“ХДМ”: торговля оптом и в розницу
“Продукция из древесины для любителей и профессионалов” - этот короткий лозунг отражает все многообразие поставляемой компанией продукции. Действительно, на стеллажах просторного зала на первом этаже - череда панелей, щитов, планок, карнизов, плинтусов и всего, что помогает в отделке, креплении, оформлении плоских поверхностей. На втором этаже - огромный ассортимент прочей продукции для строительства и ремонта, хозяйственных товаров, бытовой и ремонтной техники.
Как это начиналось
Четыре года назад, когда компания активно расширяла свою деятельность в России, было решено перейти от автоматизации частичной (в бухгалтерии к этому времени уже освоили одну из несложных бухгалтерских систем) к комплексной - ведь при большой номенклатуре товаров главное - иметь возможность анализировать движение товаров, а не просто составлять балансовые отчеты для налоговой инспекции. Галина Крайнова, начальник отдела программирования (так здесь называется подразделение, занимающееся поддержкой информационной системы), тогда только пришла в компанию, однако в работу включилась сразу же - к этому времени уже была приобретена система “БЭСТ” и руководство торопило с ее внедрением. “Это не заняло много времени, - вспоминает она, - через три недели программный комплекс уже работал. Вначале систему установили непосредственно в компании “ХДМ” и использовали для оптовых продаж (в середине 1997 г. запустили ее складские модули, а в январе 1998-го - бухгалтерию). Позднее, когда появился магазин, рабочие места были докуплены и для него. И хотя бухгалтерский учет для оптовой фирмы и для магазина ведется раздельный (как для различных компаний), справочник товаров для них формируется единый. Однако базы данных у оптовой фирмы и у магазина свои.
Агрегат для приготовления красок может создать 2000 разнообразных оттенков
В целом продукт несложен, для его освоения мне понадобилось несколько дней”.
Организация торгового процесса
При поступлении товаров на склад сведения о них (в частности, артикулы - по ним потом формируются отчеты) заносятся в систему операторами, которые при этом дополнительно проверяют всю товарную документацию.
Передача товара в торговый зал оформляется либо как покупка его магазином, либо как передача его магазину на комиссию - это зависит от договора между оптовой фирмой и магазином.
В базе данных магазина весь товар разделен по секциям (группам товаров) - здесь они носят как бы виртуальный характер, так как в торговом зале все, что продается, лежит на стеллажах или стоит рядом с ними и не всегда выделено каким-то “физическим” способом. В системе за каждую такую секцию отвечает отдельный человек (материально ответственное лицо).
Для продажи в магазине товар маркируется штрих-кодом: на товары небольшого и среднего размера этикетка с ШК приклеивается, а для крупногабаритных панелей и мебели делается по-другому: печатается некоторое количество этикеток и кладется в кармашек, висящий рядом с ценником. Когда покупатель отбирает себе товар, он либо собирает этикетки с нужных ему панелей и приносит продавцу для оформления покупки, либо продавец, отбирая товар вместе с покупателем, сразу сканирует ШК нужных панелей. После этого оформляется заказ, который покупатель оплачивает через кассу и получает затем либо здесь же, в торговом зале, либо на складе (если товар крупногабаритный или его куплено много), причем в последнем случае информация об оплаченном товаре посылается на склад по локальной сети. Объем продаж магазина можно охарактеризовать, например, следующей цифрой: в декабре прошедшего года здесь сделали покупки более 52 тыс. человек.
“Таким образом, - отмечает Галина Крайнова, - в магазине пока используется фактически оптовая схема продаж (с соответствующим документальным оформлением). Хотя в скором времени, мы, вероятно, перейдем на классическую розничную - с хорошими кассовыми аппаратами (POS-терминалы для этого уже закуплены), с онлайновым подключением и т. п. Конечно, это потребует определенных организационных изменений - ведь человеку за кассой придется и деньги принимать, и фактически отпускать товар (считывать ШК и пр.), это уже другая нагрузка и ответственность. Хотя для облегчения ситуации возможен и второй вариант - можно использовать карточку покупателя, тогда с товаром будет иметь дело продавец, он занесет сведения о нем в систему, “промаркирует” их карточкой покупателя с ШК и отправит на кассовый узел; кассир же видит у себя на дисплее уже сформированный заказ, ему останется лишь получить деньги”.
В настоящее время задействована и заложенная в системе функция учета скидок (например, в определенный интервал времени) и использования дисконтных карт (на 3 и 5%).
Изюминки проекта
Одной из них, безусловно, является возможность учета в системе приготовления красок, которое в специальном агрегате производится прямо в магазине. В коллекции образцов - около 2000 оттенков, получаемых в присутствии заказчика смешением базовых компонентов краски с различными пигментами. Для каждого оттенка - своя рецептура. Чтобы система могла легко учитывать продажу приготовленных красок, сотрудниками отдела программирования была сделана специальная доработка. Все рецептуры (названные для удобства комплектом), рассчитанные на стандартный для этого агрегата объем - 946 мл, были введены в систему как отдельный товар, стоимость которого заранее подсчитывалась как сумма стоимостей отдельных компонентов. А дальше было легко: в списке комплектов находили заказанный покупателем и умножали на количество (объем). Таким образом и учет в системе, и оплата существенно упростились.
Однако здесь не обошлось без торговых тонкостей: надо было учесть и естественную убыль - ведь краска может улетучиваться (сохнуть), да и на стенках колб ее остается немало, так что в результате количество проданной (оплаченной) краски отличается от суммы залитых в колбы компонентов. Разницу пришлось выявлять опытным путем: из общего объема залитых в колбу ингредиентов вычитали количество проданной краски, а остаток, отнесенный к единице массы, и представлял собой норму естественной убыли; кстати, обнаружилось, что для каждого компонента она своя.
У данного проекта еще многое впереди - усовершенствование розничных продаж, включение в единое информационное пространство производственных подразделений (выпускающих изделия из древесины и мебель). “Было бы интересно и полезно, кроме прочего, создать некую общую базу данных по реализуемым и производимым товарам, - считает член совета директоров ЗАО “ХДМ” Валерий Аксенов, - ведь у немецкой компании в России есть партнеры, которые, помимо поставок из Германии, имеют и другие источники товаров (например, местные производства). На мой взгляд, имело бы смысл объединить сведения от российских партнеров HDM в одну базу - и для удобства клиентов, и для оптимизации наших продаж и логистики”.
ЗАО “ХДМ”
ЗАО “ХДМ” работает на российском рынке уже более пяти лет, представляя немецкую компанию HDM, существующую с 1959 г. “ХДМ” предлагает широкий ассортимент (более 5000 наименований) изделий из древесины для создания современного интерьера (стеновые панели, ламинированный паркет, мебельные щиты, столешницы, подоконники и пр.) как немецких производителей, так и многих отечественных предприятий.
В России у HDM около 3000 партнеров, которым она поставляет продукцию.
Одним из звеньев в структуре компании является специализированный магазин “Топинг”, торгующий, помимо изделий из древесины, поставляемых “ХДМ” (они занимают весь первый этаж), другими товарами для строительства, отделки, ремонта и быта (вплоть до электротоваров).
Торговая площадь - более 2800 кв. м.
Ассортимент товаров - около 16 000 наименований.
В настоящее время ИС компании “ХДМ” и магазина “Топинг” насчитывает 27 рабочих мест.
В компании работает около 200 сотрудников.
