Сегодня роботы могут управлять оборудованием, процессами поставок и логистикой, автоматизировать создание и подачу отчётности. Они помогают разгружать HR-специалистов, забирают на себя рутинную часть финансовых функций и делают многое, многое другое. Роботы применимы в компаниях любого масштаба и направленности — и на крупных промышленных предприятиях, и в организациях с разветвлённой сетью офисов, и даже в небольших фирмах. Удобно, не правда ли?

Ниже я расскажу, как встроить роботов в работу бизнеса так, чтобы это приносило реальные результаты, а заодно помогало экономить.

Концепция Robotic Process Automation (RPA) представляет собой класс программных инструментов, на которых можно моделировать пользовательские процессы бизнеса. Эти инструменты широко применяются для автоматизации рутинных и трудоёмких операций, неизбежных в рамках бизнес-процессов. С помощью RPA-систем можно делегировать роботам выполнение тех или иных монотонных задач, тем самым позволяя персоналу не растрачивать свой креативный потенциал или экспертный ресурс и сосредоточиться на стратегически более значимых для бизнеса направлениях деятельности.

Благодаря возможности быстрого сбора и обработки больших объёмов данных, системы RPA активно применяются для мониторинга производственных процессов в режиме реального времени. Это позволяет оперативно выявлять и устранять отклонения от установленных алгоритмов и связанных с ними проблем. Такое применение RPA-систем помогает снизить риски совершения ошибок и повышает эффективность работы компании.

Основное преимущество RPA-систем — в возможности управления и мониторинга большого количества роботов через стандартный пользовательский интерфейс. Такие роботы не требуют наличия специального программного обеспечения и могут взаимодействовать с офисными приложениями точно так же, как это делает человек, что обеспечивает простоту и скорость их внедрения.

Внедрение RPA-систем в контексте тренда на импортозамещение

В недавнем прошлом около 80% рынка RPA в России обеспечивали иностранные поставщики. Сегодня же многие предприятия были вынуждены отказаться от использования иностранного программного обеспечения, что, в свою очередь, в значительной степени повысило спрос на качественные отечественные продукты. Однако российские RPA-системы обладают целым рядом реальных преимуществ.

Во-первых, документация и поддержка на русском языке. Это не только увеличивает скорость внедрения, но и имеет положительный экономический эффект за счёт экономии времени и относительного снижения уровня требований к компетенциям работающих над проектом специалистов.

Во-вторых, отличная интеграция с отечественными системами бухгалтерского учёта. Наши RPA «понимают» специфику принятого в России документооборота. Особенно это важно потому, что кандидаты № 1 на роботизацию в организации любого масштаба и профиля — это именно финансы и HR.

Что имеет смысл роботизировать в первую очередь

Конечно же, приоритетное значение для любой организации имеет прямая экономия, так что, говоря о роботизации отдельных функций, сделаю акцент именно на этом аспекте. Оптимизация штата, более качественное использование кадровых ресурсов и снижение количества ошибок, допускаемых всеми людьми без исключения (а значит, и вытекающих из таких ошибок штрафов, пеней и просто путаницы и других неудобств) оставим за скобками, они очевидны.

Чтобы наглядно продемонстрировать, какую пользу приносят роботы, приведу примеры из собственного опыта «Северсталь — ЦЕС», где уже давно и успешно прошла автоматизация широкого круга бизнес-процессов, а также сколько FTE (эквивалент полной занятости работников, позволяющий определить уровень его вовлеченности в трудовой процесс) мы сберегаем. Читатели легко смогут прикинуть, какое количество и чьих человеко-часов может быть сэкономлено в их компаниях.

1. Роботы в казначействе

  • Выгрузка данных из почты. Автоматизация данного процесса привела к экономии ресурсов в размере 0,3 FTE, что эквивалентно полной рабочей неделе. Теперь мы можем извлекать и обрабатывать данные из электронной почты без необходимости участия в этой операции человека. Это не только повышает эффективность работы на данном участке, но и значительно снижает вероятность возникновения ошибок.
  • Сверка остатков. На этом направлении робот самостоятельно сравнивает сведения по остаткам и оборотам в выписке из банк-клиента с информацией по поступлениям и списаниям в учетной системе. При обнаружении несоответствий направляет соответствующее уведомление ответственному лицу и экономит нам 0,8 FTE.
  • Анализ счета. Здесь автоматизируется проведение сверки корректности введенной информации в банковской выписке по виду операции и номеру счета. При необходимости — заменяется на корректную. По завершении работы отчёт направляется ответственным лицам с указанием номеров счетов, в которых производилась корректировка данных. Прямая экономия — 0,3 FTE.
  • Запрос актов сверки. На основании данных из Excel-файла в учетной системе формируются оборотно-сальдовые ведомости. Ежеквартально робот запрашивает акты сверки у необходимых контрагентов, самостоятельно выявив таковых, создаёт и проводит в учетной системе акты сверки по ним, а по завершении работ направляет отчет бухгалтеру со списком готовых к подписанию актов. Функция, таким образом, оптимизирована на 0,7 FTE.
  • Уведомление об обработке актов сверки. Этот робот контролирует своевременность обработки актов сверки: авторизуется в системе «Контур.Диадок» и разыскивает акты со статусом «Требуется подписание». В случае наличия таких документов направляет бухгалтеру уведомление о необходимости их обработки. В неделю 0,1 FTE может показаться не слишком существенной экономией по сравнению с показателями на других участках, ну а в год? Просто посчитайте в деньгах!

2. Роботы в сервисном центре по обслуживанию персонала

  • Автоматизация сдачи отчётности о трудовой деятельности. Автоматизированный процесс предоставления отчетности о трудовой деятельности зарегистрированных лиц привел к высвобождению одного полного рабочего времени (1 FTE) и снизил риск задержек в сдаче отчетности в Социальный фонд России (с 1 января 2023 года СФР объединил в себе функции ПФР и ФСС). Это также снизило нагрузку на персонал и повысило точность данных в отчетах.
  • Кадровое администрирование. Здесь «в ведение» RPA-системы был передан контроль кадровых процессов, который требует ежедневного составления отчетности по кадровым изменениям в «1С» и ее предоставления по почте ответственным лицам. Робот вносит соответствующую информацию в «1С» при приёме сотрудников на работу и увольнении, наступлении отпусков по беременности и родам/уходу за ребенком, а также при переводе на другую должность. И высвобождает 0,4 FTE.
  • Выгрузки по численности. Для планирования распределения ресурсов, расчёта финансирования и решения других задач каждое предприятие периодически собирает и анализирует информацию о численности сотрудников. В «Северсталь — ЦЕС» тоже. Только у нас выгрузку этих данных из SAP в заданные даты по указанным бизнес-единицам автоматически делает робот, а не сотрудник, 0,1 FTE которого теперь могут быть посвящены куда более полезной для организации деятельности.
  • Актуализация списка статистических форм. Робот ежедневно выгружает актуальные списки статистических форм HR/FI с сайта Росстата на основе входящих Excel-файлов c номерами ИНН, помогая отслеживать их перечень и сроки предоставления. В итоге с экономией 0,1 FTE формируется файл с дифференцированной информацией по направлениям HR/FI, содержащий графики сроков предоставления форм, аналитику и др.
  • Обработка обращений из колл-центра. Робот обрабатывает письма от голосового бота, в которых указаны табельные номера и телефоны обратившихся с запросом сотрудников (в т. ч. в нерабочее время). Проверяет их на предмет соответствия данным в хранилище BW, и при положительном результате — авторизуется в SAP под данными конкретного лица, ранее затрачивавшего на эти действия до 0,4 FTE, чтобы выполнить вместо него целевые действия. Какое из действий необходимо совершить — устанавливается по распознанным роботом заданным ключевым словам.
  • Оформление отпусков. Робот ежемесячно выгружает через SAP дифференцированный по компаниям список сотрудников, которым необходимо предоставить плановый отпуск («Северсталь — ЦЕС» обслуживает как многочисленные юридические лица самой «Северстали», так и организации внешних клиентов). Сотрудники отдела кадров обрабатывают/корректируют выгрузку и загружают на сетевой ресурс. На основе этого файла робот регистрирует все необходимые отпуска в SAP, проводит соответствующие начисления и создаёт требования авансовых платежей. 0,9 FTE по данной функции — оптимизированы.
  • Отслеживание изменений по ДМС. Дважды в месяц робот делает выгрузку из SAP по сотрудникам, анализируя её на предмет наличия уволенных, новых (по сравнению с предыдущим месяцем), изменения должностей/отделов, статусов. По итогам проведения такого анализа — формирует и размещает на сетевом ресурсе файлы с информацией об изменениях в прикреплении к договорам ДМС для отправки в страховую компанию, не только работая быстро и бесперебойно, но и помогая сберегать 0,4 FTE.
  • Информирование об оплате обучения. Робот ежедневно подключается к базе данных Access, в которой хранится информация о сотрудниках, видах обучения, суммах, датах оплат и ответственных за их проведение лицах в договорном отделе. Анализирует сведения о датах оплат и в случае наступления таковых — направляет ответственному соответствующее уведомление. 0,1 FTE ведь тоже совсем не лишние!
  • Автоматическая печать документов из Outlook. Для обработки, в т.ч. содержащих значительное число кадровых документов для внешних клиентов, робот по автозапуску заходит в групповой почтовый ящик в папку «Отправка кадровых документов для внешних клиентов», считывает письма, страницы вложений, определяет тип печати, выводит документы на печать через удалённый доступ к принтеру, а сотрудникам направляет реестр распечатанного, экономя их время. Поскольку в нашем случае речь идёт о более чем 60 тыс. писем в год, экономия выходит существенной — 0,4 FTE.

3. Роботы в финансовом отделе и бухгалтерии

  • Проводки. Робот автоматически создает в учетной системе первичные документы с заполненными реквизитами на основании информации, полученной посредством ЭДО или из распознанного скана бумажного документа, и осуществляет проводки. Сокращает затраты на ведение бухгалтерского и управленческого учета на 0,8 FTE, повышает оперативность и качество работы.
  • Формирование актов сверки. Робот ежемесячно формирует акты сверки внутригрупповых остатков и оборотов по запрошенным контрагентам для загрузки на портал ВГО. По письму на почту или по триггеру автозапуска заходит в файл в письме или на сетевой ресурс с информацией, формирует и заполняет акты сверки, сохраняет их на сетевой ресурс и загружает в учетную систему. Один из наших рекордсменов! — приносит пользы на 1,5 FTE.
  • Мониторинг статуса закрытия. В период закрытия робот заходит в транзакцию, в которой отображается статус закрытия по определённым этапам. Делает скриншот транзакции и направляет его в определённое время ответственным лицам. Этот процесс был автоматизирован на 0,7 FTE и является по-настоящему необходимым для оперативного отслеживания статусов закрытия по каждому из этапов.
  • Подбор документов в рамках требования ИФНС. Робот позволил автоматизировать процесс на 0,2 FTE. Он получает по почте ссылку на требование — файл PDF со списком запрошенных к предоставлению документов. Производит их поиск в учетных системах и «Контур.Диадок» и выгружает документы на сетевой диск. После завершения обработки запросов в ответном письме предоставляет отчёт.

Основные рекомендации по выбору RPA-системы

Безусловно, каждая компания отталкивается от своих нужд и потребностей при выборе подходящего инструмента для их реализации. В приведённых выше примерах мы учитывали ряд ключевых факторов, считая их критически значимыми при выборе RPA-системы (спойлер: убедились в целесообразности ориентации именно на эти критерии, как на необходимый минимум, который теперь рекомендуем всем):

  1. Бесшовная интеграция с RDP-каналом (Remote Desktop Protocol). Возможность использования RPA для работы не только через пользовательский интерфейс, но и через альтернативные каналы, такие, как RDP, важное условие, так как при необходимости это позволит осуществлять онлайн-поддержку пользователей.
  2. Совместимость с системой «1С». Для нас было очень важно, чтобы интеграция с ключевой для наших операций системой была надёжной и эффективной. Робот должен быть способен не только правильно считывать данные из «1С», но и самостоятельно выполнять различные действия. Например, уметь кликать по определённым полям или выполнять код на понятном «1С» языке, когда это необходимо.
  3. Наличие OCR-движка (оптическое распознавание символов) для документов и возможность индивидуальной настройки шаблонизаторов. Подобные элементы имеют особенное значение, поскольку высокое качество обработки документации напрямую зависит от точности распознавания текста и данных. Такие инструменты позволяют роботизировать даже те процессы, которые ранее отклонялись на этапе анализа.
  4. Главная же рекомендация компаниям, рассматривающим возможность внедрения у себя роботов для автоматизации бизнес-функций и процессов, не заниматься самодеятельностью в призрачной попытке сэкономить!

Да, на первый взгляд роботизация представляется не особенно сложным делом. Казалось бы, определяешь тот объём рутины, которую хочется оптимизировать, покупаешь лицензию, формируешь команду и... как-нибудь вся эта конструкция должна же заработать! Но дьявол, как говорится, как раз в этой самой детали — «как-нибудь».

К наиболее очевидным рискам при таком подходе можно отнести недоиспользованность приобретаемого ресурса в силу недостаточной компетентности членов проектной команды, непонимания всех возможностей и потенциала использования имеющегося у системы функционала. В этом случае весьма затруднительно говорить про настройку RPA под важные именно для вашего бизнеса критерии, высокую экономическую эффективность и удобство в эксплуатации.

С другой стороны, созданный «как-нибудь», а не оптимальным способом робот непременно повлечет за собой неоперативность работы, ошибки, на исправление которых придется потратить и время, и средства (чтобы допилить или тотально переписать код), сложности с поддержкой и увеличение расходов в связи с неполной утилизацией лицензий, что, в свою очередь, потребует покупки дополнительной лицензии автозапуска. Это при том, что грамотно и по регламенту написанный робот не только «летает», но и при правильном распределении нагрузки и выстроенном расписании способен последовательно запускать до 10-20 процессов в сутки всего на 1 лицензии.

Подводя итоги, как и в любом деле, я бы рекомендовал доверяться опытным интеграторам: они сделают и настроят всё так, чтобы RPA максимально отвечала потребностям вашей компании, приносила реальную экономию, а робот (готовый или написанный специально для решения ваших задач) трудился наравне с другими членами вашей команды и «играл» на вашей стороне!

Виктор Масленников, руководитель группы роботизации “Северсталь — Центр Единого Сервиса”