Город Каменск-Шахтинский - южная столица "Галактики"
ПРОЕКТЫ
В городе Каменск-Шахтинский Ростовской области, что стоит на реке Северский Донец, около 100 тысяч населения. Несколько заводов - машиностроительный, искусственных волокон, есть предприятия пищевой промышленности. Крупнейшим является Каменский химический комбинат, градообразующее предприятие, на котором (когда комбинат работал на полную мощность) трудилось около 15 тысяч горожан. Как один из самых заметных в отрасли, комбинат выпускал "спецпродукцию" (работал на "оборонку"), параллельно производя товары народного потребления (ТНП) - краски, моющие пасты, лаки, клеи. Сегодня цеха, выпускавшие основную продукцию, законсервированы; действуют (если есть сырье) лишь цеха ТНП. Почти в три раза сократилось число работников комбината, да и оставшиеся вынуждены работать в условиях неполной занятости.
Предприятие в долгах, "на картотеке". Но тем не менее автоматизируется. Полтора года назад была приобретена система "Галактика" фирмы "Новый Атлант"для автоматизации бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности. Внедряли ее в основном сами сотрудники предприятия (хотя и с помощью разработчиков), благо на комбинате сложился сильный информационно-вычислительный центр (ИВЦ). "Конечно, если бы директор комбината нас не поддержал и не помог, ничего бы не получилось, - сказал начальник ИВЦ Геннадий Або. - Бухгалтерия и учетные службы работали бы по старинке, с калькуляторами. Не было бы, скорее всего, и самого ИВЦ, разбрелись бы полсотни высококлассных специалистов по фирмам и банкам".
Как же удалось, сохранив людей, еще и шаг вперед сделать? Об этом - беседа с Геннадием Або.
Поиск
Геннадий Або: В свое время на комбинате существовали и АСУ, и АСУ ТП. Сначала на ЕС ЭВМ, потом начали переходить на ПК. Закупали их для отдельных подразделений - отдела снабжения, бухгалтерии, пытались сами разрабатывать ПО. Несмотря на наличие двух ЕС-машин и 80 ПК, информация была неоперативной и из-за слабого контроля зачастую недостоверной. По этому поводу нередко возникали недоразумения и скандалы. Нужно было создать сеть и подобрать соответствующее матобеспечение. Директор нас поддержал: были выделены средства, мы закупили современное оборудование, сделали сеть. Одновременно вели поиск подходящего ПО, в основном в Москве. Тогда-то, два года назад, в поле нашего зрения и попала "Галактика".
PC Week: Какие еще системы вы рассматривали?
Г. А.: На Черкизовском мясокомбинате мы ознакомились с системой их собственной разработки. С помощью сети, объединяющей 250 компьютеров на комбинате, велись безналичные расчеты в столовой, столе заказов и пр. Но "самодельные" системы плохи из-за отсутствия системного подхода. И корректировать их, когда меняются законы, экономическая ситуация или структура предприятия, весьма затруднительно.
Посмотрели и систему фирмы "Юникон" на Братском алюминиевом заводе. Эта система также не выдержала критики (например, сбыт и зарплата автоматизированы пакетами собственной разработки, сплетаются свои и чужие программы, а в таких условиях при внесении изменений все переделки громоздки и ненадежны).
Когда на "Комтеке-95" мы ознакомились с пакетом "Галактика", мы отдавали себе отчет, что он еще несколько сыроват, но разработка понравилась нам своим системным подходом, комплексностью, богатыми функциональными возможностями. И как показала практика, выбор нами был сделан правильный.
1 января 1996 г. мы запустили "Галактику" в опытную эксплуатацию, а с 1 мая система функционирует уже в полном варианте, охватывая такие участки, как бухгалтерия, финансовый отдел, сбыт, материально-техническое снабжение.
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
PC Week: Кто разрабатывал проект автоматизации вашего предприятия?
Г. А.: Наши партнеры из "Галактики" предлагали нам разработать проект комплексной автоматизации, и у нас не было оснований сомневаться в их профессионализме, однако мы решили самостоятельно разработать такой проект. К моменту появления "Галактики" у нас уже имелась локальная сеть. Мы создали свою схему документооборота, план "перекачки" данных в новую систему - здесь, кстати, было много сложностей, ведь за достоверность информации на отдельных локальных компьютерах, как я уже говорил, нельзя было поручиться, поэтому пришлось поднимать исходные документы, т. е. проделать огромную работу по выверке данных.
В "Галактике" прекрасный инструментарий, но для эффективного его использования необходимо грамотно спланировать все работы - регламент обработки информации, ее маршруты, посменную работу персонала, распределение техники. Например, какие-то данные следует обрабатывать ночью, получая к утру готовые отчеты и формы, какие-то - днем, но с помощью вспомогательного сервера и так далее. На эту "подгонку" у нас ушло немало времени и сил, но теперь мы приобрели уникальный опыт и готовы делиться им с коллегами.
PC Week: Пришлось ли вам что-то изменять в ваших учетных процедурах, в структуре подразделений, в организации работы?
Г. А.: Нам пришлось объединить некоторые отделы или перераспределить их функции. Ряд задач возложили пока на сотрудников ИВЦ - например, ввод информации о поступающих на удаленные склады материалах.
Еще пример - перераспределение потоков информации. Раньше отдельные бухгалтеры вели учет по типам расчетов: один ведал взаиморасчетами, другой - бартерными операциями, третий выписывал счета и контролировал оплату. Теперь каждый бухгалтер ведет определенное число контрагентов и все виды расчетов с ними. Стало гораздо удобнее - и нам, и партнерам (легко найти всю информацию и оценить состояние дел с тем или иным поставщиком или потребителем). Таких примеров можно привести много.
PC Week: Как вы обучали сотрудников?
Г. А.: Наши сетевые администраторы прошли обучение по курсу "Администратор ЛВС (Novell)" в фирме "Микроинформ", а также прослушали учебный курс по "Галактике" (еще до покупки системы) в специализированном учебном центре "Нового Атланта". Мы получили дипломы учебного центра по специальностям: "Оперативное управление хозяйственной деятельностью", "Бухгалтерский учет" и "Сетевой системный администратор". Остальные сотрудники ИВЦ осваивали систему на месте. Персонал бухгалтерии и других служб также обучался здесь, под нашим руководством. У тех, кто прежде с компьютером не сталкивался, проблемы были, несколько человек даже пришлось уволить - в этом отношении главный бухгалтер проводил жесткую политику. Да и как иначе? Система должна работать, ведь у нас производство, и даже день простоя оборачивается колоссальными убытками.
Первые результаты
PC Week: Вот уже более полугода вы "живете в условиях "Галактики"". Что интересного произошло за этот период?
Г. А.: Мы удовлетворены программным комплексом "Галактика". Вместе с тем мы постоянно идем вперед. Потихоньку стараемся обновлять или модернизировать парк компьютеров - руководство комбината делает для ИВЦ все что может, а иногда и более того.
Число сотрудников в ИВЦ уменьшилось за год на 20 человек, в основном за счет группы по вводу информации. Во времена ЕС ЭВМ эта группа была одной из самых многочисленных - ведь тогда автоматизированный учет выглядел так: в конце месяца из бухгалтерии, финансового, планово-экономического отделов в ИВЦ приносили килограммы документов, которые надо было вводить в машину, потом шли сверка, расчеты, снова сверка, и лишь к середине следующего месяца можно было получить более или менее достоверную отчетную (итоговую) информацию. Сейчас нет ни авралов, ни бесконечных сверок, информация вводится непрерывно на рабочих местах, а отчеты в конце месяца получаются как бы сами собой. Понятно, что за этим стоят как достоинства системы, так и труд по ее сопровождению.
Мы надеялись, что группы по вводу информации у нас не будет вовсе, но оказалось, что одного-двух человек нужно оставить - для ведения справочников (например, один бухгалтер вносит АО "Елена", а другой "Елена" АО - и отчетность начинает расползаться). Теперь есть специальный сотрудник, который - и только он один - имеет право вносить в справочники новые позиции.
В ИВЦ сейчас 4 подразделения - системного программирования и администрирования сетей, сопровождения задач, обслуживания и ремонта ВТ, разработки и внедрения задач.
PC Week: Примерно понятны функции первых трех, а чем занимается последнее, какими разработками?
Г. А.: Видите ли, "Галактика" ряд проблем не охватывает - не потому, что это плохая система, а потому, что на каждом предприятии есть своя специфика. Вот, например, у нас все руководство привыкло работать с ежедневной оперативной сводкой по выпуску, отгрузке, реализации готовой продукции - это большая форма, специфическая для комбината. Раньше для нее данные по выпуску передавали по телефону из цехов, сведения об отгрузке и реализации брались из старой компьютерной системы, но с задержкой на два дня (я уже не говорю о достоверности сведений, полученных по телефону). Сейчас мы эту же сводку сделали на базе "Галактики", сами дописали. Но она отличается от предыдущей - обработка данных о выпуске идет на основании приемосдаточных накладных, а по отгрузке и реализации берутся данные за вечер (после ночной обработки). И утром руководство имеет полную информацию о вчерашнем дне. Оперативность и достоверность ее не вызывает сомнений. Вот такими формами и занимается Бюро разработки и внедрения задач. Кстати, мы ничего не скрываем, если наши формы интересны другим предприятиям, разработчики "Галактики" могут включить их в систему.
PC Week: Случались ли у вас серьезные сбои в работе системы? Что было их причиной и как вы с ними справлялись?
Г. А.: Сбои случались всякие и по разным причинам. Были и технические неполадки, но мы с ними справлялись успешно благодаря тому, что старались предусмотреть их заранее.
Были и сбои другого рода. 12 ноября произошла порча информации, связанной с материальным снабжением, со складами. Зам. главного бухгалтера по материальному снабжению громко жаловалась, что система плохая, испортила информацию. Мы разобрались, в чем дело, распечатали все системные журналы начиная с 1 ноября - ведь "Галактика" архивирует все действия на рабочих местах - и нашли момент порчи информации. Это случилось 11 ноября в 12 часов 51 минуту и именно с компьютера зам. главного бухгалтера. Программисты смоделировали эту ошибку. Выяснилось, что зам. главбуха работала в режиме корректировки, который нельзя было запускать, откорректировала "хвостик информации" (от этого и пошла ошибка), а потом заявила, что ничего не делала. Результаты проверки мы доложили главбуху, виновная была наказана.
Преимущества и перспективы
PC Week: С переходом на новую автоматизированную систему стало ли легче работать?
Г. А.: Сейчас на комбинате настолько сложная ситуация - не платят зарплату, арестованы счета, - что говорить "стало лучше" было бы не совсем корректно.
Но без "Галактики" было бы гораздо хуже и труднее. Например, мы обнаружили массу ошибок в учете, от которых комбинат терпел убытки. В "Галактике" информация рождается и попадает в сеть, потом с ней работает еще два уровня пользователей, которые контролируют и завершают работу. В ней все хорошо видно - и бартерные сделки, и взаиморасчеты, и прочее. Как только вносится информация, ее уже нельзя зачеркнуть или просто удалить - нужен очередной документ, на основе которого можно сделать корректировку. Так заложено в технологии.
Недавний пример: представители налоговой полиции решили выяснить, имели ли мы дело с фирмой N (чем-то она провинилась), и если имели, то когда. В прежние времена надо было бы поднять и просмотреть горы документов, а сейчас мы просто сделали запрос в "Галактике" и узнали, что с фирмой N мы дела не вели. А если бы вели, то все соответствующие документы легко было бы получить из базы данных. Нетрудно представить, сколько понадобилось бы времени, чтобы отыскать все это в бумажном виде.
Значительно легче стало вести многие учетные операции. Например, специфический для нашего предприятия раздел - учет возвратной тары. Специальная подпрограмма нашего Бюро разработок помогла наладить учет и в этой области. Теперь в любой момент легко узнать состояние дел с тарой у любого нашего потребителя.
Стало возможным анализировать работу подразделений комбината. Недавно мы сделали выборку по отделу снабжения и обнаружили, что разные партии сырья А различаются по цене, иногда весьма значительно. Что за этим стоит? Это серьезная информация к размышлению для руководства комбината.
PC Week: Что же впереди? Как вы намерены развиваться?
Г. А.: Постараемся запустить модуль начисления заработной платы. Подготовлен проект подключения к системе удаленных складов с помощью модемной связи; затем предполагается проложить оптоволокно для подсоединения к системе цехов, складов и других объектов. На рассмотрении у руководства находятся два проекта создания единой интегрированной информационной системы комбината, включая возможность безналичных расчетов с работниками в столовых, в ведомственных магазинах, получения зарплаты (по пластиковым карточкам), электронную связь с банком и другие интересные задумки. Продолжаем собственные разработки, помогающие получать те данные и отчеты, которые важны именно для нас.
Но главное - "Галактика" уже сейчас помогла нам решить ряд проблем управления предприятием и позволила накопить опыт, которым мы готовы поделиться с коллегами-химиками. Мы предложили сделать наш комбинат базовым в отрасли по продвижению информационных технологий в области управления на основе программного комплекса "Галактика" - ведь у нас не только можно увидеть эти технологии в действии; наши специалисты знают, как сделать, чтобы система работала, развивалась и приносила пользу, и смогут помочь тем, кто только вступает на путь автоматизации.
Татьяна Богатова
С Татьяной Богатовой можно связаться по адресу: tatyana@bogat.msk.ru.
