Эйлин Кроули
Merrill Lynch и Monsanto одними из первых осознали значение ИТ для обучения
В этом году компания Merrill Lynch (Принстон, шт. Нью-Йорк) должна завершить установку 15 000 настольных ПК для своей информационной системы. Реализация этого проекта стоимостью в 1 млрд. долл. станет определенной вехой в жизни компании. Значение проекта состоит не только в том, что его осуществление обеспечит работающих в разных уголках Америки брокеров прямым доступом к важнейшей финансовой информации, так необходимой им для успешной деятельности их компаний. Главным, пожалуй, является то, что это первая система, в создании которой приняли участие сразу три группы специалистов: профессионалы в сфере бизнеса, информационных технологий (ИТ) и обучения.
Тесное сотрудничество людей, занятых бизнесом, и специалистов в области ИТ стало в последние годы обычным явлением, но вот о том, что на ранних стадиях разработки проектов важную роль играют специалисты в области обучения, слышать приходилось не часто. Тем не менее компания Merrill Lynch пригласила таких специалистов три года назад для участия в самых первых обсуждениях проекта создаваемой информационной системы. По мнению экспертов, новый тип сотрудничества дает представление о будущих принципах организации успешных технологических разработок.
“Поскольку информационные системы становятся все более сложными и важными для ведения бизнеса, быстрая подготовка пользователей к работе с ними должна стать одной из составных частей проекта, и это дело нельзя откладывать на потом” - таково мнение Стива Блумберга, президента исследовательской и издательской фирмы SB Communications (Хингхем, шт. Массачусетс), специализирующейся в вопросах обучения на базе компьютерных технологий.
Еще долго работники компаний будут посещать занятия в учебных классах. Однако новые технологии получения знаний, такие, как мультимедийные ПК, Internet и интрасети, могут дополнить традиционные формы обучения и уменьшить время, затрачиваемое на аудиторные занятия. Поскольку администрация компаний начинает понимать, что компьютерные формы обучения сокращают затраты и увеличивают производительность труда, то перед должностными лицами, отвечающими за ИТ, все чаще будет ставиться задача координации разработок с процессом обучения. Но эта форма партнерства порождает целый ряд специфических проблем.
“Когда возникает необходимость в переменах, представители разных профессий становятся ревностными защитниками своих групповых интересов, - отмечает Дебра Стоун, президент фирмы DLS Group (Денвер, шт. Колорадо), специализирующейся на разработках и консультациях по вопросам эффективности информационных систем. - Менеджеры не желают уступать другим контроль над тем, что всегда было в их ведении”.
Групповые интересы - не единственное препятствие на пути кооперации специалистов в области ИТ и обучения при внедрении компьютерных обучающих систем. Определение трудности вызывает решение вопросов финансирования, определения точек соприкосновения между общеобразовательными и технологическими дисциплинами, привлечения управленческого персонала и выбора средств, удовлетворяющих потребности обеих сторон. Однако организации, понимающие толк в ИТ, например Merrill Lynch, становятся первопроходцами в этом деле и уже сейчас начинают заниматься подобными вопросами.
Отныне все должны быть вместе
Как считает Нэнси Беннетт, менеджер подразделения EPSS (Electronic Project Support Systems) компании Merrill Lynch, работа в одной команде - наиболее важный из факторов, принесших успех информационной системе TGA (Trusted Global Advisor), созданной этой компанией. TGA представляет собой систему на базе ПК с процессором Pentium, которая предназначена для финансовых консультантов фирм. Она предоставляет им клиентскую информацию, фактические данные за прошедшие периоды, средства управления инвестиционными портфелями ценных бумаг, а также данные о рынке акций и подборки сообщений из прессы в интегрированном формате push-технологий. Система основана на адаптированной версии онлайновой службы новостей NewsEdge фирмы DesktopData, которая автоматически доставляет необходимую информацию на настольные ПК брокеров.
Администрация Merrill Lynch была настолько уверена в превосходстве TGA над конкурирующими системами, что решила, не дожидаясь первых успехов этого проекта, начать разработку системы обучения параллельно с созданием приложений. Компания в настоящее время предлагает более 20 встроенных в TGA обучающих модулей CBT (computer-based training), которые доступны непосредственно из главного меню системы и дают пользователям возможность просмотреть занимающие от 2 до 15 мин мультимедийные уроки по многим новым средствам системы (в качестве примера можно привести “залоговый калькулятор”).
Отношение администрации Merrill Lynch к интеграции обучения и разработок было настолько серьезным, что она решила переселить все группы специалистов, связанных с этим проектом, в одно здание, чтобы способствовать созданию атмосферы единой команды. “Это устраняет многие нестыковки и проблемы, возникающие в случаях, когда одна группа не понимает того, чего хочет другая”, - говорит Беннетт.
Между двумя группами возникла атмосфера взаимного доверия, поскольку их члены теперь знают друг друга в лицо. Это, как отмечает Беннетт, сводит к минимуму непонимание, основанное на противопоставлении “мы” и “они”. Кроме того, тесная близость специалистов разного профиля полезна в ситуациях, когда одна из групп начинает осознавать реальные ограничения в использовании тех или иных средств доставки информации.
В качестве примера можно привести случай, когда команда Merrill Lynch была вынуждена проявить сдержанность в намерениях широко применять аудиосредства в модулях CBT. Обе группы понимали, что звук значительно повышает эффективность обучающих приложений, однако специалисты в области обучения в полной мере не осознавали технических трудностей, связанных с доставкой этого вида информации. “Казалось бы, передача звука - совсем нетрудная задача, но в реальности при ее решении возникает много проблем, например связанных с пропускной способностью сетей”, - пояснил один из консультантов Merrill Lynch, попросивший не называть его имени.
Было необходимо рассчитать наиболее эффективный с точки зрения затрат способ доставки информации в системы TGA, разбросанные более чем по 700 пунктам в различных частях страны. На первый взгляд, лучшее решение - централизованный сервер RealAudio фирмы Progressive Networks. Однако пользователи системы Merrill Lynch разделены большими расстояниями, и следовательно, гарантии достаточной пропускной способности (например, с помощью линий T-1) связаны с неприемлемо высокими затратами. Альтернативное решение - использование сервера RealAudio в каждом населенном пункте - также чрезмерно дорого. В связи с этим Merrill Lynch остановила свой выбор на варианте смешанной среды, заключающемся в том, чтобы поддерживать какое-то количество серверов на местах, но одновременно гарантировать части клиентов системы достаточную пропускную способность при подключении к центральному серверу. Как сказал Беннетт, “в этой ситуации мы учились друг у друга и доверяли друг другу, понимая, что все заинтересованы в наиболее подходящем варианте”.
Подбор оптимального средства разработки также происходил на основе взаимных уступок. Поскольку к отдельным модулям CBT предъявляются неодинаковые требования, разработчикам была дана возможность выбирать наиболее подходящее для каждого случая средство. Вначале в качестве средства разработки обучающих модулей был выбран Microsoft Visual Basic, однако вскоре обнаружилось, что процесс кодирования занимает слишком много времени. Затем разработчики обратились к средству Quest фирмы Allen Communication, которое предусматривает прямые обращения к Windows API и имеет возможности WISIWYG, что облегчает редактирование экранной формы и создание модуля. Однако главный недостаток Quest - отсутствие поддержки 32-разрядной архитектуры, что является серьезной проблемой при программировании для Windows NT. Разработчики Merrill Lynch в ограниченном масштабе используют также средство Authorware фирмы Macromedia.
Модули CBT компании Merrill Lynch доказали свою эффективность при обучении около 500 пользователей, причем они функционировали уже в ранних версиях TGA. Однако эти модули не являются единственным средством обучения. В каждом из офисов, где устанавливается система, за две недели до начала ее работы пользователи могут посещать обычные аудиторные занятия, а также получить индивидуальные консультации. Для быстрого поиска информации по разным темам можно использовать текстовую справочную систему, которая в отличие от модулей CBT не является мультимедийной. Она предназначена для ответов на конкретные вопросы, например о функциях различных клавиш.
Экономия средств
Если говорить о компании Monsanto (Сент-Луис, шт. Мичиган), специализирующейся на химическом производстве, то для нее главным мотивом привлечения ИТ-специалистов к созданию модулей CBT было сокращение затрат. Компания тратила большие средства на регулярное обучение рабочих технике безопасности, и эти расходы стали выходить за разумные пределы. Менеджеры Monsanto прикинули, что если сложить затраты на заработную плату инструкторов и приобретение учебных материалов, да еще учесть потери рабочего времени, связанные с обучением персонала, то окажется, что у компании на это ежегодно уходят миллионы долларов.
“Обойтись без обучения невозможно, однако расходы на него все время возрастали, и мы подумали, что, возможно, существует лучшее решение”, - сказал Дейв Экман, старший системный специалист компании Monsanto.
После нескольких неудачных попыток использования видеодисков с учебными фильмами, от просмотра которых рабочие всячески уклонялись, один из менеджеров предложил Экману попытаться создать компьютерное приложение, содержащее простой, но важный учебный курс по технике безопасности при работе с формальдегидом. Проект оказался настолько успешным, что Экмана вскоре попросили разработать еще ряд модулей CBT по таким темам, как правильное использование огнетушителей, защита слуха от производственного шума и защита органов дыхания. Обучающие программы Экмана внедряются на всех предприятиях компании Monsanto.
“Наш подход оказался чрезвычайно удачным, поскольку люди были очень довольны тем, что могли использовать учебные материалы в свободные моменты времени, и это привело к экономии средств”, - отметил Экман.
Даже если учесть затраты Monsanto на постепенную модернизацию более 10 000 своих ПК до уровня i486 и выше, установку на них звуковых плат и покупку авторских средств, необходимых для использования обучающих модулей, компания, по словам Экмана, теперь экономит на обучении технике безопасности в среднем около 2 млн. долл. в год.
Правительственные организации, отвечающие за нормы техники безопасности и надзор за их соблюдением на рабочих местах, например Occupation Health and Safety Association, не выпускают каких-либо учебных материалов. Поэтому в процессе создания учебных приложений компании Monsanto были очень важны консультации, которые сотрудники группы ИТ могут получить в отделе профессионального обучения и у экспертов по конкретным предметам. “Создание учебных приложений происходит в процессе взаимных увязок и согласований, - сказал Экман. - А для этого необходима совместная работа”.
Экман вместе со своей группой использует продукт TCS (Test Construction Set) корпорации Computer Training & Support, который позволяет легко объединять вводимый с клавиатуры текст и фотографии, полученные с помощью цветного сканера. Фонограмма учебного ролика делается на основе сценария, написанного инструкторами при содействии экспертов. На создание окончательного CBT-продукта уходит несколько месяцев. В течение этого времени он неоднократно проверяется экспертами на точное соответствие стандартам, установленным правительственными организациями. По завершении работы учебный курс рассылается отдельным предприятиям компании Monsanto, а затем распространяется через локальные сети.
Экман пока не решил, стоит ли ему в своей организации использовать Web. “Мы думаем об этом, но это дело будущего, - заметил он. - И в нынешнем своем виде система работает очень хорошо”.
Как советует Экман, надо стараться, чтобы все было просто, и использовать продукт, который позволяет легко адаптировать учебные модули. “Создание CBT похоже на работу воздушного кондиционера: чем больше будет свежего воздуха, тем больше вы сэкономите денег. И делайте все, как можно проще”.
Кто использует CBT?
Ежегодно фирма SB Communications (Хингхем, шт. Массачусетс) опрашивает более 1000 компаний, уже внедривших у себя компьютерные системы обучения. Недавно она выпустила “The 1997 Computer-Based Training Report”, являющийся хорошим источником данных для руководителей групп ИТ по использованию этой технологии. Ниже приводятся некоторые сведения из этого отчета.
Основные препятствия к внедрению CBT
Методы доставки учебного курса
Кто отвечает за приобретение мультимедийного авторского ПО для поддержки CBT
Наиболее распространенные темы CBT
Ну-ка, все вместе
По мере развития технологий обучения на базе интрасетей и Интернет группы ИТ вовлекаются в процесс создания и поддержки компьютерных обучающих систем. Если раньше за это отвечали только те, кто специализируется на профессиональном обучении, то теперь это совместная задача административного персонала и ИТ-подразделений. Ниже приводятся рекомендации, которые должны способствовать кооперации двух групп специалистов.Определяйте направления взаимодействия с ИТ. Один из сотрудников группы ИТ должен участвовать во всех дискуссиях по разработке программ CBT. Это поможет группе ИТ понять задачи учебного курса, не ограничиваясь специальными вопросами.
Четко формулируйте цели. Уже на ранних стадиях разработки должны быть даны ответы на вопросы типа: “Каковы практические цели обучения?”, “Кто отвечает за содержание учебных материалов?”, “Что является критерием успешности учебной программы?”. Представители всех групп специалистов должны прийти к взаимному согласию в отношении формулируемых целей.
Не обещайте того, на что система не способна. Громкие обещания только создадут в будущем дополнительные проблемы. Страйтесь найти оптимальное решение задачи. Например, полномасштабное использование мультимедийных средств не всегда является лучшим решением, хотя это и кажется привлекательным для конечных пользователей.
Составляйте взаимно согласованный план работы. Прежде чем устанавливать окончательные сроки выполнения работы, согласуйте их со всеми соисполнителями. Постановка недостижимых целей может привести к ненужной напряженности.
Установите обратную связь с конечными пользователями. Проверяйте эффективность учебного курса и способа доставки содержащейся в нем информации, не дожидаясь окончания цикла разработки. Эти тесты должны быть вписаны в общий план работ.
Разграничивайте области ответственности специалистов разного профиля. Каждая из групп, участвующих в разработке проекта, имеет свою специализацию. Поскольку в проекте заняты специалисты по технологии, методике обучения и конкретному содержанию учебного курса, все они должны участвовать в консультациях по любым изменениям в системе.
Источник: отчеты PC Week.
