Пандемия привела нас всех к необъятному и не для всех понятному термину — «цифровизация». Цифровая экономика становится ориентиром для многих компаний. Предприниматели постоянно ведут дискуссии о том, что мы должны цифровизироваться, но этот термин все равно остается «иностранным». Давайте разберемся, как цифровизация влияет на бизнес, и как она стала ключом к успеху в 21 веке.
Цифровой словарь
Для начала разберем, что же такое цифровизация. Стоит сразу оговориться, понятие цифровизация пересекается с понятием digital. Поэтому если вы увидите данное слово-приставку, то знайте, что скорее всего это означает цифровой продукт.
Вернемся к термину. Цифровизация (в профессиональных сообществах «цифра») — это масштабный процесс, который модернизирует бизнес. Тут важно понимать, что это усовершенствование вашего дела, а не создание чего-то абсолютно нового. При этом нельзя говорить о том, что вы перешли в цифру, если вы просто оцифровали документы. Это важный шаг, но это только часть процесса.
Давайте разберем на примерах. Допустим, у нас есть процесс приготовления хлеба. Если рассматривать то, как это делали наши бабушки: самостоятельно подготавливали ингредиенты, смешивали их, ждали пока тесто подрастет, потом вручную формировали хлеб и запекали. Такой формат обозначим «классическим».
Но в наше время для приготовления домашнего хлеба существуют специальные машины, которые почти все делают самостоятельно, туда стоит только положить ингредиенты, а она и смешает все, и «подождет», пока тесто обретет форму, потом еще и подрумянит хлеб на нужной температуре. Вот так мы получаем готовый продукт, легко и без траты сил. То есть процесс максимально автоматизирован. Так и в цифровизации — мы можем перенести бизнес-процессы в обновленный и более быстрый формат, в том числе, за счет их автоматизации.
Мы понимаем, что у нас есть ингредиенты и машина для выпекания хлеба, но если очередность действий будет нарушена, то никакие средства нам не помогут. С цифровизацией все работает точно так же — важна итерационность изменений. Для начала нам нужно привести в цифровой порядок все данные, которые у нас есть, то есть подготовить ингредиенты. Затем постепенно поместить внутрь все «ингредиенты». В бизнесе мы берем оцифрованные данные и «кладем» их в специальную программу, которая будет помогать нам обрабатывать это. И вот на выходе мы получаем бизнес с автоматизированными процессами и менее затратным производством. Не забывайте, что цифровизация это не просто обновление техники — это масштабная реструктуризация внутренних сил компании.
Для чего нужна цифровизация?
Нельзя переводить бизнес в digital вслепую. Изначально вам нужно провести анализ состояния компании. Дальше вам необходимо расставить приоритеты: какие процессы стоит цифровизировать, чтобы это было максимально эффективно. Ведь цифровизация — это не живая вода, которая повысит вашу прибыль в 10 раз за один момент. Неправильное или непоследовательное внедрение цифровых ресурсов тоже может навредить бизнесу. Поэтому тут стоит изучить все возможные исходы событий.
Цифровизацию можно условно разделить на такие основные этапы:
- оцифровка документации и ее оборота;
- выстраивание системы онлайн-общения с подрядчиками;
- внедрение автоматизированных программ;
- обучение сотрудников новому формату взаимодействия с программами и друг с другом.
И, оговорюсь, это мы обозначили только самые основные этапы, а их может быть намного больше. Поэтому стоит закладывать еще и время на тот период, когда ваш бизнес будет постигать цифровой дзен. В этом случае повезло тем, кто цифровизировался до ковидного кризиса и смог пережить его максимально комфортно. Эти компании просто освоили работу вне офиса и с использованием онлайн-инструментов задолго до того, как это стало необходимостью. Остальные же, кто пытался быстро перейти в цифру в кризисный период, столкнулись с тем, что это не такой уж и простой путь. Практика показывает, что ввод цифровых новшеств в кризис не совсем эффективен. Это похоже на то, как пытаться активно заниматься спортом с температурой 39.
Что будет после перехода в «цифру»?
Цифровизация, как и любое новшество, несет за собой определенные риски. Сам процесс может показаться вам неощутимым, так как это вовсе не замена компьютеров или любой другой техники на новую. Цифровизируются процессы, которые ежедневно происходят в компании.
Например, особенно заметен перевод в «цифру» государственных организаций. Идеальный тому пример портал «Госуслуги»: больше не нужно тратить свою жизнь на очереди в паспортных столах, все можно оформить через сайт. Подтверждает это и статистика: за 2020 год средний уровень цифровизации процессов в России составил 54%. Но такая digital-трансформация госсервисов не только упрощает нам с вами жизнь, но и помогает бизнесу быстрее настроить свои процессы уже в «цифре». Сегодня куда удобнее получать электронные документы и отправлять их в налоговые, чем еще пару лет назад. Популярность ЭДО (электронный документооборот) в компаниях — уже показатель того, что мы все ближе к глобальной цифровизации.
Представьте, что вам опять приходится ездить и получать одну справку полдня. Это же даже страшнее стоматологов. А теперь это можно сделать онлайн в несколько кликов с регистрацией и смс, но без очереди. Вот так цифровизация упрощает решение многих вопросов и в бизнесе.
Цифровизация не только помогает делать бизнес более прибыльным, но и открывает новые решения, особенно когда мы находимся в ограниченных условиях, таких как пандемийный кризис. Мы получили доставку всего на свете в один клик, быстрые сервисы обработки данных и аренду автомобиля с помощью кнопки на телефоне. Самое важное — не отрицать цифровизацию как феномен. Она может принимать разные формы в зависимости от специфики деятельности компании и особенностей рабочей процессов. Но она — будущее любой компании, которая хочет развиваться в 21 веке. Если вы еще не начали предпринимать первые шаги по оптимизации бизнеса, самое время — сейчас.
