Столкнувшись с экономическим спадом, многие предприятия сокращают свою деятельность. Это ставит перед ИТ-руководителями задачу сократить свои отделы без ущерба для производительности и безопасности. Способы решения этой задачи обсуждают опрошенные порталом InformationWeek эксперты.

Когда предприятие сокращает штат, ИТ-отдел, как правило, также должен масштабироваться. Для ИТ-руководителей поиск путей поддержания основных услуг при сокращенном бюджете и меньшем количестве сотрудников может стать сложной задачей.

Не упускать общую картину

Лучший способ сократить ИТ-отдел с минимальным ущербом — использовать стратегический подход к оптимизации, говорит Дэвид Льюис, партнер консалтинговой компании ISG. Он советует не концентрироваться только «на низко висящих фруктах».

Льюис предлагает сравнить структуру затрат вашей организации с аналогичными организациями. «Поймите рычаги, которые существуют в различных категориях затрат, и постройте тепловую карту возможностей оптимизации», — советует он. И также рекомендует, ориентируясь на краткосрочную экономию, не упускать из виду более долгосрочные и крупные статьи расходов, такие как сокращение технического долга или рационализация приложений.

Рассмотреть текущие роли и обязанности

Раджан Ад, генеральный директор и основатель компании Magical Media Studio, предоставляющей цифровые медиауслуги, рекомендует подходить к сокращению штата как стратегически, так и проактивно. «Начните с определения того, какие должности или области больше не являются необходимыми для работы компании, — говорит он. — Проведите тщательный анализ ролей и обязанностей вашего отдела и оцените показатели эффективности работы команды. Эти данные помогут вам принять обоснованные решения о том, какие должности следует ликвидировать или объединить».

ИТ-руководитель, которому поручено сокращение штата, должен также изучить текущие услуги, чтобы определить области, которые могут быть кандидатами на автоматизацию или аутсорсинг, советует Том Киркхэм, генеральный директор и CISO компании IronTech Security, специализирующейся на кибербезопасности. «Рационализируя процессы и используя автоматизацию, предприятия могут сократить численность сотрудников ИТ-отдела без ущерба для качества обслуживания», — объясняет он.

Другие подходы к сокращению расходов

По словам Киркхэма, предложение членам команды удаленной работы, совместного использования рабочих мест или программы четырехдневной рабочей недели также может помочь сократить расходы и одновременно повысить вовлеченность и моральный дух. «Кроме того, предоставление сотрудникам возможности переобучения и щедрого выходного пособия может помочь свести к минимуму перебои в работе, вызванные сокращением ИТ-отдела», — считает он.

Сегментация задач — еще один вариант. Чтобы сократить расходы, многие ИТ-организации сейчас предпочитают перекладывать отдельные задачи на внешнюю сторону, например, на поставщика, отмечает Кристофер Кейн, менеджер по исследованию угроз в OpenText Cybersecurity.

Сохранение и поддержка существующих задач и операций очень важны для обеспечения бесперебойной и безопасной работы, несмотря на сокращение штата сотрудников. «Аутсорсинг несущественных услуг, таких как дизайн веб-сайта, может помочь снизить затраты без ущерба для технических возможностей», — говорит Киркхэм.

Стратегия сокращения штата, тактика оптимизации расходов

Разработка стратегии сокращения штата и тактики оптимизации затрат должна осуществляться только при поддержке на высшем уровне — как правило, CIO или CDO, считает Льюис. Он также рекомендует заручиться поддержкой руководителей отделов финансов и закупок и других ключевых бизнес-секторов, а также профильных экспертов в каждой затрагиваемой ИТ-услугами сфере.

«Привлекая разнообразную группу лиц, принимающих решения, вы сможете убедиться, что план сокращения штата является всеобъемлющим и учитывает более широкие последствия для компании», — отмечает Ад.

Эффективная оптимизация затрат требует согласования программы сокращения штата с общими целями предприятия. «Это гарантирует отсутствие ненужных сокращений в стратегических программах и то, что оптимизация будет направлена на нестратегические функции», — говорит Льюис.

Старшие руководители должны договориться о том, какие роли и функции должны остаться в качестве стратегических после сокращения штата, а также о плане осуществления изменений. «Отдел кадров будет отвечать за разделение и коммуникации после этого события, — говорит Стив Филипс, старший директор по управляемым услугам консалтинговой компании enVista. — Юридический отдел будет отвечать за подготовку к негативным последствиям сокращения штата, начиная от воздействия на людей и помещения и заканчивая защитой интеллектуальной собственности компании».

Ограничение перебоев в работе бизнеса

Самая большая ошибка, которую допускают ИТ-руководители при сокращении штата, заключается в том, что они прекращают работу до разработки комплексной стратегии. «Вы должны определить, как должен выглядеть первый день после сокращения штата, чтобы ограничить перебои в работе», — говорит Филипс.

Также важно реалистично оценивать влияние сокращения штата на операционную деятельность. Сокращение численности команды, но не ее рабочей нагрузки, например, является рецептом неудачи и с большой вероятностью может привести к инциденту кибербезопасности, просто увеличив стресс, предупреждает Кейн.

Плохая коммуникация также может сделать сокращение штата излишне болезненным. «Важно быть прозрачным в отношении любых изменений в работе и дать сотрудникам возможность задавать вопросы и предоставлять обратную связь», — говорит Киркхэм. Увольнения создают огромный стресс и неопределенность на рабочем месте, и руководителям необходимо обеспечить наличие ресурсов для тех, кого затронут изменения. «Предоставление помощи с переходом на другую работу или другими карьерными изменениями, а также предоставление личных консультаций или иной поддержки по мере необходимости — это ключевые моменты», — объясняет он.

Сокращение штата — это сложный процесс, но он также может стать для организации возможностью оптимизировать свою деятельность и повысить эффективность. «Если подойти к процессу проактивно и привлечь к планированию ключевых заинтересованных лиц, можно гарантировать, что ИТ-отдел будет продолжать поддерживать цели и задачи компании», — говорит Ад.