Где грань целесообразности применения?
От редакции. Давно тому назад, помнится, году эдак в 1997-м, на страницах PC Week/RE мы активно и серьезно обсуждали, на что стоит делать ставку в деле автоматизации крупных предприятий - на тиражные системы или на заказные (или как третий вариант - на ИС собственной разработки, которые создавались бы силами отделов АСУ предприятий). В результате тех дебатов аудитория заинтересованных в построении КИС лиц в большинстве своем склонилась к тиражным системам, недаром же продажи ИСУП различных разработчиков неуклонно растут в России в последние годы. Тем не менее стан АСУшников регулярно пополняется новичками, не прошедшими через те наши давние дискуссии, и они образуют новый слой “колеблющихся”, которые в сегодняшних условиях вынуждены принимать решение - “индпошив” или серийный продукт? Где грань целесообразности разных вариантов автоматизации предприятий? Своими размышлениями на эту тему делится Константин Нечаев (connet@socap.ru), пытающийся в сегодняшних условиях оценить эффективность принятия решения о выборе готовой системы или о разработке системы “под заказ” в зависимости от конкретных условий, в которых находится компания. И хотя этот разговор для нашего издания - в чем-то повторение пройденного, редакция все же сочла целесообразным вновь затронуть эту тему, тем более что она приобретает новое звучание в эпоху Интернет-ориентированной экономики.
Е. М.
В этой статье мне хотелось бы высказать некоторые соображения по поводу принятия решения о выборе пути информатизации компаний, поскольку с такой задачей сталкивается практически каждое отечественное предприятие на определенной фазе своего развития. Взять курс на систему “под заказ” или остановиться на приобретении готовой (тиражируемой) системы? В значительной степени ответ на этот вопрос зависит от того, в чем руководство предприятия видит свою миссию в нынешней и будущей экономической обстановке.
Чтобы принять мотивированное решение, выбирающая сторона должна обладать достаточно широкими знаниями о рынке информационных систем, с одной стороны, и очень детальным представлением о внутренней и внешней среде, в которой работает предприятие, - с другой (поскольку информатизации подвергаются не только внутренние процессы организации, но и ее взаимоотношения с различными объектами из внешней среды: заказчики, поставщики, банки, потенциальные потребители и т. д.)
В общем случае критерии выбора варианта автоматизации (готовая система или заказная) сводятся к анализу следующих факторов:
1. Способность готовых интегрированных систем управления предприятием (ИСУП) поддерживать существующие ключевые бизнес-процессы конкретного предприятия.
2. Динамика изменения окружающей среды и условий ведения бизнеса.
3. Стоимость системы (программного обеспечения и проекта по ее внедрению).
4. Быстрота внедрения (скорость получения отдачи от инвестиций).
5. Надежность.
Соотношения этих факторов будут зависеть от конкретной ситуации, и именно они в конечном итоге определят выбор того или иного варианта информатизации. Остановимся на них подробнее.
1. Способность ИСУП поддерживать ключевые бизнес-процессы предприятия. Данный критерий играет наибольшую роль в выборе системы. Он помогает определить, насколько эффективным окажется внедрение. Каждое предприятие обладает собственным, в той или иной степени уникальным набором бизнес-процессов и как раз за счет этого удерживается на рынке, следуя своим стратегическим установкам и миссии. Между тем любая готовая ИСУП ориентирована на вполне определенную модель организации бизнес-процессов и допускает корректировку настроек лишь в некоторых пределах.
Степень соответствия возможностей системы бизнес-процессам предприятия, собственно, и определяет оптимальное решение: либо покупка, либо создание ИС. Чем более специфичны процессы на предприятии, тем сложнее настроить готовый пакет под них и тем целесообразнее создавать собственную систему (см. рисунок).
Здесь хотелось бы заметить, что тиражируемость систем выросла не на пустом месте. Известные зарубежные поставщики ИСУП привлекают к разработке огромное число профессиональных бизнес-аналитиков, экспертов, консультантов. Это позволяет отследить современные тенденции организации бизнес-процессов на передовых предприятиях и отразить их в создаваемых системах. Вкладывая серьезные ресурсы в интеграцию прогрессивных методов управления в тиражируемые системы, производители ПО открывают путь к этим методикам множеству фирм из разных отраслей. Самостоятельно они никогда бы не смогли провести такой анализ и применить технику бенчмаркинга (см. врезку).
Попробуем решить проблему выбора с помощью изображенной схемы. Первое, что понадобится, - четко обозначить стратегию развития системы управления. Если компания ориентируется на опыт и успехи лидеров в своей отрасли, старается быть эффективной за счет применения достаточно стандартных и традиционных методов, то это, очевидно, означает стратегию “стандартизации”. При такой стратегии целесообразным вариантом будет внедрение готового пакета.
Если же компания пытается создать свою систему управления, добиться уникальности бизнес-процессов, которые позволили бы ей пойти не проторенной тропой, а собственным путем и обеспечить прорыв в эффективности, то ее стратегию можно определить словом “уникальность”. Для такой компании оптимальным решением представляется система “под заказ”, предусматривающая сохранение всех нюансов нетрадиционных процессов, определяющих успех работы организации.
2. Динамика изменения окружающей среды и условий ведения бизнеса. Перемены в мире заставляют компании изменять свои бизнес-процессы для того, чтобы удерживать лидирующие позиции. Постоянные новации меняют облик и суть бизнес-процессов. Так, распространение компьютерных сетей привело к появлению внутрикорпоративного электронного документооборота, и сразу же на ИСУП, в которых предусмотрены эти возможности, возник очень широкий спрос, поскольку они позволяли повысить эффективность работы компании. Следовательно, наличие в системах современных технологий - важный аргумент при выборе.
В условиях жесткой рыночной конкуренции компании - производители тиражируемых ИСУП вынуждены этому фактору уделять наибольшее внимание - ведь от него зависит их стратегический успех или провал. При таком повороте дел поставщики ПО стараются как можно раньше получить информацию о новых разработках софтверных гигантов (таких, как Microsoft, Oracle и др.) и с учетом этих сведений начать прорабатывать стратегические варианты развития своих информационных систем. Например, развитие операционных систем сильно влияет на выбор платформы для той или иной ИСУП. В частности, широкое распространение ОС компании Microsoft привело к тому, что большинство систем ориентировано именно на нее.
3. Стоимость системы. Совокупные затраты на создание или покупку системы и последующее ее внедрение являются очень существенным фактором, влияющим на выбор системы.
Затраты на одну лицензию (условную установку) определяются как совокупные затраты, разделенные на количество лицензий. Так как доля постоянных затрат на разработку ПО в расчете на одну лицензию составляет более 90% по сравнению с переменными затратами (например, со стоимостью носителя: дискеты или CD-ROM), то поставщик ПО имеет неограниченный потенциал снижения цены лицензии (при увеличении объема продаж) без потерь в прибыли. Следовательно, чем более распространено ПО, тем оно дешевле, вне зависимости от его сложности.
В случае создания ПО “под заказ” или при самостоятельной разработке ПО бремя затрат нельзя разделить ни с какой другой компанией. Поэтому при сопоставимых затратах на разработку цена готовой системы и цена заказной могут различаться очень сильно. При уравнивании же этих цен возникает значительный разрыв в качестве и функциональности.
Надо также учитывать, что затраты на разработки, которые ведутся в новационных областях, несет поставщик ПО и они впоследствии распределяются на себестоимость продукта в зависимости от количества заказчиков. Соответственно ценовой груз для заказчика в случае использования тиражируемой ИСУП будет гораздо меньше, чем затраты компании, самостоятельно развивающей систему с учетом всех технологических новшеств.
Более того, не все компании могут позволить себе содержать большой штат специалистов, занимающихся вспомогательной деятельностью, не приносящей дополнительной прибыли.
Примем, например, что затраты на проект внедрения системы на небольшом предприятии (до 1 тыс. человек), включая стоимость лицензии и услуги по внедрению, составляют 150 тыс. долл. Оценим среднюю зарплату квалифицированных специалистов по разработке систем в 750 долл. в месяц (9 тыс. долл. в год). Пусть длительность проекта - 12 месяцев. На этот период можно нанять команду из 17 специалистов. При этом мы не учли затраты на приобретение средств разработки и оборудования, что может составлять несколько тысяч долларов, и накладные расходы, связанные с деятельностью предприятия. Если их учесть, то команда может сократиться в 1,5-2 раза. Вывод, на мой взгляд, очевиден: готовые системы оказываются дешевле созданных под заказ при сравнимых функциональных возможностях.
4. Быстрота внедрения. Данный критерий характеризует, насколько быстро и эффективно инвестиции в систему могут дать отдачу. Здесь результат сравнения не такой однозначный.
С одной стороны, компании, занимающиеся внедрением, располагают отработанными методиками. До начала реализации проекта внедряющие фирмы по ряду известных показателей оценивают сроки внедрения и его стоимость. Гарантии выполнения таких обязательств очень высоки. За это заказчикам приходится платить немалые деньги, и проект в общей сложности может стоить дорого: соотношение со стоимостью ПО - от 1:1 до 10:1. Результатом внедрения готовой системы, как правило, является наиболее оптимальная настройка конкретной ИСУП под процессы управления в компании заказчика.
В то же время разработка системы под заказ значительно облегчает внедрение, так как ее не приходится настраивать и проблемы увязывания бизнес-процессов и ПО не возникает. Организация работы системы известна с самого начала, поэтому внедрение должно идти легко и быстро (в идеале).
Отметим, что в большинстве случаев компании, покупая готовую систему, получают пакет с таким количеством функций, которое не всегда используют или не всегда успевают внедрить. В этом случае есть возможность применить незадействованные функции в будущем, не прибегая к дополнительным разработкам (система “растет” вместе с бизнесом).
Традиционно срок внедрения готовой ИСУП составляет около года (конечно, он зависит от масштаба предприятия). Точно же определить сроки внедрения заказной системы довольно трудно (особенно если она разрабатывается своими силами). Иногда процесс разработки и внедрения собственной системы превращается в бесконечный цикл.
5. Надежность. Опыт использования готовой системы различными предприятиями является веским аргументом, подтверждающим ее надежность. Чем больше внедрений системы имело место, тем ниже вероятность существования ошибок в системном коде. Стабильность работы системы на предприятиях отражает усилия, вложенные в достижение определенного уровня надежности.
При разработке новой системы (или ее очередной версии) неизбежен достаточно длительный период тестирования и устранения ошибок в коде. Функционирование системы на протяжении нескольких лет на многих предприятиях дает возможность с достаточной уверенностью утверждать, что критических ошибок в ней нет (что существенно облегчает внедрение).
Когда система разрабатывается своими силами, существует вероятность намеренного или несанкционированного доступа программистов к программному коду. Соответственно изменения кода могут нарушить нормальный алгоритм работы системы и привести к неправильному функционированию ПО, искажению данных и их потере. С готовым ПО исходный код обычно не поставляется, поэтому случайное нарушение кода произойти вообще не может.
От редакции: Тенденция перехода к тиражируемым КИС - явление объективное, отмечаемое и российскими, и зарубежными экспертами. При этом, чем сложнее и масштабнее задача автоматизации, тем больше выигрыш от готовых решений. Однако полного счастья, конечно, не бывает.
Термин “бенчмаркинг” произошел от английского слова benchmark и до сих пор не имеет однозначного перевода на русский язык. В буквальном переводе это означает отметку на фиксированном объекте, например на столбе, указывающую высоту над уровнем моря. В наиболее общем смысле benchmark - это нечто, обладающее определенным количеством и качеством и способное быть стандартом или эталоном применительно к другими предметам или сферам деятельности. Под бенчмаркингом, в частности, понимается систематическая деятельность, направленная на поиск и оценку лучших примеров бизнес-практики и обучение на этих примерах.
На первый взгляд может показаться, что речь идет об известных приемах - предприятия всегда подвергались промышленному шпионажу, их деятельность изучалась и анализировалась, а лучшее использовалось. Однако на рубеже 70-х годов некоторые предприятия начали развивать теорию, в основу которой было положено сравнение деятельности не только конкурентов, но и передовых фирм из других отраслей. Фирмы стали учиться классифицировать различия в управлении.
Концепция и методы, которые они разработали, позволили сократить затраты, повысить прибыль и оптимизировать организационную структуру, сформировать подходы к выбору стратегии деятельности предприятия.
Впервые термин “бенчмаркинг” применительно к оценке эффективности бизнеса стал использоваться в 1972 г. в Институте стратегического планирования в Кеймбридже (США). Эта исследовательская и консалтинговая организация, известная в Европе как Pims, занимается исследованием воздействия маркетинговой стратегии на прибыль. Она показала, что для того, чтобы найти эффективное решение в области конкуренции, необходимо изучать и использовать опыт лучших предприятий, добивавшихся уже успехов в различных видах деятельности.
В 1979 г. американская компания “Ксерокс” приступила к реализации проекта “Бенчмаркинг конкурентоспособности”, с тем чтобы провести сравнительный анализ качества собственных продуктов и японских, а также затрат на их производство. Проект имел большой успех.
Позднее бенчмаркинг получил широкое распространение среди специалистов США, его философия используется во многих фирмах - ЗМ, НР, Dupont, Motorola. В настоящее время бенчмаркинг считается самым эффективным направлением консалтинга.
