Системы бюджетирования

Через болезненную процедуру бюджетирования не реже чем раз в год проходит любое предприятие. И дело не только в том, что сведение баланса отнимает много времени и сил (а подготовка годового бюджета в крупных корпорациях иногда занимает больше года). Зачастую большинство участников в результате этой процедуры остаются недовольны, потому что чье-то мнение не учитывается и трудно контролировать исполнение полученного бюджета.

В большинстве компаний бюджет создается с помощью метода “сверху вниз”, когда бюджет подразделений определяется руководством без особого участия со стороны исполнителей. Однако такой подход редко позволяет получить реальный бюджет и почти никогда не обеспечивает поддержки процесса бюджетирования со стороны подразделений. Более грамотный метод предполагает создание бюджетов непосредственно теми, кто отвечает за их исполнение и последующее согласование с высшим руководством. Разумеется, при этом редко все сходится сразу, и документы многократно исправляются и снова передаются наверх. И вот тут обнаруживаются подводные камни, которые и делают эту процедуру бесконечной. Давайте назовем их, а заодно поговорим о том, почему даже очень хорошие корпоративные системы управленческого учета редко что-либо меняют в сложившейся ситуации.

Во-первых, бюджет складывается из данных, собираемых из самых разных, но зависящих друг от друга источников. Изменение прогноза продаж потребует коррекции планов закупок материалов и т. д. Отсутствие описания этих связей приведет к необходимости многократной полной переделки бюджета и потере времени. Корпоративная информационная система (КИС) обычно сильно ограничивает составителей бюджета в выборе источников информации и структуры плана, усложняя или делая невозможным построение динамической модели.

Во-вторых, согласование бюджета в крупных компаниях становится сложной процедурой, требующей поддержки со стороны программного обеспечения и не получающей этой поддержки в КИС.

В-третьих, подразделения и дочерние компании, участвующие в составлении бюджета, часто находятся не только в разных офисах, но и в разных городах, да к тому же управление в них может осуществляться посредством различных КИС, не связанных друг с другом напрямую.

Можно назвать еще несколько причин, но главное мы уже сказали - есть потребность в специализированных системах, обеспечивающих конкретный, чрезвычайно важный участок управления компанией. Такие системы есть, и некоторые из них мы рассмотрим в этой статье.

Но прежде чем охарактеризовать отдельные системы, хотелось бы сделать одно замечание. Бюджетирование - очень широкое понятие, и здесь нельзя говорить о том, что одна система однозначно лучше другой или более соответствует каким-то требованиям. Каждая программа подразумевает свой круг пользователей и свои принципы работы. Поэтому нет смысла сравнивать системы между собой, а следует оценивать их соответствие вашим задачам. В приведенном обзоре рядом присутствуют и программы для крупных корпораций, и небольшие системы, облегчающие работу руководителя компании. Выбор за вами.

Hyperion Pillar

Функциональность. Среди распространенных в мире систем бюджетирования Pillar занимает примерно то же место, что и SAP R/3 среди корпоративных систем. Это наиболее крупная и развитая система, поддерживающая полную автоматизацию процесса. В общих чертах схема ее работы выглядит примерно так.

Менеджер центра учета (планировщик) заполняет предлагаемые ему формы, прогнозируя поступления и перечисляя запланированные затраты. Расчеты начинаются с каждого отдельного элемента, с указанием физических объемов, взаимосвязей между различными типами поступлений и издержек, далее данные объединяются программой в бюджет центра и в таком виде становятся доступны менеджеру верхнего уровня (консолидатору). Тот собирает бюджет на своем уровне уже не из отдельных затрат или поступлений, а из бюджетов нижестоящих центров и т. д. В результате получается не просто фиксированный, пусть даже и в разных вариантах, прогноз, а динамическая модель компании, в которой за каждый уровень модели отвечают руководители соответствующих подразделений, где выстроена строгая технология внесения изменений.

Преимущества очевидны - динамическая модель многократно сэкономит время и снизит число ошибок при корректировке бюджета, ради чего, собственно, подобные системы и внедряются. Проблема только в том, что применять такие программные решения нужно очень аккуратно, а для этого необходимо не только дополнительно обучить персонал, но и усилить дисциплину подготовки бюджетов.

Интерфейс и технологии. Интерфейс на уровне работы с бюджетом выглядит очень привлекательно, красиво и не слишком путано. На уровне ввода данных по отдельным пунктам немного хуже, - к сожалению, не предусмотрено ничего, что помогло бы работать эффективнее (групповое заполнение данных и т. д.), хотя это логично следовало бы из структуры программы. При задании связей между элементами бюджета приходится работать с немного перегруженными информацией диалогами, но это все же лучше, чем задавать формулы, как приходится делать, используя ПО на основе электронных таблиц. Есть ощущение, что интерфейс стабилизировался несколько лет назад и с тех пор не слишком менялся.

Система тесно интегрирована с рядом продуктов Hyperion: Enterprise и Essbase OLAP Server, Reporting. О других программах ничего не говорится, судя по всему, интеграция с ними возможна, но только через Essbase OLAP Server. При работе без Essbase информация хранится в файлах и базы данных не используются, т. е. при внедрении крупных проектов с распределенной работой применение Essbase очень желательно.

“Нефрит”

Функциональность. Система “Нефрит” применялась пока только в крупных нефтяных компаниях (но разработчики утверждают, что она способна работать в любых отраслях) и это во многом определило тот рынок, на который она ориентирована. Это - большие корпорации, имеющие холдинговую структуру и мало восприимчивые к переменам в управлении. Особенно существен последний пункт. “Нефрит” можно характеризовать как систему, занимающую промежуточное положение между компьютерной и бумажной обработкой документации. То есть обработка компьютерная, но явно тяготеет в представлении данных к имитации бумажного документооборота. Такой подход, с одной стороны, дает выигрыш в наглядности и удешевляет подготовку персонала, но с другой - снижает эффективность системы из-за того, что структура данных становится слишком “плоской”, а вносимые в бюджет изменения требуют пересчетов вручную или с применением внешних программ. Судя по всему, “Нефрит” не стал исключением из этого правила.

Основное достоинство системы - очень удобная процедура согласования бюджета. Другой плюс - низкая чувствительность к ошибкам и недостаточности информации, введены даже специальные методы для работы с некачественно подготовленными данными.

Главный недостаток - низкая степень интерактивности: основная работа начинается на стадии, когда бюджеты центров уже готовы и их необходимо собирать в холдинге. Такой подход означает, что без интеграции с КИС систему использовать практически невозможно.

Интерфейс и технологии. Интерфейс программы построен на электронных таблицах, похожих по функциональности на MS Excel (используется достаточно распространенный инструмент Formula One, применяемый, например, в редакторе “Лексикон XL”). Все связи между элементами бюджета строятся как формулы в ячейках этих таблиц. Соответственно применяются все средства, характерные для электронных таблиц, - графики, группировка столбцов и т. п. Для более детальной работы с отчетами их можно переносить непосредственно в Excel.

“Нефрит” представляет собой систему типа клиент-сервер на базе MS SQL Server. Программа ориентирована на интеграцию с SAP R/3, об интеграции с российскими системами разработчики не упоминают, хотя некоторые из этих систем поддерживают те же стандарты открытых систем, что и R/3, и значит, должны нормально сопрягаться с “Нефритом”

Corporate Planner

Функциональность. Весь бюджет строится на дереве, описывающем структуру затрат компании. Каждому узлу на этом дереве соответствует табличка из трех строк: плановые значения, фактические и их рассогласование. Между узлами дерева могут задаваться связи (с помощью формул, похожих на формулы в электронных таблицах). Программа Corporate Planner предназначена для средних предприятий. Это же подтвердили и представители компании, которые, сравнивая свою программу с Hyperion Pillar, сказали, что наиболее крупные пользователи Corporate Planner примерно соответствуют наиболее мелким пользователям Pillar’а.

Интерфейс и технологии. Интерфейс продуман хорошо, начиная от дерева издержек и до графического отображения результатов. В этом, собственно, основной плюс системы - все очень красиво и аккуратно, создается ощущение цельности решения.

Возможности интеграции довольно бедные - можно только импортировать файлы через ODBC. Другое ограничение, не позволяющее использовать Corporate Planner в крупных компаниях, - отсутствие средств разделения доступа и распределенной работы. Этот продукт предназначен для конкретного финансового менеджера, а не для проведения единого процесса бюджетирования, хотя он и поддерживает работу с крупными бюджетами.

Adaytum Planning

Функциональность. Программу Adaytum можно охарактеризовать как трехмерную электронную таблицу, обладающую возможностью построения различных срезов. Таблицы содержат сведения о времени, финансах и подразделениях, т. е. фактически это набор сложенных вместе электронных таблиц, описывающих бюджеты подразделений компании. Срезы показывают консолидированный бюджет на выбранную дату, динамику по определенной статье во всех подразделениях сразу и несколько других вариантов. Теоретически можно ввести и дополнительные измерения, но особой необходимости в этом нет.

Программа являет собой хороший вариант электронной таблицы для небольших бюджетов, удобный и не требующий серьезных затрат на внедрение. С крупными системами бюджетирования Adaytum, разумеется, не конкурирует, для этого слишком слаба ее технологическая платформа, да и функционально программа ближе к электронным таблицам, чем к корпоративным системам. Тем не менее она довольно популярна, а среди ее пользователей немало крупных компаний - еще одно доказательство того, что простота ценится.

Интерфейс и технологии. Идея трехмерной таблицы удачно обыграна в интерфейсе, за счет этого создается ощущение полной прозрачности данных. В остальном - это простая электронная таблица без каких-либо продвинутых возможностей, характерных для систем бюджетирования, хотя и оборудованная рядом аналитических инструментов.

“Красный директор”

Функциональность. “Красный директор” - система для небольших и средних предприятий, явно базирующаяся на программе формирования платежного плана. Забавно, что загруженный с сайта “Бизнес-Микро” дистрибутив в качестве краткого описания системы, устанавливаемого с демоверсией, по ошибке содержал описание программы “Платежный календарь”. Но функциональность “Красного директора” существенно ушла вперед и теперь вполне соответствует системе бюджетирования. То, что получилось в результате такой эволюции, совершенно неприемлемо для крупных компаний, где важно не количественное измерение возможностей, а гарантия сохранения порядка и управляемости в бюджете. Но вот для ситуации, когда финансовый директор компании единолично строит бюджет нескольких подразделений, “Красный директор” вполне подойдет.

Система выполнена в виде коробочного продукта, т. е. не требует сложного внедрения, но и особой гибкостью не обладает.

Интерфейс и технологии. Поскольку программа “Красный директор” не предназначена для групповой работы, согласования бюджетов и многого другого, ее интерфейс достаточно прост и работу можно начинать сразу после установки. Этому существенно помогает и вынесение всех операций в одно окно с четко прорисованной рекомендованной последовательностью работы. Правда, удобным этот интерфейс я бы не назвал - он именно простой.

Данные хранятся в файл-серверной базе данных, оперировать с ними довольно сложно, не предусмотрена интеграция с какими-либо системами управленческого учета, что, впрочем, вполне естественно для системы, ориентированной на небольшие компании. В среде Windows NT текущая версия работает крайне нестабильно, лучше пользоваться ею только в Windows 95/98.

Дополнительная информация

Еще две системы, выпускаемые крупными компаниями, не вошли в этот обзор по причине того, что на момент его составления отсутствовали подробные материалы о них. Тем не менее эти программы стоит упомянуть. Это Budget Manager компании Platinum и BudgetPLUS компании Comshare.

Дополнительную информацию обо всех упомянутых в обзоре системах можно найти на Web-сайтах их разработчиков.