Если раньше ставка делалась на автоматизацию производственных процессов, то на сегодняшний день повышение производительности сотрудника, “работающего головой”, а не руками, чуть ли не первостепенная задача.

За последнее столетие производительность физического труда увеличилась в десятки раз, тогда как думать человек быстрее не стал, и показатели производительности такого рода сотрудников не перестают расстраивать специалистов по оптимизации процессов.

Возьмем, к примеру, подразделение бухгалтерии, отвечающее за обработку счетов на оплату, проанализируем, на что тратит сотрудник рабочее время, и попытаемся создать идеальный процесс.

Ниже приведен анализ трудозатрат бухгалтера, работающего с документами на оплату, а именно со счетами, накладными, актами, счетами-фактурами, при типичном “бумажном” ведении дел.

Номер п/п

Действие

 Затрачено, мин % от общих трудозатрат Идеальный процесс: затрачено, мин
1 Получение 1,7 9,29 0,68
2 Ввод 1,7 9,29
3 Проверка 6,7 36,61 2,68
4 Выяснение причин ошибки 2,9 15,85 3,48
5 Урегулирование ошибки 2,9 15,85
6 Архивирование 2,4 13,11 1,68
ИТОГО ЗАТРАЧЕНО НА СЧЕТ-ФАКТУРУ 18,3 8,58
Если пристальнее посмотреть на каждую из позиций, которые приведены в таблице, получается следующее.
  1. Получение документов — работа, мягко говоря, не бухгалтера, а секретаря.
  2. Ввод данных в учетные и управленческие системы — также сомнительное занятие для бухгалтера: разве за этим он каждый год ходит на курсы по повышению квалификации и следит за изменением налогового законодательства?
  3. Проверка — вот, наверное, первый из пунктов, который относится к обязанностям бухгалтера.
  4. Выяснение причин ошибки — коллективная задача, ответственность за решение которой лежит на плечах бухгалтера.
  5. Урегулирование ошибки — коммуникации с подразделениями и контрагентами, которые не всегда заинтересованы в своевременном анализе и быстром ответе, что приводит к увеличению времени обработки документа.
  6. Архивирование — формально данная задача должна выполняться архивной службой, но на практике, так как к этим документам в будущем возвращаются именно бухгалтеры, этот этап выполняет та же бухгалтерия.

В результате анализа можно сделать вывод, что из статистических 18,3 мин на обработку документа бухгалтер почти половину тратит на перекладывание бумажек, а оставшееся время уходит на коммуникации с бизнесом и контрагентами. По оценкам экспертов, совокупная стоимость обработки подобного пакета документов в России доходит до 200 руб.

На основании немногих цифр, приведенных в таблице, можно рассчитать потенциальную экономию после автоматизации процесса.

Если применить существующие на рынке технологии по автоматизации ввода данных с бумажных носителей к пунктам 1 и 2 таблицы, то можно получить до 80% экономии времени и возможность освободить бухгалтера от ввода или корректировки уже преобразованных в электронный вид документов и распознанных компьютером данных, переложив эти функции на операторов, не обладающих специальными знаниями.

Так как на 1-м и 2-м этапе документы уже преобразованы в электронный вид, то на 3-м этапе было бы логичным осуществлять сопоставление извлеченных данных с данными в учетных системах и предоставлять бухгалтеру лишь те документы, которые содержат ошибки или несоответствия. По оценкам экспертов, до 60% счетов на оплату контрагенты оформляют без ошибок. Эти документы нуждаются лишь в формальном подтверждении, за счет чего и происходит снижение трудозатрат бухгалтера.

Выяснение и урегулирование причин ошибок в документах предусматривают переговорный процесс бухгалтеров с бизнес-подразделениями, что отнимает очень много времени. Если переговоры ведутся вербально, то история и результат, как правило, нигде, кроме как в памяти сотрудников, не сохраняются.

Автоматизация процесса согласования документов на оплату позволит освободить до 40% времени бухгалтеров на данных этапах; помимо этого сократятся и трудозатраты сотрудников, участвующих в процессе согласования, а это, как правило, высокооплачиваемый управленческий персонал.

Сократить издержки на архивирование и транспортировку бумажных документов позволит их перевод в электронный вид в начале процесса обработки. По самым скромным оценкам экономия может составлять до 30% от трудозатрат бухгалтера на размещение в архиве оригиналов и последующий их поиск.

В итоге получается, что экономия трудозатрат может составить более половины тех, которые компания затрачивает на данный процесс сегодня. Разве это не тот процесс, который стоит оптимизировать?

На мировом рынке IMS-систем (Invoice Management System), а как раз о решениях этого класса мы говорим, много игроков.

Однако при выборе системы следует обратить внимание на российскую специфику процесса, связанную с необходимостью обрабатывать не только счет на оплату, но и сопроводительные документы. Реализованные проекты в организациях, работающих в России, являются неоспоримым доказательством способности системы решать подобные задачи.

Возможность интеграции сразу с несколькими учетными и управленческими системами — одно из требований, предъявляемых к IMS в России. Продиктовано оно тем, что обычно в организациях для ведения бухгалтерского и управленческого учета используются различные решения; при этом данные, необходимые для обработки первичных документов, находятся в системах как бухгалтерского, так и управленческого учета.

Немаловажным фактором при выборе подобной системы является возможность обработки электронных счетов-фактур. Законодательные инициативы рано или поздно приведут к ожидаемому результату — переходу на полный электронный документооборот между контрагентами, и отсутствие такого функционала может привести к дополнительным затратам в будущем.

Быстрый старт — одно из главных требований, позволяющее получить результат в кратчайшие сроки, но это возможно только при наличии готовых интеграционных шаблонов, единого проектного подхода и завершенных успешных проектов.

Ну и в завершение нельзя не отметить стоимость решения, ведь, как мы знаем, экономия должна быть экономной.

www.basware.com

СПЕЦПРОЕКТ