Раскройте потенциал наиболее тщательно оберегаемого и ценного актива вашей компании — данных. В них нет недостатка. Большинство согласится, что данных слишком много, а вот понимание их недостаточно. Согласно недавнему опросу, 60% руководителей получают больше информации, чем могут использовать.
Главное — выявить смысл данных, превратить их в основу для действия, для принятия решений и повышения эффективности бизнеса. Согласно исследованиям, наиболее эффективные организации вдвое чаще используют бизнес-аналитику при определении стратегии на будущее и необходимости повседневных операций, чем малоэффективные.
Насколько успешно ваша компания обеспечивает вас как руководителя своевременной информацией и ее интерпретацией, столь нужными вам для принятия важнейших бизнес-решений?
Компании по-прежнему тратят миллионы долларов на транзакционные приложения и ИТ-инфраструктуру. В результате они собирают горы данных, которые зачастую бывают погребены в огромных базах и слабо используются. Однако растет число компаний, которые находят применение этому мертвому активу. Они получают конкурентное преимущество за счет преобразования данных в ценную информацию и основу для действий, позволяющую находить ответы на важнейшие вопросы, возникающие перед компанией, и повышать эффективность ее работы.
Согласно результатам исследования, проведенного недавно IBM, 50% руководителей считают, что не получают информацию, необходимую для принятия важнейших решений, а трое из четверых полагают, что информация прогнозного характера способствовала бы принятию более совершенных решений. Кроме того, две из трех компаний все еще находятся на ранних стадиях использования бизнес-интеллекта.
В данной статье я очерчу пять уровней бизнес-интеллекта, которые следует использовать всем руководителям компаний. Начнем с подготовки отчетов отдельными приложениями.
Уровень 1. Подготовка отчетов отдельными приложениями
Речь идет о подготовке отчетов в заготовленной форме с помощью транзакционных приложений, таких как SAP или Oracle Financials. В подобных отчетах содержатся исторические данные и ответы на вопросы типа “Что произошло?” и “Чего мы добились?”.
Уровень 2. Корпоративная отчетность с использованием нескольких приложений
Многим компаниям не удается объединить корпоративные данные из-за возникающих при этом организационных и технических проблем. Хорошо известны технические средства, позволяющие создать жизнеспособную инфраструктуру с помощью корпоративных хранилищ или витрин данных и разработать процедуры извлечения, преобразования, загрузки, управления и очистки данных. Бизнес-подразделения и функциональные группы часто не хотят делиться своими данными, что негативно отражается на эффективности работы компании. Проблему можно решить, только если высшее руководство одобрит разработку корпоративной BI-стратегии.
Надежное корпоративное хранилище данных позволяет менеджменту получать целостную управленческую информацию (Single Version of Truth, SVOT). Следует учитывать, что хранилища данных, используемые в аналитических целях, должны быть спроектированы соответствующим образом.
Сосредоточьтесь на решении неотложных проблем бизнеса и на соответствующих данных. Не пытайтесь охватить все имеющиеся в компании данные. Начинайте не с данных, а с вопросов и проблем бизнеса. Это поможет избежать перехода хранилища данных в “смертельный штопор”, возникающий, когда предприятия пытаются делать слишком много и слишком быстро.
Нередко компании вязнут в попытках улучшить корпоративные данные и тратят годы на их агрегирование, интеграцию и очистку вместо того, чтобы решать важнейшие на сегодняшний день проблемы бизнеса. К сожалению, стремление “вскипятить океан” приводит к значительным потерям времени, денег и в конечном счете к утрате поддержки со стороны руководства.
Имеются прекрасные инструменты бизнес-анализа для работы с хранилищами данных, позволяющие менеджерам и пользователям просматривать составленные по определенной форме или специализированные отчеты из различных приложений. Например, с помощью приборных досок и карточек показателей руководители могут вести мониторинг и отслеживать ключевые бизнес-показатели, запрашивая более подробную информацию по мере необходимости. Если же какие-то показатели выходят за заданные пределы, то менеджмент узнает об этом из автоматически формируемых отчетов об отклонениях.
Запросы к нескольким таблицам, сводные таблицы и кубы онлайновой аналитической обработки позволяют глубоко изучить взаимоотношения между двумя наборами переменных (скажем, влияние географического положения на выручку от продаж за квартал или за год).
Действуя себе в ущерб, компании часто останавливаются на этой стадии и упускают дополнительные возможности, связанные со сложной аналитикой.
Уровень 3. Извлечение данных и статистический анализ
На этом уровне дело уже не сводится к простым запросам и составлению списков первой десятки при выявлении взаимоотношений, тенденций и шаблонов в данных. Обычно этим вручную занимаются люди, знакомые как с техникой, так и с бизнесом и прекрасно знающие все элементы корпоративных данных. Они подобны золотоискателям, которые следуют за золотой жилой, чтобы открыть новое месторождение. Подобный анализ на основе гипотез помогает понять данные и ответить на такой, например, вопросы: “Почему происходит именно так?”. Сценарии типа “что, если…” обычно порождают дополнительные вопросы, подлежащие дальнейшему анализу и осмыслению.
Уровень 4. Аналитическая интерпретация и предсказательное моделирование
На данном уровне компании используют сложное ПО моделирования и аналитические инструменты для выявления релевантных взаимосвязей между многочисленными источниками данных и отслеживаемыми в компании переменными. Благодаря сложным вычислениям и автоматизации можно выявлять шаблоны, тенденции, сегменты и кластеры в данных, что помогает лучше понять ситуацию. Если мозг человека способен обрабатывать и визуализировать двумерные графики или трехмерные, многоаспектные представления данных (вспомните трехмерную шахматную доску в сериале “Звездный путь”), то сегодняшние компьютеры и сложное ПО могут выявлять взаимосвязи между различными данными, используя сотни переменных одновременно.
При этом для прогнозирования будущих результатов иногда используется моделирование, что позволяет более эффективно концентрировать ресурсы компании. На данном этапе получают ответы на вопросы: “Какие клиенты вероятнее всего откажутся от наших услуг?”, “Какие потенциальные клиенты должны заинтересоваться данным предложением?” и т. п.
Уровень 5. Оптимизация ресурсов
На данном этапе компании оптимизируют ресурсы, руководствуясь конкретными ограничениями и параметрами. Здесь даются ответы на такие вопросы: “Что нам следует предпринять?”, “Каков может быть наилучший результат с учетом имеющихся ресурсов?”, “Как нам оптимизировать структуру кадров, запасы и уровни обслуживания?”. Просто нирвана, да и только!
На каком из пяти уровней развития бизнес-интеллекта находится ваша компания? Какому уровню соответствуют ваши познания в этой области? Какой характер они носят — тактический или стратегический? Где сконцентрированы ваши ресурсы? Централизованы они или децентрализованы? Возможности бизнес-интеллекта используются при выполнении любых бизнес-функций или нет? Есть ли у вас отлаженный процесс изучения новых возможностей, сулящих существенные доходы?
Реализация пяти уровней бизнес-интеллекта
Многие компании, погрязнув в повседневных операциях тактического характера, не могут воспользоваться всем богатством имеющихся данных. Причина нередко заключается в складе мышления, ориентированном на решение краткосрочных задач и игнорирующем стратегические, долгосрочные инициативы. Согласно одному из упомянутых выше исследований тремя главными препятствиями на пути к совершенствованию бизнес-интеллекта являются организационные проблемы:
- непонимание способов использования аналитики;
- отсутствие управления ввиду конкурирующих приоритетов;
- отсутствие квалифицированных кадров.
В случае заинтересованности вы можете получить доступ к важнейшим средствам бизнес-анализа, которые в конечном итоге обеспечат вас знаниями, позволяющими поднять компанию на новый уровень.
В качестве первого шага необходимо убедиться в доступности данных, в их надежности и наличии за длительный период. Некоторые компании, руководствуясь благими намерениями, периодически, каждые чтыре-шесть месяцев, уничтожают данные, чтобы снизить расходы на хранение. Однако теперь, при широкой доступности недорогих терабайтных дисков, которыми оснащаются ПК, эти расходы, как правило, невелики.
Лучше всего использовать данные за несколько лет, чтобы точно идентифицировать и проанализировать сезонные колебания. Однако и за один год данные позволяют выявить неизвестные прежде тенденции и шаблоны.
Часто в организациях возникают изолированные островки бизнес-интеллекта, находящегося на различных уровнях развития в зависимости от конкретных проблем бизнеса и наличия специалистов. В нынешней конкурентной среде для оптимизации эффективности компании важнейшее значение обретает отлаженная корпоративная система анализа и использования всех имеющихся на предприятии данных.
Центры компетенции в области бизнес-анализа
Центры компетенции или мастерства в области бизнес-анализа иногда возникают в рамках отличающихся передовым мышлением подразделений ИТ, финансов или текущих операций. Однако рекомендуется отделить их от выполнения повседневных функций, чтобы они сосредоточились на стратегических, долгосрочных задачах. В оптимальном варианте на базе централизованных ресурсов создается группа, которая функционирует в качестве информационного центра и помогает бизнес-подразделениям развивать потенциал бизнес-интеллекта.
Этот постепенный процесс по природе своей является последовательным. Если в каком-то подразделении возникли возможности для использования аналитики и моделирования, то нет никаких причин ждать, пока для этого созреют остальные. Анализ витрины, созданной в бизнес-подразделении на основе надежных данных, может быть весьма эффективным. Не следует ждать, пока будет создано корпоративное хранилище данных.
Наращивание вашей компетентности в области бизнес-интеллекта с помощью всеобъемлющей пятиуровневой бизнес-стратегии требует твердой поддержки со стороны дальновидного высшего руководства. Постарайтесь воспользоваться открывающейся возможностью улучшить интерпретацию данных в качестве основы для принятия более совершенных решений и повышения эффективности работы.
Начните с выявления имеющихся возможностей для создания бизнес-интеллекта и разработайте стратегию повышения компетентности в области бизнес-интеллекта и аналитики. Изучите те средства, которые сулят быстрый эффект, чтобы продемонстрировать скорые успехи и получить поддержку. Постепенно сформируются развитые средства бизнес-интеллекта и появятся аналитики, которые в конечном итоге преобразят вашу компанию.
