Первый взгляд
Notes 4.0 стал мощнее но переход на него не для слабаков
Версию 4.0 группового ПО Notes корпорации Lotus Development ждут уже давно, но она того стоит.
Пользовательский интерфейс продукта значительно улучшен, функции управления централизованы, усовершенствованы возможности работы с сообщениями, увеличено количество инструментов разработки, а мобильные пользователи получат более основательную поддержку. Благодаря этому будет гораздо легче инсталлировать Notes, разрабатывать Notes-приложения с большими возможностями настройки и использовать продукт как в офисе, так и за его пределами.
В последней версии Notes в почтовые сообщения можно включать связи с Internet
К сожалению, чтобы сделать все это реальным, требуется немалое время, поскольку менеджеры и разработчики должны выработать стратегию перехода с существующих версий Notes, протестировать и модифицировать приложения из-под версии 3.х так, чтобы они работали под версией 4.0, и дать пользователям возможность освоиться с новым интерфейсом.
Хотя связи с Internet в новой версии удобны, они не так безукоризненны, как те, что используются в продуктах, специально предназначенных для доступа к World-Wide Web. Возможности управления документами в версии 4.0 хотя и усовершенствованы, но по-прежнему не слишком широки. Клиентское ПО тоже пока не назовешь образцом производительности.
Если забыть о недостатках, то на Notes 4.0 перейти просто необходимо. Lotus также расширила возможности Notes так, что система превосходит сопоставимые продукты корпорации Microsoft и фирмы Novell.
Хотя с выходом версии 4.0 соблазн приобрести Notes стал еще сильнее, существуют десятки более простых и дешевых пакетов группового ПО и программ для проведения презентаций, которые помогут совместной работе пользователей.
Цены на пакет Notes 4.0 (в январе поступила в продажу версия для Windows) значительно снижены и составляют от $495 до $2295 на сервер и от $55 до $275 на клиент.
Удобство в использовании
Пользовательский интерфейс системы Notes 4.0 имеет хорошо спланированный экран, используемый во всех компонентах продукта от системы сообщений и баз данных до утилит администрирования.
Графические пиктограммы предлагают администраторам Notes быстрый способ вызова утилит
Новый интерфейс базируется на интерфейсе системы работы с сообщениями cc: Mail корпорации Lotus (см. рис.). Трехпанельный экран обеспечивает возможности ориентации в выборках из баз данных, папках и агентах баз данных в левой части экрана, благодаря чему пользователи могут получить доступ к этим и другим элементам баз данных Notes, просто бросив взгляд на экран. Содержимое каждой выборки или папки отображается справа в виде списка.
Окно предварительного просмотра внизу экрана сообщает подробности о каждом документе, выделенном в окне содержания. Возможность такого подробного просмотра значительно облегчает работу, когда нужно быстро разобраться с большим количеством документов.
Как и в случае с cc:Mail, корпорация Lotus включила в Notes 4.0 много систем просмотра документов. Мы просто дважды щелкали на присоединениях документов и быстро их просматривали, не тратя время на их отделение или запуск.
Наличие папок для подразделения данных поможет лучше организовать большие базы данных.
Как мы заметили, Lotus не увеличила скорость работы клиентского ПО. Такие операции, как загрузка клиента и открытие систем просмотра при работе в Notes 4.0, отняли у нас столько же времени, сколько и при работе с Notes 3.1.
Пользователи Notes 3.х, уже привыкшие к полноэкранному просмотру содержимого баз данных, могут не сразу разобраться в формате папок версии 4.0. Корпорация Lotus постаралась смягчить проблему перехода, приложив инструменты типа Release 3 Menu Finder очень удобную утилиту помощи, которая дает пользователям возможность просмотреть меню выпуска 3, выбрать один из пунктов выпадающего меню и увидеть эквивалентную команду версии 4.0.
В Notes 4.0 также присутствуют великолепные инструменты графической разработки для модификации экрана. С их помощью мы создали форму базы данных с графическими пиктограммами, представляющими собой различные выборки из БД.
Превращая каждую из таких пиктограмм в “горячую точку” экрана, пользователи могут вызывать данные двойным щелчком на пиктограмме. Такой метод ориентирования особенно понравится пользователям, привыкшим к путешествиям в Web.
В Notes также улучшены возможности работы с длинными документами в ней используются отделяемые разделы, что позволяет разработчикам разделять документ на более мелкие разделы, так что пользователи могут расширить любой раздел, щелкнув на навигационной пиктограмме.
Возможности поиска, которыми уже давно славится Notes, тоже улучшены: в них внесен конструктор запросов, который облегчает проведение более сложных поисков.
Lotus также предложила механизмы корпорация называет их агентами для автоматизации управления информацией. Среди предустановленных полезных персональных агентов присутствует “отпускной агент”, который уведомляет отправителя электронного сообщения, если получатель отсутствует.
В случае необходимости агенты также можно использовать для переадресации входящей почты пользователя, автоматической сортировки входящих сообщений в соответствии с темами и копирования их в соответствующие папки.
Впрочем, в этом отношении Notes не первая. Система работы с сообщениями GroupWise фирмы Novell, которая сейчас проходит модернизацию, чтобы в конце года выйти как клиент-серверное групповое ПО, уже включает серверные правила. Серверная обработка почты присутствует и в уже подготовленной к выпуску бета-версии клиент-серверной системы работы с сообщениями Exchange корпорации Microsoft.
Агенты Notes 4.0 могут работать на клиентской рабочей станции или на Notes-сервере.
Совместно используемые агенты Notes 4.0, доступные пользователям конкретной базы данных, отлично используют встроенные функции защиты системы Notes. Администраторы могут контролировать влияние агентов на производительность базы данных, определяя время дня, когда они могут выполняться, и время, в течение которого они будут работать.
Функции работы с сообщениями
Приобретя интерфейс, похожий на cc:Mail, услуги работы с сообщениями в Notes 4.0 обладают огромным превосходством над возможностями версий 3.х. Инструменты составления сообщений в новой версии позволяют пользователям оформлять тексты при помощи широкого выбора шрифтов и других возможностей форматирования.
Почтовые сообщения можно легко настроить, выбрав электронный бланк (такие бланки называются “почтовой бумагой”). Для того чтобы подчеркнуть содержание сообщения, можно воспользоваться “марками настроения” (графическими пиктограммами). Например, в срочное сообщение можно встроить пиктограмму с изображением пламени.
Пользователям также понравится возможность вставлять в почтовые сообщения Notes связи с документами, например указатели на базу данных Notes или страницу World-Wide Web. Когда получатель щелкает на такой связи, он немедленно перемещается в документ, на который она указывает.
В версии 4.0 используется единое хранилище объектов, что позволяет экономить дисковое пространство при отправке сообщений нескольким адресатам для этого, вместо того чтобы отправлять каждому адресату свою копию, используется одна копия присоединенных файлов. Система электронной почты содержит указатель, который сообщает почтовым клиентам, где искать сообщение.
Notes 4.0 также символизирует первую попытку Lotus сделать свою систему работы с сообщениями совместимой со стандартом MAPI (Messaging API), поддерживаемым Microsoft и принятым многими другими поставщиками услуг электронной почты. Система MAPI Service Provider в версии 4.0 дает MAPI-клиентам, в том числе подготовленной Lotus версии cc:Mail 7.0 и конкурирующим продуктам типа клиента Exchange, возможность сохранять сообщения на Notes-серверах.
Используя клиент Exchange под Windows 95 в качестве интерфейса почты Notes, мы столкнулись с некоторыми проблемами. Исходящие сообщения требуют присутствия на клиенте временного файла, а используя некоторые приложения пакета Office корпорации Microsoft, в частности программу группового планирования Schedule+, мы не смогли отправлять почту пользователям Notes щелчком на кнопке Send Mail внутри этого приложения корпорации Microsoft.
Администрирование
Улучшенные утилиты управления Notes версии 4.0 облегчают задачу администрирования сервера, а некоторые встроенные функции защиты от сбоев помогают поддерживать работу Notes в случаях сбоев на сервере.
Небольшим, но важным усовершенствованием стало то, что утилиты администрирования можно запускать, не выключая сервера Notes. Мы смогли выполнить несколько функций обслуживания базы данных, в частности компрессию, поиск поврежденных данных и резервное копирование, не прерывая работы сервера.
Инструментарий централизованного управления в версии 4.0 позволяет контролировать большинство функций Notes разом, предоставляя администраторам единые средства для создания счетов пользователей, контроля над операциями дублирования и удаленного мониторинга серверов Notes (см. рис. на стр. 44).
Lotus также работает над тем, чтобы усовершенствовать мониторинг операций Notes в реальном времени. Мы воспользовались удаленной консолью для выполнения команд на некоторых серверах Notes и смогли запустить на них монитор Event, который отслеживал статистику по операциям баз данных и давал сигнал тревоги при соответствии их определенным критериям.
Еще одно полезное новшество возможность отправлять по электронной почте на удаленный сервер запрос на статистические данные.
К сожалению, администраторам, которые хотят использовать агенты Notes для широкой автоматизации задач администрирования, придется во всем разбираться самостоятельно: в этой области Lotus предлагает мало образцов и документации.
Распределение информации
Notes 4.0 значительно облегчает переход с ЛВС-связи внутри офиса в режим удаленного доступа через модем.
Единственное, что нам пришлось сделать, это отредактировать файл параметров местоположения и указать, откуда мы будем подключаться и какой режим связи мы намерены использовать.
Функции репликации также значительно улучшены теперь для каждого клиента есть легкоконфигурируемое окно репликации, которое позволяло нам наблюдать, какие базы данных пора реплицировать и когда они реплицировались в последний раз. Мы смогли модифицировать параметры репликации в зависимости от типа связи. Например, при удаленном доступе можно было потребовать только резюме по новым документам.
Типы информации
Версия 4.0 уничтожает пропасть между сохраняемыми в Notes документами и морем информации, доступ к которой можно получить через Web. Через специальный Web-процесс, выполняемый Notes-сервером, пользователи могут просматривать страницы Web и сохранять их в базах данных Notes, с тем чтобы ими могли воспользоваться другие.
Notes также дает пользователям возможность настраивать агентскую задачу для периодического запроса станции Web и получения новых материалов. Сохранение страниц Web в базах данных Notes снижает трафик в Internet, но может привести к некоторым задержкам получения доступа к станциям Notes, в то время как Notes проверяет кэш в поисках запрошенной станции Web, прежде чем отправить запрос на привилегированный сервер.
Разработка приложений
Хотя обилие инструментов программирования в версии 4.0 предоставляет Notes-разработчикам массу новых возможностей, перенос приложений для Notes 3.х в среду версии 4.0 может потребовать серьезных усилий. Например, один из наборов приложений под Notes 3.х, в которых используются макрокоманды для работы с почтой и вставок, необходимо переписать так, чтобы в нем использовалась новая макрокоманда для работы с почтой версии 4.0.
Организациям, которые используют эти макрокоманды во многих приложениях, придется все их проверить на наличие потенциальных проблем. Если бы Lotus включила инструмент для автоматической проверки Notes-приложений и идентификации мест, где нужны изменения, она бы позволила разработчикам сэкономить много времени и сил.
Переход с инструментария разработки для Notes 3.х на инструментарий версии 4.0 может показаться не таким уж простым, поскольку некоторые из старых команд в Notes 4.0 работают совсем иначе. Впрочем, переход того стоит. В целом среда программирования стала гораздо богаче за счет целого ряда новых инструментов для Notes API, которые позволяют разработчикам получать доступ к основным функциям Notes через самые разные языки программирования от Visual Basic и С++ до разработанного самой Lotus языка написания сценариев LotusScript.
Кроме возможности изменять раскладку экрана при помощи упомянутых ранее инструментов графической разработки, можно программировать пиктографические меню для таких заурядных задач, как сохранение документа, так, чтобы они постоянно оставались на экране.
Управление документами
Благодаря мощным инструментам поиска и функциям защиты (в том числе кодирования и аутентификации пользователя) Notes всегда была надежной платформой для распространения документов и управления ими. В версию 4.0 входит ссылочная библиотека для хранения документов.
Упрощенный процесс документооборота дает пользователям возможность отнести документ к определенной категории и отправить его другим для просмотра через почтовую систему Notes. Используя общедоступную книгу адресов Notes, мы смогли отправлять документы либо последовательно (выбрав последовательный режим), либо одновременно (выбрав параллельный режим).
Впрочем, более сложный документооборот потребует более сложной маршрутизации, чем предлагает новая версия Notes. Другие продукты, в том числе некоторые приложения от независимых производителей, разработанные для Notes, позволяют разработчикам устанавливать специальные критерии для маршрутизации документов.
Контроль за многопользовательским доступом в Notes по-прежнему организован слабо. Нет возможности заблокировать документ во время редактирования. Несколько пользователей могут редактировать документ одновременно, но в случае, если изменения конфликтуют между собой, проблемы придется решать вручную.
Изучение и инсталляция
Сотрудники Тестового центра PC Week Labs легко инсталлировали Notes 4 на сервер под Windows NT. Мы смогли настроить сетевую точку инсталляции для централизованной установки клиентов. В продукт входит отличная программа перехода на основе электронной почты, которая проверяет номер версии на каждом клиенте и автоматически начинает инсталляцию Notes 4.0 на клиентах версии 3.х.
К сожалению, при переходе на больших станциях, где используется множество приложений для Notes 3.х, без проблем не обойтись (список некоторых проблем см. в начале статьи).
Такая содержательная система группового ПО, как Notes, слишком сложна, чтобы ее можно было описать в одной-двух инструкциях, поэтому Lotus поступила разумно, разделив печатную документацию на шесть томов. Это хорошее решение разделить ознакомление с версией 4.0 на легкоуправляемые этапы.
Отдельные руководства по переходу и разворачиванию системы дают менеджерам возможность составить полное представление о том, как переходить с существующих систем версии 3.х, и разработать эффективную инсталляцию версии 4.0. Руководство разработчика приложений включает полезный список огромного количества опций программирования. Описание повседневных задач управления разделено на руководство для менеджеров баз данных и отдельную инструкцию для администраторов.
Все инструкции, кроме руководства пользователя, иллюстрированы достаточно скромно.
Мэтт Крамер
Notes 4.0
Корпорация Lotus Development
Кеймбридж, шт. Массачусетс
(800) 346-1305
(617) 577-8500 http://www.lotus.com
Достоинства: Пользовательский интерфейс по сравнению с версиями Notes 3.х значительно улучшен; утилиты централизованного администрирования; улучшенные инструменты для работы с электронной почтой и разработок; надежная поддержка мобильных клиентов; возможность включать информацию из World-Wide Web в базы данных и дискуссии Notes.
Недостатки: У администраторов и разработчиков при переходе будут возникать некоторые проблемы; наличие только самых основных функций документооборота; недостаточно высокая производительность клиентского ПО.
РЕЗЮМЕ: Без сомнения, компаниям, где уже используется Notes, следует подумать о переходе на Notes 4.0. Любой компании, которой требуется мощное групповое ПО, оснащенное надежными инструментами разработки приложений, также следует обратить внимание на новый продукт корпорации Lotus. Microsoft и Novell, впрочем, предлагают альтернативу, а те компании, которым не нужны все возможности Notes, могут найти продукты попроще или скомбинировать их.
УДАЛЕННЫЙ ДОСТУП
Средства репликации данных Notes на мобильные ПК позволят разъездным пользователям поддерживать связь с офисом
Notes 4.0
Lotus Development Corp.
Специальный Web-процесс позволяет сохранять страницы Web в базах данных Notes
ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕХОДА НА НОВУЮ ВЕРСИЮ NOTES
При переводе большого количества пользователей Notes с версий 3.х на версию 4.0 администраторам следует помнить о следующих проблемах:
- Базы данных, индексированные в Notes 3.х, не совместимы с Notes 4.0, так что необходимо снова провести полнотекстовую индексацию при переносе таких баз данных на сервер под Notes 4.0.
- Могут возникать проблемы в работе графических навигаторов сервера Notes 4.0, когда к ним получают доступ клиенты под Notes 3.х.
- Функции работы с сообщениями, внесенные в Notes 4.0, не работают при отправке сообщений пользователям Notes 3.х.
