Компания «Фидес», партнер «1С-Рарус», завершила проект комплексной автоматизации учета в отеле «Отрада» (г. Одесса, Украина). С помощью отраслевого решения «1С-Рарус:Управление санаторно-курортным комплексом, редакция 1, украинская версия» автоматизировано 10 рабочих мест. Информационная система помогла сократить издержки благодаря исключению пересортицы и жесткому контролю продуктов на складе, повысить уровень обслуживания гостей отеля — на 20% ускорились все операции, связанные с поиском информации в системе.
Процесс автоматизации проходил по двум направлениям: внедрение подсистем «Отель» и «Ресторан».
Подсистема «Отель» позволяет управлять номерным фондом, бронированием, размещением, планировать работу, контролировать взаиморасчеты и формировать управленческую отчетность. С ее помощью работают администратор отеля и менеджеры на рецепции, которые смогли увеличить эффективность и скорость труда. Операции по каждому гостю производятся непосредственно в системе, начиная от подбора номера, учета оказанных услуг, заканчивая внесением денежных средств. В системе всегда отражена актуальная информация о состоянии каждого номера (занят, уборка, свободен и т.д.). Такой подход обеспечивает прозрачность и четкость работы менеджеров, экономит их время, предоставляя всю необходимую информацию. Значительно упростился и контроль взаиморасчетов: система с помощью нескольких нажатий клавиш формирует отчет по заданным параметрам, например, отчет по взаиморасчетам за прошедший месяц или контроль динамики задолженности за прошедшую неделю. При оплате по чеку система учитывает начисления туристического сбора, рассчитывает скидки, ведет учет авансов.
С помощью подсистемы «Ресторан» автоматизированы два ресторана на территории отеля. В системе работают отдел бухгалтерии, кассир, менеджер по инвентаризации и управляющий ресторанами. В результате проекта: исключена пересортица, жестко контролируются продукты на складе и следовательно сокращены издержки на 10%; оптимизировано производство блюд, появилась возможность планирования производства, контроля объемов производства и используемых ингредиентов, включая специи; получена ежедневная отчетность: взаиморасчеты ресторанов, анализ продаж, отчет по себестоимости и др.
Сотрудники ресторана успешно используют в работе систему, ведя учет товаров по дополнительным характеристикам, учет по срокам хранения, а также учет оказываемых услуг гостям — как пакетами, входящими в тариф, так и по отдельности.
Использование подсистемы «Ресторан», с одной стороны, обособило рестораны от всего комплекса, автоматизировав их как отдельные функциональные единицы, а с другой стороны — учет по обоим блокам ведется в единой базе отеля.
Гибкое взаимодействие подсистем обеспечивает сбор и формирование необходимой отчетности для принятия управленческих решений и дает более полную картину деятельности комплекса.
Ярослава Сыч, главный бухгалтер отеля, подвела итоги проекта: «Мы довольны результатами внедрения. Программный продукт „1C-Рарус: Управление санаторно-курортным комплексом“ позволил нам объединить в информационной системе учет в гостинице и в ресторанах. Программа помогает нам эффективно управлять доходами и расходами, а значит, повышать уровень обслуживания самих объектов».
