ОПЫТ

Крупные универсамы и сети магазинов изначально строятся в расчете на максимальную автоматизацию торгового и складского учета, централизацию управления и поставок. Небольшие и средние розничные магазины обычно приходят к необходимости автоматизации постепенно, в результате ужесточения конкуренции, роста ассортимента и попыток совладать с лавинообразно увеличивающимся объемом документов. Однако вне зависимости от масштаба автоматизируемого предприятия розничной торговли полезно знать особенности данного вида бизнеса.

Специфика розничной торговли

Владельцы небольших и средних магазинов, желающие внедрить автоматизированную систему учета, в большинстве случаев не имеют опытных специалистов, которым приходилось бы решать подобные задачи ранее. Заказчик, как правило, плохо представляет, чего он хочет. Это и не удивительно, ведь технология работы автоматизированного магазина радикально отличается от работы по старинке. В таких условиях исполнитель не спрашивает: “Что вы хотите получить?”, а проводит информационное обследование, сам составляет техническое задание и предлагает его заказчику.

Розничная торговля имеет ряд характерных особенностей, которые отличают ее от оптовой. Розница - последнее звено в цепочке продаж, и число покупателей здесь много больше, чем поставщиков. К примеру, в супермаркет приходит от 2000 до 4000 человек в день, или от 150 до 300 человек в час, и с ними не заключается никаких договоров.

Договора, как правило, заключаются только с поставщиками, их количество может быть очень большим, поскольку практически любой средний розничный магазин имеет 3 - 5 тыс. наименований товаров. В крупных супермаркетах ассортимент доходит до 10 - 15, а то и до 20 тыс. единиц.

Следует отметить две основные формы обслуживания: прилавочная торговля с контрольно-кассовыми машинами (ККМ) на каждом прилавке и самообслуживание с расчетно-кассовым центром. Во втором случае в качестве ККМ в последнее время все чаще используют POS-терминалы (Point-Of-Sale).

У розницы свой специфичный учет - она живет по особой нормативно-законодательной базе, отличающейся от той, что регламентирует оформление и учет оптовых операций. Впрочем, в последнее время выходит все больше законодательных актов, приближающих розничную торговлю к оптовой схеме учета. Важно и то, что различные методики рекомендуют вести учет товара в продажных ценах с использованием сч. 42 “Наценка”. На самом деле, это не догма. Можно (многие фирмы уже так делают) вести учет в рознице в закупочных ценах. Более того, п. 60 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом № 34н МФ РФ от 29 июля 1998 г., гласит: “Товары в организациях, занятых торговой деятельностью, отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости их приобретения”.

Кроме того, при автоматизации магазина следует иметь в виду учет норм естественной убыли и норм отхода, контроль сроков реализации скоропортящихся продуктов, возврат товара, проданного через ККМ, учет возвратной и оборотной тары.

При автоматизации оптовых фирм, как правило, проблема количественно-суммового учета не стоит, поскольку используются справочники товара, хранящиеся в информационной системе. В рознице из-за высокой скорости оформления продаж нет возможности работать со справочниками, поэтому для ведения количественно-суммового учета приходится применять штриховое кодирование (или просто кодирование) как механизм идентификации товара.

Если со штрих-кодированием штучного товара более или менее все понятно, то с весовым не все так просто. Прежде всего, нужно решить, каким образом в систему будет попадать информация о весе товара. Например, можно подключить весы непосредственно к кассовому аппарату. В этом случае сумма продажи вычисляется как произведение цены товара, определенной по коду, на количество (вес), информация о котором попадает в ККМ из электронных весов.

Более распространена другая модель, когда вес фиксируется в штриховом коде весового товара формата EAN 13 при фасовке на весах с подключенным принтером штрихового кода либо весах, которые имеют встроенный штрих-принтер (например, типа CAS LP-15). Тогда первые две цифры кода (лежащие в диапазое 22 - 29) говорят о том, что товар весовой. Следующие 5 цифр - собственно код товара в справочнике товаров. Еще 6 цифр - это килограммы (2 знака), граммы (3 знака) и контрольная сумма (1 знак).

Согласно действующему законодательству, расчеты с частными лицами должны осуществляться с применением ККМ. Все операции продажи идут в режиме реального времени и оформить или переоформить продажу задним числом невозможно, поскольку информация фиксируется в фискальной памяти в момент “закрытия” чека. Интересно, что возврат товара от покупателя не относится к фискальным операциям и оформляется специальным образом с составлением соответствующих актов.

При автоматизации розничного магазина все технологические операции объединяются в единый цикл, так что очень существенны скорость, точность и безошибочность оформления любой информации: будь то приход товара, его перемещение внутри предприятия, переоценка или продажа. Ошибка в любом месте технологической цепочки ведет к сбою всей системы учета.

В реальной жизни ошибки, к сожалению, неизбежны. Поэтому для того, чтобы система была работоспособной, предлагаемая заказчику технология должна предусматривать механизмы выявления и предупреждения ошибок пользователя, а также их исправления, иначе в реальных условиях она не будет работать.

Не стоит упускать из виду человеческий фактор. Из-за того, что рядовой персонал, чаще всего, низкооплачиваемый, его квалификация, как правило, невысока. Мотивация к ее повышению у большинства исполнителей отсутствует. В лучшем случае от них удается добиться лишь правильного исполнения инструкций.

Торговое оборудование

Чтобы обеспечить сквозной количественно-суммовой учет, приходится использовать периферийное оборудование, позволяющее отследить движение товара по технологической цепочке.

Сначала товар приходуют и назначают ему код. Как правило, это штрих-код или какой-то внутренний код. Особо важно соблюдать уникальность такого идентификатора. Если в системе окажется несколько товаров под одним кодом или один и тот же товар под разными штрих-кодами, то установить впоследствии, какой же товар и в каком количестве был оприходован, учтен и продан, скорее всего, уже не удастся.

В случае возникновения каких-либо коллизий, товар должен маркироваться заново. Для этих целей применяются принтеры штрих-кода.

Если поступивший товар уже имеет свой штрих-код, приемлемый для применения, а в большинстве случаев так оно и бывает, то оприходование можно вести с помощью сканера штрих-кода. При этом исполнителю не надо вручную искать товар в справочнике товаров и выбирать его из списка. Соответствующий программный модуль, получив данные от сканера, найдет товар в справочнике и укажет его при заполнении документа.

При поступлении весового товара скорее всего потребуется его расфасовать. Эту операцию обычно совмещают с маркировкой, применяя электронные весы с подключенным принтером штрих-кода или со встроенным принтером.

Для регистрации факта продажи подходит очень большое число ККМ, представленных сегодня на российском рынке. Но вести количественно-суммовой учет позволяют не все. Для этих целей можно использовать только POS-терминалы и так называемые системные ККМ (имеют интерфейс для связи с компьютером и обеспечивают возможность не только регистрировать суммы продаж, но и фиксировать код и количество проданного товара).

Все ККМ должны быть на учете в налоговой инспекции, а налоговая инспекция не поставит аппарат на учет, пока клиент не заключит договор на техническое обслуживание с ЦТО (Центром технического обслуживания). ЦТО - это фирмы, которые обслуживают, устанавливают, ремонтируют, “фискализируют” ККМ, т. е. переводят кассовые аппараты из учебного состояния в рабочее. Право обслуживать ту или иную модель ККМ имеют только авторизованные ЦТО, т. е. заключившие специальный договор с генеральным поставщиком этой ККМ. На сегодня далеко не каждый ЦТО может обслуживать POS-терминалы и системные ККМ.

Для проведения инвентаризации в магазинах и на складах в последнее время все чаще стали использовать терминалы сбора данных. Это, как правило, портативные компьютеры с возможностью хранения информации в оперативной памяти или на каких-либо сменных носителях. У большинства таких терминалов имеется встроенный сканер штрих-кодов. Все эти приборы подключаются к ПК через инфракрасный или обычный последовательный порт RS-232.

Следует отметить, что ассортимент торгового оборудования, предлагаемого на рынке, непрерывно растет и изменяется. Появляются новые устройства и ПО, расширяются возможности уже существующих. Необходимо постоянно следить за такими изменениями и тестировать новые драйверы, чтобы избежать применения неэффективных решений.

В заключение хочется еще раз отметить, что автоматизация розничной торговли значительно сложнее, нежели кажется на первый взгляд. Для успеха нужно четко понимать технологию торгового учета. Учтите и то, что обязательно потребуется обучение персонала заказчика, а впоследствии длительное сопровождение и поддержка.

Евгений Бушуев - специалист фирмы “ИКС Технологии”, тел.: (095) 262-0470, e-mail: ewg@xtek.ru.