Очевидно, что гибридная рабочая модель станет стандартной в 2022 г. и в последующий период. Генеральный директор и соучредитель Howspace Илкка Мякитало дает на портале Enterprisers Project советы, как разработать гибридную рабочую стратегию таким образом, чтобы люди чувствовали себя комфортно и естественно.

В 2022 г. гибридная модель работы будет называться просто работой. Пока это не станет нормой, команды будут испытывать сложности при адаптации. Хотя не существует универсального подхода для всех людей, ролей или проектов, прислушайтесь к советам ниже, которые помогут сгладить переход.

1. Создайте гибридную модель работы с учетом мнений сотрудников

Универсальной модели гибридной работы, которая бы подходила для каждой организации, не существует, потому что она должна соответствовать ее культуре. Совместное создание модели со всеми сотрудниками компании — вот ключ к успеху. Поскольку это напрямую влияет на ваших людей, избегайте принятия решений по вертикали. Спросите сотрудников об их предпочтениях и постарайтесь их учесть. Если вы этого не сделаете, они будут разочарованы и недовольны, что может быстро разрушить культуру предприятия.

Выбор типа структуры, которая лучше всего подходит для людей в вашей команде, должен осуществляться вместе с ними. Заботьтесь о своей команде, а они будут заботиться о клиентах и организации. Популярные гибридные рабочие структуры включают в себя подход «преимущественно удаленная работа» с периодическими рабочими днями или «преимущественно офис», когда сотрудники работают удаленно в определенные дни. Некоторые компании проводят личные встречи в офисе только раз в месяц.

Договоритесь в организации о том, какую цель играет офис в гибридной среде. Должен ли он способствовать сотрудничеству или налаживанию отношений? Соберите мысли и идеи от всех и подумайте, следует ли вам возобновлять его посещение так, как было принято раньше. Если вы сможете найти альтернативу большому и пустому офису, это поможет сэкономить годовой бюджет.

2. Доверяйте своим сотрудникам

Позвольте сотрудникам работать так, как они считают нужным, и в результате вы получите более довольных и работоспособных членов команды. Используйте для оценки прогресса вашей команды метрики, а не время работы. Одна из проблем удаленной работы — это «видимость» продуктивности и присутствия для руководства. Однако измерение не должно рассматриваться как карательная мера, чтобы поймать людей на ошибках — оно должно направлять сотрудников на достижение целей.

Большинство работников не работают все восемь часов даже в офисе, поскольку они спонтанно встречаются с коллегами, чтобы обсудить важные рабочие моменты. Менеджеры должны игнорировать время как меру продуктивности и доверять своим сотрудникам выполнять работу наилучшим образом. Если цели достигаются, но у сотрудников практически нет надобности взаимодействовать с коллегами или же они наоборот имитируют занятость, значит цели слишком легкие и их нужно пересмотреть.

Важно быть внимательными, чтобы умело поддерживать вовлеченность и коммуникацию на высоком уровне, иначе может возникнуть «эффект арбуза» — получены хорошие «зеленые» показатели, но внутри арбуза скрывается большой кусок красного цвета, который представляет собой плохой опыт сотрудников. В таких случаях сотрудники могут обсуждать проблемы друг с другом в виртуальном чате, а не с руководством.

3. Переосмыслите совещания

Командам нужно научиться новым методам работы, чтобы не проводить все рабочее время на совещаниях, из-за чего «настоящую работу» приходится выполнять по выходным и вечерам. Это означает, что работа должна стать в большей степени асинхронной. Чтобы найти новые способы работы, примите образ мышления фасилитатора — сосредоточьтесь на понимании того, как работают человеческие отношения, планируйте работу таким образом, чтобы она как можно лучше соответствовала этим привычкам и потребностям. Кроме того, не забывайте о социальном аспекте всех встреч, задавая спонтанные и личные вопросы: официальная повестка дня — не всегда лучший способ коммуникаций.

4. Создавайте возможности для общения и взаимодействия

Не ограничивайтесь чашечкой кофе и счастливыми часами Zoom, а рассмотрите такие подходы, как прогулки и беседы, виртуальные рабочие места, музыкальные викторины, часы открытых дверей в офисе и системы для работы с наставниками (buddy system). «Приятель по работе» (work buddy) в течение первых недель или месяцев работы новых сотрудников в компании выступает в роли наставника и проводит с ними регулярные индивидуальные встречи, чтобы убедиться, что их адаптация проходит гладко. Это создает возможности для обмена информацией и обучения даже во время удаленной работы, что обычно является проблемой для новичков, которые ищут совета у старших сотрудников.

Устраивайте пешие встречи или «догонялки» с вашей командой и поощряйте членов вашей команды почаще проводить время таким образом. Разговоры во время прогулок помогут вам достичь двух важных целей: физической активности и социальных связей. Кроме того, они помогают бороться с усталостью от Zoom, которую мы все испытываем. Чтобы придать беседам более непринужденный характер, но при этом не отвлекать людей от работы, руководители и сотрудники могут добавить в свои календари или статус-бары часы открытого (виртуального) офиса. В назначенное время сотрудник может позвонить другому человеку, чтобы поделиться идеями, обсудить стоящие перед ним задачи или просто по-дружески пообщаться.

Виртуальная совместная работа — это способ синхронной работы отдельных людей, но над своими собственными проектами. Люди могут присоединиться к групповому видеозвонку и работать каждый над своим проектом. Благодаря включенным камерам и микрофонам у людей создается ощущение, что они делят пространство с другими, и это может помочь им повысить продуктивность. Наличие правильных инструментов в значительной степени способствует тому, что сотрудничество проходит гладко, а сотрудники остаются довольны. Большая часть неудовлетворенности нашей повседневной жизнью возникает из-за использования инструмента, цель применения которого для нас непонятна, либо инструмент не вносит положительного вклада в наши рабочие процессы и производительность.

Кроме того, важно, чтобы инструменты органично вписывались в контекст синхронной и асинхронной работы. Здесь важно выбрать правильные инструменты для работы и важно услышать отзывы о них. Если после значительного периода тестирования инструменты не помогают, то от них стоит отказаться. Не применяйте их просто потому, что так было раньше — административное давление контрпродуктивно.

Учитывая, что уровень социального взаимодействия у разных людей разный, здесь важен баланс. Ни один руководитель не заинтересован, чтобы сотрудники чувствовали себя полностью истощенными или изолированными.

Приняв во внимание эти советы, вы сможете помочь своим сотрудникам перейти на гибридную модель таким образом, что это будет настолько естественно, что в ближайшем будущем вы будете называть это просто работой.