ГЛАЗАМИ ПРАКТИКА
Некоторые рекомендации владельцам (или руководству) предприятий
Приступая к автоматизации предприятия, постарайтесь честно определить, к какой категории оно относится. Если вы считаете, что ваше предприятие “крупное” или “среднее”, то вы -тот читатель, на которого рассчитана эта статья, и она должна помочь вам разобраться, с чего же начинать.
Автоматизация: всем ли она нужна
В положительном результате автоматизации заинтересованы:
- владелец предприятия, так как автоматизация принесет дополнительную прибыль и порядок на предприятии;
- потребитель услуг предприятия, так как он благодаря автоматизации будет быстро и качественно обслужен;
- коллектив, непосредственно занимающийся автоматизацией, -он не останется без работы.
Не заинтересованы в положительном результате автоматизации (хотя на практике могут -и обязательно будут -декларировать абсолютно обратное):
- менеджеры среднего звена, так как они при этом теряют свою значимость (да и кто сознается, что его можно уволить или перепрофилировать, а с его работой вполне справится компьютер);
- менеджеры высшего звена и руководящий персонал, попадающие в информационную зависимость от отдела автоматизации и получающие очень сильных конкурентов в лице отдела АСУ;
- абсолютно безразличен результат автоматизации менеджерам нижнего звена и обслуживающему персоналу, так как от введения автоматизации его функции и обязанности практически не изменятся.
Таким образом, коллектив, занимающийся автоматизацией предприятия, должен быть подотчетен только его владельцу.
Кто должен проводить автоматизацию
У этого вопроса может быть два варианта решения: осуществить автоматизацию с помощью сторонней фирмы либо силами собственного коллектива. При привлечении фирмы со стороны все равно придется создавать коллектив
сопровождения, так как если фирма -поставщик программного продукта заявляет, что их программа не требует сопровождения, то это значит, что либо данное ПО не предназначено для крупной компании, либо придется выкладывать за это дополнительные средства. Не забудьте и о быстро меняющемся российском законодательстве, о возможных новых направлениях бизнеса вашей компании, о новых филиалах и т. д.
Если вы сделаете ставку на свой коллектив сразу, то это позволит сэкономить массу средств и времени при выборе и дальнейшей эксплуатации программных продуктов, а кроме того, у вас будут эксперты, которые досконально знают процессы, протекающие в фирме, и фактически независимое звено контроля.
Прежде чем продолжать дальше, хочу напомнить банальную истину: “Хорошее дешевым не бывает!”. Это относится не только к красивым вещам, которые вы покупаете, но и к профессиональному кадровому составу. Качество вашей автоматизации будет прямо зависеть от вложенных в нее средств. Высококвалифицированный персонал не может стоить дешево.
Как проводить автоматизацию
Практика показывает, что автоматизацию на предприятии обязательно придется проводить в несколько четко выраженных этапов. Это изучение процессов, которые подлежат автоматизации, выбор программного продукта, модернизация или создание компьютерного комплекса и внедрение программного продукта.
Для решения этих задач потребуется коллектив, разбирающийся во всех процессах, протекающих в фирме, начиная от закупки сырья и кончая реализацией готового продукта, и знающий техническую и программную стороны автоматизации. Скорее всего, такой коллектив придется создавать практически с нуля. Особенно важно, чтобы системный анализ проводили сотрудники, которые в дальнейшем будут заниматься выбором и внедрением программного обеспечения, поэтому целесообразно решение этой задачи возложить на будущий отдел автоматизации. Он должен состоять в первую очередь из высококвалифицированных сотрудников в области ИТ (сетевых технологий, систем управления базами данных и т. п.).
Приступая к системному анализу в фирме, лучше всего дать задание руководителям подразделений нарисовать схемы движения и взаимодействия всех компонентов во вверенных им подразделениях. Это существенный момент: владелец фирмы сможет получить беспристрастную оценку работы руководителей структурных подразделений и оценить, насколько их знания
соответствуют занимаемым должностям. В обязанности системных аналитиков входит систематизация и приведение к единому стандарту всех данных, а также сведение их в единую картину, на основе которой впоследствии будет выбран программный комплекс. Следует отметить, что если владелец предприятия не проконтролирует лично процесс создания схем руководителями подразделений, то эти схемы не будут созданы никогда, а все, что нарисуют системные аналитики, будет отвергаться руководителями структурных подразделений, при этом процесс автоматизации полностью остановится.
Существует возможность заказать системный анализ в сторонней фирме. Конечно, этот способ быстр и не так дорого стоит, другой вопрос -что вы получите в результате. В вашем распоряжении окажутся схемы информационных потоков и все те же незаинтересованные и никоим образом не подключенные к процессу автоматизации руководители структурных подразделений. В результате вы останетесь один на один со своей проблемой.
Итак, начало положено, системный анализ проведен, руководители структурных подразделений задействованы, перед вами лежат схемы информационных потоков вашей компании. Самое время сделать паузу и изучить эти схемы самому. Наметьте, что следует оптимизировать в первую очередь и что во вторую, но ничего не меняйте сразу, так как структура вашей компании почти наверняка находится в положении неустойчивого равновесия и, изменив какую-нибудь часть, вы рискуете его нарушить. Сначала необходимо наладить жесткую учетную базу и тем самым перевести неустойчивое равновесие в устойчивое.
Выбор программного обеспечения
Внимание при выборе программного продукта следует уделить нескольким аспектам, в первую очередь фирме, у которой вы планируете покупать систему, так как вы покупаете не программный комплекс, а фактически приобретаете партнера по бизнесу, и от того, насколько внимательно и оперативно он будет реагировать на ваши нужды, зависит ваше спокойствие и благосостояние.
Следующий аспект -выбор СУБД (системы управления базой данных). От нее зависит надежность работы -ведь при сбое системы предприятие будет простаивать, а значит, это обернется убытками. Немалое влияние СУБД оказывает и на производительность, -так как при дальнейшей работе объем базы данных будет возрастать, а следовательно, упадет скорость работы системы. Значит, чем серьезнее будет выбранная СУБД, тем незаметнее окажется замедление. СУБД отвечает и за поддержание логической целостности базы данных, выявляя и устраняя противоречия в ней.
Не последнюю роль в системе играет сетевая операционная система. Для средних и крупных предприятий лучше всего подходит UNIX. Другие операционные системы, такие, как OS/2 или Windows NT, тоже создавались для корпоративных систем, но они более требовательны к аппаратуре, а самое главное, еще очень молоды.
Должного внимания заслуживает проблема связи с филиалами предприятия. Вследствие невысокого качества телефонных линий наиболее надежной и менее дорогостоящей является связь типа off-line, при которой филиалы работают независимо и в установленное время обмениваются новостями с центральной базой данных. Таким образом, в центральной БД содержится информация по всей фирме (или фирмам), включая филиалы, что позволяет получать полные аналитические отчеты.
Следующая проблема -информационная безопасность. Наиболее безопасными являются системы класса клиент-сервер, в которых все вычисления и выборки из БД производятся на центральном компьютере (сервере), а на рабочие станции передается лишь результат вычислений, причем постоянно контролируется наличие прав доступа пользователя к затребованным данным. Таким образом между БД и пользователем существует некая фильтрующая оболочка, обеспечивающая, в частности, и информационную безопасность.
Еще одной положительной чертой архитектуры клиент-сервер является то, что по компьютерной сети не перекачиваются компоненты БД, что повышает надежность работы, так как компьютерная сеть -это наиболее отказоопасный участок системы.
Итак, вы вплотную подошли к выбору программного комплекса. Самое разумное в этой ситуации -организовать тендер (конкурсный отбор). Только он поможет вам точно определить, какая фирма заслуживает высокого права называться вашим партнером. Конечно, можно обратиться к независимым фирмам, специализирующимся на проведении тендеров. Но поскольку у вас создано подразделение, которое смогло провести системный анализ, неразумно доверять этот процесс сторонней организации.
Важно, кому вы доверите выбор программного продукта. Отдав предпочтение в решении этого вопроса менеджерам, вы рискуете получить результат по принципу “красивой обертки”, если же вы выберете отдел автоматизации, -отбор будет произведен исходя из технических характеристик системы.
У большинства владельцев предприятий бытует мнение, что на компьютерной технике можно сэкономить. Это большая ошибка! Ни одна программа, как бы хорошо она ни была написана, не сможет нормально работать на аппаратуре низкого качества. Так что вашему отделу автоматизации обязательно придется проводить маркетинг технических средств. Сразу хочу заметить, что программный комплекс и техническое оснащение потребуют примерно равных долей инвестиций, а попытки сэкономить на мелочах в будущем обернутся затратами, которые многократно превысят сэкономленные на этом этапе средства.
Стоит добавить, что инвестиции вы будете делать не сразу. Программно-аппаратный комплекс сначала создается по минимуму, но сразу нужно предусматривать возможность наращивания и развития комплекса синхронно с развитием компании. Другими словами, партнер, которого вы выбираете, должен обеспечить не только бесперебойную работу комплекса, но и возможность его наращивания. Например, обеспечить связь комплекса с другими программами, возможность реализации дополнительных функций и модулей, которые вам могут понадобиться в будущем и о которых вы можете не подозревать в данный момент.
Мы подошли вплотную к вопросу внедрения программного комплекса на предприятии. Самая распространенная ошибка при внедрении -это уверенность в том, что достаточно переписать программу на ваши компьютеры -и все заработает. Так не бывает. Любой стандартно продаваемый комплект -это всего лишь основа, отрабатывающая типовые операции. Но каждая компания имеет свою специфику. Поэтому следующий шаг -доработка и настройка. Их осуществляет фирма, поставляющая программный комплекс, и продлиться этот этап может несколько месяцев. Будьте внимательны: если фирма-поставщик предлагает вам поменять технологию своей работы, вместо того чтобы перестраивать программу, то вы сделали большую ошибку, решив работать с этой фирмой.
И последний этап внедрения -переход на новую систему. Его можно провести только приказным порядком. Согласно одному из законов Мерфи, “если боль терпима -человек готов терпеть, лишь бы ничего не менять”. Менеджеры найдут тысячу и одну причину, почему эта программа им не подходит, и ничего не произойдет, пока этот гордиев узел не будет разрублен в приказном порядке.
В заключение добавлю: если на вашем предприятии доминируют личные отношения над интересами фирмы, не начинайте автоматизацию -она обернется для вас только дополнительными затратами.
Константин Шарашов
С Константином Шарашовым можно связаться по телефону: (095) 178-6559.
