Отсутствие четких политик в отношении архивации и сроков хранения корпоративной электронной почты делает компании потенциально уязвимыми к судебным искам и претензиям регулятивных органов. Об этом говорит опрос фирмы Loudhouse Research среди ИТ-руководства компаний разных размеров, отраслей и регионов, который спонсировала компания Mimecast, предоставляющая облачные сервисы для управления электронной почтой. В опросе участвовали 200 респондентов из США, 200 из Великобритании и 100 из Южной Африки.
Хотя ИТ-отделам часто не нравятся бессистемные подходы к архивированию почтовых сообщений, у многих компании здесь нет четкой политики.
Опрос, касавшийся политики обращения с электронной почтой и практики ее архивирования, выяснил, что лишь 20% компаний США (и 23% от всех участников опроса) хранят заархивированную почту в течение трех или более лет, а каждая четвертая компания (25% в США и 26% в мире) призналась в полном отсутствии четких правил хранения электронной почты. При этом 6% от числа как американских, так и всех респондентов заявили, что в принципе хотели бы в будущем (без указания четких сроков) определиться со своей политикой хранения почты.
Тревожит тот факт, что 41% опрошенных американских предприятий (43% глобально) сообщили, что их политика архивирования основана на внутренне сложившейся практике без всякого учета отраслевых или государственных норм, и только четверть респондентов доложила, что имеет политику хранения почты, соответствующую отраслевыми правилам, и серьезно озабочена тем, что электронную переписку могут затребовать контролирующие органы. Чтобы отобрать все сообщения, связанные с потенциальным судебным делом, американской компании, говорится в отчете, потребовалось бы в среднем 15 рабочих дней.
“ИТ-департаменты могут и должны приложить больше сил для защиты своих организаций через более строгий подход к архивации электронной почты”, — заявила директор Mimecast по юридическим вопросам ИТ Элиза Хедегаард. — Вместе с тем компании, с которыми я говорила, жалуются, что справочная нормативно-правовая система невероятно запутана, сложна для навигации и оказывает мало помощи. Органы управления и надзора должны помогать бизнесу, упрощая структуру нормативов и обращая больше внимания на четкость предъявляемых требований вместо тактики запугивания, сфокусированной на последствиях нарушения правил”.
В то же время в отчете отмечается, что хотя компании не готовы к надлежащей архивации почты, их ИТ-департаменты знают об этой проблеме, и она их беспокоит. Только каждая четвертая ИТ-служба (24% в США, 27% глобально) сообщила о своей полной уверенности, что их политика электронной почты соответствует всем нормативам, тогда как 48% в США (46% глобально) выбрали вариант “в основном уверены”. А 34% от общего числа опрошенных либо абсолютно не уверены, либо минимально уверены.
