Компания «1С-Рарус» автоматизировала финансовое и бюджетное управление в строительной компании «Нефтегазкомплектмонтаж». Новая система построена на основе решения «1С:Управление строительной организацией 8».
В результате проекта оптимизирован процесс формирования, согласования и утверждения бюджетов. Персонал центров финансовой ответственности самостоятельно формирует в программе бюджеты в соответствии с установленными статьями доходов и расходов. Финансовые контролеры получили возможность оперативно корректировать, отклонять и согласовывать бюджет каждого центра финансовой ответственности. Затем бюджеты подразделений автоматически консолидируются в общие бюджеты компании и в форме, установленной в рамках группы компаний, отправляются в головную организацию на утверждение. Изменения в консолидированном бюджете, полученные в процессе его согласования и утверждения, отражаются в соответствующих статьях бюджетов подразделений. В результате утверждение бюджетов ускорилось вдвое.
Ускорилось согласование исходящих платежей. Система электронного согласования заявок на расходование денежных средств позволяет в любой момент определить точку, в которой заявка находится на согласовании в настоящий момент. Сотрудники, ответственные за согласование заявок, теперь получают оповещения о заявках, поступивших к ним. Система поддерживает групповую обработку заявок, назначение дат платежей и формирование реестров оплат, на основании которых автоматически формируются платежные поручения.
Сотрудники теперь могут получать оперативную информацию о включении в реестр оплат каждой оформленной ими заявки на расход денежных средств, а затем самостоятельно, не обращаясь в казначейство, получать из системы информацию о дате оплаты своей заявки и о номере платежного поручения.
Система позволяет контролировать лимиты по статьям бюджетов при согласовании заявок на платежи. Это помогает избежать необоснованного перерасхода средств.
Появилась возможность анализировать динамику, состав и причины возникновения дебиторской задолженности. При работе с платежными документами автоматически осуществляется контроль дебиторской задолженности, исключая тем самым ее рост. В результате дебиторская задолженность сократилась на 67%.
Проводимый с помощью системы план-фактный анализ исполнения бюджетов позволил усилить бюджетную дисциплину. Это укрепило финансовую стабильность компании.
Формы финансовой отчетности для предоставления в головную организацию формируются теперь в системе за считанные минуты. Ранее этот процесс занимал несколько часов.
Гюзель Квон, начальник отдела казначейства, так прокомментировала результаты внедрения: «Согласование исходящих платежей в нашей компании стало происходить слишком долго. Между тем, задержка платежа может привести к срыву сроков сдачи объекта и штрафным санкциям. А платить вне согласованных лимитов — значит повысить риск перерасхода бюджета и уменьшить прибыль. Новая система позволила сократить срок от формирования заявки на расход денежных средств до формирования платежного поручения. При этом контроль за расходом и дебиторской задолженностью усилился. Сокращение сроков согласования платежей и дебиторской задолженности в полтора раза увеличили коэффициент оборачиваемости оборотных средств нашей компании. Автоматизация финансового управления в нашей компании позволила исключить рутинные операции, выполняемые ранее нашими сотрудниками вручную, и дала возможность выполнять значительно большие объемы административной работы без расширения штата сотрудников управления».
