиса: так, правильность ввода данных увеличилась с 15—30% до 90—95%. “Это позволило использовать отчетность во фронт-офисе с максимально качественными показателями, и на данный момент отчетность стала одним из главных бизнес-инструментов для прогнозирования и принятия решений. До внедрения биллинга все попытки контроля корректности данных не приносили столь хороших результатов”, — подчеркнул г-н Бритов.
В дальнейших планах российского офиса Kelly Services — интеграция с международным корпоративным веб-порталом, использование данных из системы для проведения аналитики по существующим и будущим проектам подбора персонала, а также реализация отчетности для проектов.
