Специалисты компании «1С-Архитектор бизнеса» завершили автоматизацию бюджетирования и оперативного планирования в ООО «ЮСБ Фарма» на базе «1С:Управления производственным предприятием 8». Построенная многоплановая схема бюджетирования позволяет не выходить за рамки выделенных средств, контролировать их расход, избегать кассовых разрывов и втрое быстрее готовить отчетность для иностранных инвесторов. В результате удалось оптимизировать затраты, повысить эффективность проведения маркетинговых акций, сократить трудозатраты и количество ошибок в повседневной работе.

В процессе внедрения «1С:Управления производственным предприятием 8» в ООО «ЮСБ Фарма» были автоматизированы следующие участки:

  • планирование и бюджетирование.
Появилась возможность составлять и корректировать бюджеты по определенным линейкам продукции и отдельным центрам затрат предприятия на год с разбивкой по месяцам так, чтобы исправления оперативно были видны всем заинтересованным лицам и учитывались при формировании заявок на расходование средств. При поступлении заявок на расходование средств, превышающих выделенный бюджет, система оповещает об этом финансовый отдел и не позволяет провести такую операцию без согласования с ним. Таким образом, исключены случаи перерасхода выделенных средств.

Ведется подробный план-фактный анализ исполнения бюджетов за любой выбранный период. Это помогает отследить эффективность потраченных средств и планировать дальнейшую деятельность на основе имеющихся показателей за предыдущие периоды. Руководствуясь этой информацией, перераспределяется нагрузка на сотрудников, принимаются решения о целесообразности проведения некоторых мероприятий. Например, удалось повысить эффективность проведения маркетинговых акций, выделяя больше ресурсов на мероприятия, доказавшие свою эффективность в предыдущем отчетном периоде.

Платежный календарь помогает осуществлять финансовое планирование на месяцы вперед и избегать кассовых разрывов, что помогает вовремя рассчитываться с поставщиками и выполнять другие финансовые обязательства.

  • управление закупками.
Заявки-требования на закупку материалов, которые ранее приходили в отдел закупок по электронной почте, теперь формируются и фиксируются в системе, при этом каждая заявка привязана к тому или иному продукту и бюджету. Это позволяет следить за расходованием средств по отдельным продуктам, контролировать сроки выполнения заявок. В результате процесс закупок стал прозрачным и более эффективным.

Автоматизирована работа с поставщиками: в системе фиксируются и хранятся история взаимоотношений, договора, закупочные цены и счета. Эта информация помогает выбрать наиболее выгодные условия закупок, тем самым оптимизировать затраты, и подключать к работе финансовый отдел, который после выставления компании счета анализирует возможность списания бюджетных средств.

  • управление продажами.

На все оказанные в рамках бюджета услуги по продвижению товаров «ЮСБ Фарма» оформляет раз в месяц или квартал счета для иностранных партнеров-производителей данных товаров (в концерн USB входит несколько фармацевтических компаний, поставляющих свой товар в Россию). Благодаря автоматическому заполнению документа «Реализация товаров и услуг» (в соответствии с данными о накопленных затратах на выбранный период с детализацией по продуктам) существенно экономится время и сокращается количество ошибок, неизбежных при ручном вводе, при выставлении документов к оплате.

  • формирование управленческой отчетности.

Благодаря единой системе, в которой отражается каждая хозяйственная операция, стало возможным автоматически формировать ежемесячный управленческий баланс предприятия: отдельный вариант для внутреннего пользования и отдельный — для акционеров, который выгружается из системы в требуемом формате. Составление отчетности стало занимать в 3 раза меньше времени (полтора-два дня вместо недели, как раньше), что позволяет более эффективно использовать время сотрудников, исполняющих данную обязанность.

В результате внедрения в компании появился эффективный инструмент планирования и контроля за деятельностью предприятия, который повысил эффективность закупок за счет их прикрепления к конкретному бюджету и оперативного исполнения, уменьшил нагрузку на персонал за счет автоматизации рутинных процессов, втрое сократил срок подготовки ежемесячной управленческой отчетности. Повысилось качество и оперативность процессов управления подразделениями и компанией в целом за счет быстрого ввода данных и получения более точной аналитической отчетности.