Прежде чем отвечать на электронные сообщения, вспомните, как избежать неловкостей или грубых нарушений этикета, призывает на портале Enterprisers Project Сара Вудс, старший вице-президент по глобальному консалтингу компании Bates Communications, специализирующейся на консультировании по вопросам развития и лидерства руководителей.
Один из самых больших недостатков нашей постоянно работающей цифровой коммуникационной среды — риск послать сообщение, о котором потом пожалеете. Это может быть ответ слишком большому числу адресатов, сообщение по конфиденциальному или настолько важному вопросу, что его лучше обсуждать при личной встрече, выбор тона, который может быть неправильно понят, или непреднамеренное разглашение доверительной информации.
Неподобающие или недопустимые электронные сообщения — общая проблема всех бизнес-лидеров. Раз за разом высшие руководители, которых мы обучаем, включаются в цепочку неверное понятых сообщений, в список рассылки которых включено слишком много людей, что придает им нежелательную огласку и имеет негативные последствия.
Помимо траты времени и эмоций на доскональное управление лидеры рискуют, что подчиненные станут свидетелями ненужного и часто запутанного конфликта между коллегами или членами одной управленческой команды, не зная контекста, не понимая намерений или не зная предысторию. Еще хуже, что неудачно составленное сообщение оставляет несмываемый цифровой след, поэтому легко может получить широкое распространение. В результате ущерб многократно возрастет.
7 причин выдержать паузу перед отправкой электронной почты
Помните, что микрофон всегда включен. Руководители, стремящиеся избежать отправки неудачно составленных сообщений, возникновения непонимания и других ошибок, должны сделать паузу, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Сперва стоит перечитать черновик, подумать над списком рассылки и сопоставить свои намерения с возможным восприятием сообщения.
Сообщения не следует отправлять в следующих случаях.
1. Ваше сообщение содержит отзыв о работе кого-то другого — сотрудника, коллеги, сервис-провайдера или босса. Этого не должно быть в электронной почте. Никаких исключений. Встретьтесь с человеком лично, а если это невозможно, позвоните ему либо используйте видеоконференцсвязь.
2. Информация в сообщении может затрагивать назначения или поручения, о которых еще не было сообщено кандидатам. Представьте, какие эмоции это могло бы у них вызвать, если вы не говорили с ними напрямую о предстоящих переменах с учетом всех обстоятельств. Такого рода информация включает сигнал тревоги по поводу статуса, сохранности рабочих мест и компенсаций. Проводите собеседования с кандидатами лично с глазу на глаз до того, как будет объявлено о назначениях.
3. Вы заметили, что в процессе обмена сообщениями возникло непонимание. Это указание на то, что между участниками уже растет напряженность. Велика вероятность, что ваш ответ ее усугубит. Проясните ситуацию в ходе личных встреч.
4. Вы обнаружили, что проявили эмоциональность, допустили саркастические шутки, грубость или подстрекательство. Даже если вы думаете, что получатель все поймет и оценит, никогда не нажимайте кнопку «Отправить». Это неизбежно аукнется. Не рискуйте, даже если считаете, что получатели вас простят.
5. Вы рассылаете копии сообщения. В этом случае нет необходимости полностью отказаться от отправки сообщения. Но как правило, если рассылка копий не является совершенно необходимой, лучше обходиться без нее и всем рекомендовать поступать так же.
6. Сообщение содержит секретную, проприетарную или конфиденциальную информацию о компании или человеке. После того, как сообщение будет отправлено, эта информация перестанет быть и секретной, и проприетарной, и конфиденциальной.
7. Вы отвечаете на сообщения ночью перед очисткой почтового ящика. У вас могут быть самые добрые намерения привести переписку в порядок. Но велика вероятность, что вы устали (или еще не пришли в себя после перелета со сменой часовых поясов) и ваша нервная система истощена. Сохраните черновик и утром посмотрите на него свежим взглядом.
