Директор по стратегии Accenture Бхаскар Гош, а также его коллеги, управляющий директор по стратегии автоматизации и внедрению изменений Гаятри Паллаил и глобальный руководитель по автоматизации Раджендра Прасад, рассказывают на портале InformationWeek о пяти основных шагах, которые помогут компаниям привнести контроль, стратегию, а также структурировать свои проекты интеллектуальной автоматизации (ИА).

Многие организации рассматривают автоматизацию как решение, позволяющее повысить ценность и эффективность бизнес-процессов. Однако, несмотря на широкие перспективы ИА, внедрение ее для многих компаний это по-прежнему непреодолимое препятствие. Недавнее исследование Accenture подчеркивает, насколько важна стала автоматизация для успеха и устойчивого роста бизнеса.

В последнее время цель ИТ-отдела формулируется следующим образом: «делать больше с меньшими затратами». В мире ограниченных бюджетных ресурсов, организационных ИТ-возможностей и внимания руководства определение того, как автоматизация вписывается в архитектуру ИТ, может стать серьезной проблемой. Если руководство серьезно настроено на реализацию потенциала ИА, необходимо найти способ определения возможностей, основанный на данных. Исходя из того, что мы наблюдали в большинстве случаев, можно выделить следующие основные шаги.

1. Найдите свою путеводную звезду

Первым шагом является определение приоритетов автоматизации с точки зрения того, что сделает предприятие более успешным. Будет ли это создание новых предложений и возможностей для клиентов, которые принесут доход? Будет ли это повышение эффективности существующих процессов и сокращение количества повторяющихся задач, выполняемых людьми? Является ли ИА способом повышения скорости, снижения затрат или улучшения обслуживания? Четкое определение целей с самого начала позволяет сопоставить потенциальные варианты использования ИА с текущей корпоративной стратегией и определить приоритетность конкретных возможностей.

Например, один производитель автомобилей класса люкс поставил четкую бизнес-цель для своих ИА-усилий: достичь более высокой производительности производства за счет упреждающего предотвращения проблем, которые могут остановить его.

Каждый проект влечет за собой затраты, поэтому необходимо изучить прогнозируемую окупаемость инвестиций. Для любой автоматизации должно быть разработано экономическое обоснование с учетом соображений финансовой рентабельности и более широкой ценности для бизнеса.

2. Проанализируйте свои процессы

Сейчас самое время провести инвентаризацию бизнес-процессов. В каждом бизнесе есть процессы, которые являются избыточными или ненужными и могут быть устранены для повышения эффективности еще до начала автоматизации. На этапе картирования станет очевидно, что некоторые процессы необходимо полностью переосмыслить, чтобы сделать их более эффективными или отразить новые операционные реалии. Эта работа должна быть проделана до начала автоматизации, иначе у вас останутся те же самые неэффективные процессы — просто теперь они будут автоматизированы.

К примеру, у одной компании определенный ежемесячный процесс занимал 17 дней. Но при более тщательном рассмотрении обнаружилось, что за последние шесть месяцев с приложением никто не работал. Было принято решение вывести процесс из эксплуатации, сэкономив время и ресурсы для более ценных проектов.

3. Начните с очевидного

В целом, приложения, которые представляют собой возможности для автоматизации, имеют некоторые общие характеристики: они могут требовать частого ручного обновления или масштабирования, извлечения данных или высокой степени персонализации. Если приложение опирается на данные, оно является естественным кандидатом для ИИ, например, машинного обучения для саморазвития. Однако будьте осторожны и не беритесь сразу за множество проектов: увлечься новыми технологиями легко, что может привести к автоматизации ради самой автоматизации.

Первые кандидаты на автоматизацию могут быть выбраны на основе потенциального влияния на бизнес. Методология совершенствования процессов, такая как Lean Management или Six Sigma, часто помогает указать путь. Например, анализ с использованием причинно-следственных матриц Six Sigma и матриц приоритетов, основанных на проектном мышлении, может выявить процессы, которые должны иметь приоритет на основе таких критериев, как их частота, усилия, необходимые для автоматизации, критичность для бизнеса и потенциальная экономия времени. После того как каждому из этих факторов присвоены значения, с помощью матрицы легко подсчитать итоговые показатели и определить, какое место в списке потенциальных проектов автоматизации должен занять тот или иной процесс.

4. Оцените зрелость вашей организации

Прежде чем начинать, оцените текущую зрелость своей компании в области автоматизации, так как это повлияет на способность реализовать планы по ее внедрению. Другими словами, идея может иметь невероятный потенциал, но сможете ли вы ее реализовать? Оценка зрелости автоматизации — это, по сути, упражнение в бенчмаркинге, сравнение того, что делает и способна делать компания по сравнению с конкурентами. Откровенно говоря, многие компании переоценивают уровень своей зрелости.

На этом этапе стоит задать следующие вопросы. Как изменить бизнес и процессы таким образом, чтобы воспользоваться преимуществами автоматизации? И насколько это видение отличается от текущей реальности?

Например, розничная компания с начальным уровнем автоматизации будет работать с базовым сайтом э-коммерции. Чтобы перейти на более высокий уровень, она может добавить роботизацию процессов для проведения инвентаризации и подготовки заказов для поставщиков. Чтобы перейти на уровень выше, ей нужно будет применять аналитику для поддержки принятия решений мерчендайзерами путем прогнозирования спроса на новые продукты.

5. Составьте дорожную карту автоматизации

Дорожная карта — это предполагаемый путь компании от текущих к будущим целям, включающий планирование проектов автоматизации, темпы изменений и стратегии развертывания. Это долгосрочный путь автоматизации всего, что должно быть автоматизировано, в нужное время и нужным способом для достижения бизнес-целей. Карта — это также путь создания глубоких знаний и новых ИТ-навыков, необходимых всему персоналу для структурированного развития и создания культуры «автоматизация превыше всего». Не забудьте указать, как будет отслеживаться и измеряться успех. Важно с самого начала установить базовые показатели, чтобы иметь возможность оценить окупаемость инвестиций в автоматизацию.

Изучайте, разрабатывайте стратегии и решайте проблемы

Хотя ИА требует реальной работы и приверженности, ключ к успеху не так уж сложен. Главное — разработать стратегию и решать проблемы.

Как команда может оценить возможности автоматизации? Все начинается со сбора исходных данных и как можно большего объема информации о существующих процессах, системах и данных. Затем необходимо установить круг задействованных бизнес-профессионалов. Далее разработать стратегию и решить проблему, то есть команда должна получить инсайты при помощи анализа данных и бенчмаркинга, которые указывают на хорошие возможности автоматизации.

Определите, какие из этих возможностей следует сделать приоритетными с учетом их влияния на бизнес; затем разработайте конкретные решения по автоматизации в соответствии с возможностями организации по разработке и внедрению новых технологий. Результат: автоматизированные и оптимизированные процессы, которые приносят прибыль и способствуют успеху бизнеса.