Обзор
Программные продукты отражают особенности отечественного документооборота
Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. В общегосударственных стандартах термин документооборот обозначает контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и за ее пределами. Электронный документооборот охватывает сверх того стадии подготовки документов и свободный обмен информацией по компьютерным сетям. В данном обзоре рассматриваются программные продукты, попадающие под эти определения.
Концептуальные различия российского и зарубежного документооборота приводят к тому, что прямое использование популярных западных продуктов, таких, как Lotus Notes, возможно лишь для решения частных задач. Это понимают отечественные разработчики и предлагают собственные решения. Поэтому нецелесообразно сравнивать конкретные программы как таковые: все они написаны на достаточно высоком техническом уровне, а описание любой из них превысит объем этой статьи. Интереснее сравнивать концепции, положенные в их основу разработчиками.
Существует два основных направления развития и внедрения систем документооборота на российском рынке: традиционно российское и западное.
Российский документооборот
За последние более чем 100 лет в России сложилась определенная методика работы с документами. В советское время она получила дальнейшее развитие и была закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству, унаследованных и в послесоветский период. Технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий. Основная проблема традиционной технологии - централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку требует как централизованного сведения оперативной информации, так и ведения огромного количества различных журналов и картотек.
Программные продукты этого направления сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Они лишь сопровождают бумажный документооборот, уменьшая трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако такая система должна быть способна существенно расширить рамки традиционного документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления - своеобразные “мостики” постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.
Западный документооборот
Традиции западного документооборота также имеют более чем столетнюю историю. К началу ХХ века в Германии сложилась система, в которой отсутствовали централизованные средства контроля. Каждый поручитель и исполнитель вели свои журналы регистрации. Некоторые виды документов вообще не регистрировались. Такая система ведения делопроизводства живет и поныне благодаря высокой исполнительской дисциплине работников. Сегодня, в условиях тотального распространения ПК, наметилась тенденция постепенного отказа от бумажных носителей информации. По некоторым оценкам, к 2000 г. до 60% документов не будут иметь бумажных дубликатов.
Системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций, а самое главное - преодоление психологических барьеров как пользователями, так и руководством организаций.
Отбор рассматриваемых систем документооборота производился по принципу устойчивого положения на рынке компаний, поставляющих как собственные решения, так и популярные западные продукты.
Традиционно российское направление развития документооборота
Старейшим и практически единственным представителем этого направления на российском рынке является система “Дело-96”, представляемая компанией “Электронные офисные системы”. “Дело-96” - монопродукт, но для формирования форм и отчетов система интегрирована с продуктами MS Word и MS Excel, а также с почтовыми системами Linkworks (DEC), cc:mail (Lotus - IBM), Open Mail (HP).
Основу “Дела-96” составляют:
1. Система понятий данной предметной области, взятая из нормативных документов по делопроизводству и документообороту.
2. Информационная и функциональные модели делопроизводства, построенные на основе международных стандартов структурного анализа и проектирования систем с использованием современных CASE-технологий.
3. Промышленная технология проектирования заказных версий системы.
Остановимся на этом подробнее.
Основные понятия системы:
- Пользователи - лица, непосредственно работающие за клавиатурами своих ПК. Каждый пользователь наделен индивидуальными правами доступа к системе.
- Системный технолог (администратор) - пользователь, обеспечивающий работу остальных и настройку системы. “Дело-96” при настройке не требует программирования и имеет удобный интерфейс, поэтому системным технологом может быть работник, не являющийся компьютерным профессионалом.
- Структура организации - справочник, содержащий данные о подразделениях организации и должностных лицах этих подразделений.
- Картотеки - папки, куда складываются регистрационно-контрольные карточки подразделений (полный аналог бумажной картотеки).
- Должностные лица - официальные участники документооборота. Они необязательно являются пользователями системы, но за них могут работать другие пользователи, имеющие соответствующие полномочия.
- Кабинеты - совокупность поступивших, исполняемых и контролируемых документов.
Функции системы:
- Регистрация документа.
- Редактирование регистрационной карточки документа.
- Удаление регистрационной карточки документа.
- Ввод исполненных резолюций.
- Поиск документа.
- Получение отчетов.
- Переотметка документа.
- Отправка документа.
Классификаторы:
- Организации.
- Пользователи.
- Должностные лица.
- Тематический рубрикатор.
- Виды доставки и отправки.
- Картотеки.
- Уровни прав доступа.
- Номенклатура дел.
- Стандартные тексты.
Системный технолог имеет возможность редактировать существующие и добавлять собственные классификаторы.
Промышленная технология проектирования заказных версий системы:
1. Разработка технического задания.
2. Разработка программного обеспечения и подготовка документации.
3. Ввод в эксплуатацию и обучение персонала.
4. Сопровождение - устранение замечаний в процессе эксплуатации.
Полный цикл занимает от 3 до 6 месяцев.
В настоящее время разработан и проходит испытания Web-ориентированный вариант системы для распределенной работы с документами с помощью компьютерной сети Internet. При этом работа с удаленного компьютера не требует установки на нем специализированного программного обеспечения.
Западное направление развития документооборота
Системы этого направления характеризуются:
- активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия,
- выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.
Заказчику поставляется не отдельный продукт, а целый пакет программных средств, из которых собирается готовое решение. Прежде чем рассматривать эти решения, дадим два определения.
Ролевое рабочее место - персональный компьютер работника организации с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач (в соответствии с ролью этого работника в документообороте организации).
Бизнес-функция - устоявшийся маршрут движения документа по организации, задаваемый администратором системы (обычно от начальников к непосредственным подчиненным или исполнителям).
АО “Ланит”
В основу решений “Ланита” положено программное обеспечение двух основных классов:
- ПО ролевых рабочих мест на основе гибких и открытых моделей офисной деятельности;
- ПО сетевых корпоративных услуг.
Предлагаемый “Ланит” программный комплекс LanDocs выполняет следующие основные функции:
- регистрация - заполнение учетных карточек документов;
- рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;
- контроль состояния документов (“на визировании”, “на согласовании” и т. д.);
- поиск документов;
- вызов приложений Windows для обработки электронных документов;
- контроль версий документов с помощью контрольных карточек;
- создание отчетов;
- сканирование многостраничных бумажных документов;
- списание в архив.
Комплекс поставляется с настроенными классификаторами, которые можно редактировать (пользователи, корреспонденты, тематическая структура хранилища, способы доставки и т. д).
Административные функции:
- настройка на организационную иерархию предприятия;
- настройка на структуру должностей и функции исполнителей;
- определение прав доступа пользователей.
Кроме того, на ролевые рабочие места могут быть установлены дополнительные функциональные компоненты и оборудование.
АО “Весть”
В основе решения, предлагаемого компанией “Весть”, лежит мощная система управления документами масштаба предприятия - Docs Open. В качестве системы автоматизации деловых процессов используется WorkRoute. Решение дополняют специальные компоненты: построения сложных структур документов, использование глобальных компьютерных сетей (Internet).
Система документооборота, предлагаемая компанией “Весть”, является не только электронной, она также может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Однако на этапе проведения функционального и технологического обследования деятельности заказчика вырабатываются новые технологии работы с документами. По мнению разработчиков, автоматизировать нужно оптимизированные деловые процессы.
Собственно система реализована в виде набора ролевых рабочих мест:
- делопроизводителя - работника, осуществляющего контроль за выполнением поручений руководства;
- архивариуса - работа с корпоративным архивом;
- пользователя - работника, выполняющего работу с документами;
- руководителя - должностного лица, определяющего загрузку сотрудников и структурных подразделений;
- администратора - служит для ведения классификаторов, списка пользователей и их полномочий;
- оператора сканирования документов;
- контролера отсканированных документов;
- оператора корректировки документов.
Система автоматизации деловых процессов WorkRoute функционирует на основе карт бизнес-функций. Таким образом, настройка системы (перенастройка) на конечного пользователя требует некоторого программирования.
“Анкей”
Электронная система автоматизации документооборота и делопроизводства “Крон” содержит следующие компоненты:
- систему управления документами, включающую в себя электронную подпись, совместное использование (Group Sharing) и контроль версий;
- почтовую систему, предусматривающую интеграцию с Lotus cc:Mail, Microsoft Mail, SMTP Mail (UNIX), VAX-11 Mail (OpenVMS), Microsoft Exchange и Alta Vista Mail, а также с телексом, факсом и системой X.400;
- систему регистрации и исполнения документов.
Рассмотрим собственно документооборот. Внешний вид системы похож на рабочий стол Windows. Все объекты представлены в виде пиктограмм. Если щелкнуть по пиктограмме документа, то запустится внешняя прикладная программа, с помощью которой он и был создан. При этом входные данные поступят с сервера, а после сеанса редактирования или чтения будут там же сохранены. Это свойство - использование внешних приложений для редактирования объектов системы - позволяет встроить разработанную систему в уже имеющееся программное окружение. При вызове внешнего приложения в командную строку могут передаваться различные ключи, имена файлов и т. д.
Объекты делятся на две основные категории: составные и простые. “Внутри” составного могут находиться другие объекты. Например, это может быть “ящик”, содержащий множество документов одного или разных классов, таких, как текст, видео, графика, звук и т. д. При этом система допускает проведение с этим “ящиком” точно таких же операций, как и с отдельным документом.
Имеется функция электронной подписи - своеобразный пароль для входа в систему. Причем подпись может быть как “ознакомительная”, так и “окончательная”, после которой объект уже не может редактироваться.
Регистрация документа подразумевает заполнение карточки с реквизитами: автор, адресат, кем подписан и др. Регистрация возможна как сразу после создания (поступления) документа, так и после его рассмотрения руководством. Зарегистрированные документы появляются у пользователя в соответствующей папке. Они могут быть переданы по почтовой системе другому пользователю или на исполнение. Передача документа на исполнение позволяет не только передать сам документ, но и дать поручение с назначением ответственного за его исполнение. Исполнитель может либо сам исполнить конкретный документ, либо передать его на исполнение другому пользователю. При этом в системе хранится вся история прохождения документа, которая может быть доступна исполняющим его пользователям.
Следует также отметить, что в отличие от некоторых других систем автоматизации документооборота для создания совместно используемых объектов и установления прав доступа к ним не требуется участие системного администратора.
Кроме того, имеется возможность задать маршрут документооборота, в котором указывается путь прохождения того или иного объекта через систему. Этот маршрут может содержать проверку выполнения различных условий. Так, например, счет на оплату, в зависимости от суммы, может пойти по разным маршрутам и прийти в бухгалтерию только при наличии всех разрешающих резолюций.
Система позволяет свободно манипулировать уровнями доступа к различной информации с соблюдением норм безопасности. Отдельные пользователи могут получать доступ к объекту только на чтение, поддерживается сохранение всех версий документа в процессе работы над ним. Также можно создавать специфические типы доступа. В дополнение ко всему вход в систему с незарегистрированной рабочей станции невозможен.
InterTrust
Предлагаемая система Office Media является комплексным продуктом. В ее состав входят следующие подсистемы:
1. Делопроизводство.
2. Управление и планирование.
3. Внешние контакты.
4. Система поддержки распределенной сети оптовой торговли.
5. Канцелярия.
6. Управление продажами.
7. Управление проектами.
8. Деловые контакты.
9. Торговый дом.
10. Система отдела кадров.
11. Комплект приложений для Internet.
12. Электронный архив.
Комплект “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Комплект построен на модульном принципе и обеспечивает следующие основные функции:
- регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;
- постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;
- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
- автоматическую доставку электронных документов исполнителям;
- создание электронной библиотеки (архива) документов организации.
В комплект входят следующие базы данных:
- регистрация документов;
- обращения граждан;
- договоры;
- электронная библиотека документов;
- визирование и согласование.
В составе комплекта имеется набор служебных баз данных “Справочник организации”, “Настройки системы”, “Монитор заданий”, “Картотека аудиовидеотеки”, поставляемых бесплатно.
“Оптима”
В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей. Функциональность системы распределена между программными модулями.
Модуль администрирования системы предназначен для ведения и систематизации иерархической структуры мест хранения и обработки документов, описи пользователей и инвентаризации документов, вовлеченных в документооборот, их архивирования и очистки хранилищ.
Модуль редактирования маршрутных схем обеспечивает формирование маршрутных схем и модификацию их характеристик и параметров технологических этапов, а также параметров взаимосвязей между этапами.
Клиентское рабочее место пользователя системы документооборота позволяет обеспечить автоматическое сохранение версии документа после его обработки в хранилище MS Exchange Server, автоматизировать процесс “рассылки” - перевода на следующий этап обработки в соответствии с маршрутной схемой или возврата входящих документов на шаг назад для доработки, выполнить одноуровневую рассылку документа, не оговоренную маршрутной схемой, и позволяет осуществить таким образом гибкую маршрутизацию документа.
Модуль мониторинга подключений к системе автоматизации документооборота отслеживает текущие подключения к системе, обеспечивает предоставление сведений о пользователях, работающих в системе, исполняемых приложениях, обрабатываемых документах и выполняемых технологических процессах.
Модуль диспетчеризации технологических процессов документооборота предназначен для отслеживания хода выполнения этих процессов, определения мест обработки актуальных версий документов, переопределение “критических путей” в маршрутных схемах, вычисления фактического времени обработки документов и отставаний от нормативной длительности работ, построения хронологического дерева событий по истории технологического процесса.
“Телком Сервис”
В системе “Документ-2000”, точнее в ее базовой модели, организована поточная обработка документов. Весь документооборот делится на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы. Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам и подразделениям. Полностью автоматизируется работа с отправляемыми и внутренними документами.
Функции системы:
- Регистрация документов.
- Поддержка разработки документов.
- Подготовка версий проектов.
- Направление на рассмотрение, ознакомление, выполнение.
- Поддержка исполнения документов - назначение документу индивидуального маршрута движения.
- Поиск документов по атрибутам.
- Контроль прохождения документов.
- Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.
- Администрирование - разграничение прав доступа к документам, настройка, поддержка справочников, настройка маршрутов обработки документов.
- Поддержка экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).
Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.
Все документы продвигаются по определенным маршрутам - корпоративным или индивидуальным. В кратчайшие сроки “Документ-2000” может быть переработан под какие-то особые требования заказчика.
“Гарант International”
Система управления документами Effect Office, представляемая фирмой “Гарант International”, совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия. Система предназначена для малых и средних предприятий, с числом рабочих мест до 100. Система использует собственный сервер, что удешевляет ее.
Настройка системы для конкретной организации осуществляется с помощью модуля администратора в графическом режиме. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи.
Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к “карточкам задания”.
Реквизиты карточки задания:
- Отправитель.
- Исполнитель.
- Получатель ответа.
- Схема движения.
- Тема задания.
- Сообщение.
- Список ссылок на файлы документов (до 32).
Контрольные параметры: срок исполнения в днях и часах.
Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором.
Рабочий портфель пользователя включает следующие вкладки:
- Документы в работе.
- Входящие задания.
- Исходящие задания.
- Отработанные задания.
Реквизиты поиска:
- Автор.
- Тип.
- Вид.
- Номер.
- Диапазон дат создания и изменения.
- Три атрибута, определенные пользователем.
На систему установлена фиксированная цена.
LinkWorks
LinkWorks - это среда, в которой приложения, данные и процедуры представлены в виде объектов и взаимосвязей, отображающих мир реальных вещей.
Система LinkWorks ориентируется на привычную среду офиса (банка) и позволяет перенести ваш рабочий стол на экран компьютера. В системе имеются пиктограммы для представления приходящей и исходящей почты, текстовых и графических документов, электронных таблиц, “мусорной корзинки”, “измельчителя бумаг”, есть также и множество других приложений. Все они являются “объектами”. Пользователь обращается к объектам нажатием кнопок мыши. Можно перемещать объекты на экране, помещать их в папки, извлекать из папок с приходящей почтой так же, как на обычном столе. Объекты со стола можно бросить в “мусорную корзинку” или полностью уничтожить, поместив их в “измельчитель бумаг”.
С любым объектом в LinkWorks могут быть связаны программы обработки, метод доступа, права доступа, маршрут обработки и история обработки.
Объекты представлены пользователю на трех уровнях:
1. Инструменты: мусорная корзинка, часы, калькулятор, ежедневник и т. д. Эти объекты делают используемые офисные средства доступными непосредственно на экране;
2. Базовые объекты - это фрагменты данных, к которым подключены прикладные программы. Ими могут быть текст, графика, электронные таблицы и т. п. или сочетание этих элементов. Такие объекты доступны на экране с помощью мыши. Обрабатывающие их приложения вызываются автоматически.
Набор базовых объектов:
- Адресная книга.
- Изображение точечной графикой.
- Календарь.
- База данных.
- Упорядоченный список.
- Изображение векторной графикой.
- Документ в сверстанном виде.
- Блокнот для записей.
- Демонстрационная графика.
- Система планирования и управления.
- Инструмент поиска.
- Электронная таблица.
- Текстовый документ.
3. Составные объекты - это окна, содержащие объекты. LinkWorks позволяет пользователю помещать любые объекты в такое окно для быстрой передачи данных из одной рабочей области в другую.
Набор составных объектов:
3 Шкаф с объектами.
3 Секция картотечных “ящиков”.
3 Папка с объектами.
3 Раздел объектов по тематике.
3 Набор сопроводительных объектов.
3 Набор объектов и необходимое для их создания и обработки программное обеспечение определяются конкретными задачами.
Staffware
Концепция Staffwаre предусматривает движение документа по определенным для него маршрутам. Сами маршруты описываются с помощью бизнес-функций. Бизнес-функция состоит из шагов, для каждого из которых задаются цель, исходные данные и порядок действий пользователя. Шаги бывают нормальными, автоматическими и событиями. Нормальные шаги определяют организацию взаимодействия с пользователем - экранные формы. Автоматические шаги применяются для автоматизации некоторых видов деятельности, например вызова нужного приложения, изменения базы данных. Событие управляет ходом выполнения (ветвлением) бизнес-функции. С помощью механизмов ожидания и напоминания обеспечивается синхронизация нормальных шагов.
Инструмент разработки бизнес-функций - графический построитель процедур Staffware. Данный инструмент предназначен для специалистов в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний аппаратной и программной платформы.
Для определения экранных форм применяется конструктор форм. В полях формы можно вводить запросы, ассоциированные с определенной процедурой. Данные в полях могут заполняться автоматически: дата, номер шага, различные ссылки.
Игорь Золотых
С Игорем Золотых можно связаться по адресу: igor@zolotykh.msk.ru.
C:!WORKEPCW#36RE3_20.__
Таблица 1. Системы документооборота
