Среда обитания системных аналитиков

ПРОЕКТЫ

Результативность компании во многом зависит от подхода к управлению

Западный подход к управлению - вот что характеризует деятельность экспедиторской компании “ЮниТранс”. Судите сами: стратегия развития разработана совместно с известной консалтинговой компанией A.T. Kearney, давно внедрено проектное управление, а сейчас идет процесс подготовки к сертификации по международному стандарту качества ISO 9000. Особое значение в “ЮниТрансе” придают информационным технологиям. Лучшим подтверждением эффективности управления является то, что объемы перевозок компании составляют примерно четверть всего объема международных перевозок МПС, а среди ее клиентов - крупнейшие металлургические комбинаты страны, группа “Русский Алюминий”, компании “Кузбассразрезуголь”, “ВостокГазпром”, “Сибнефть” и другие известные предприятия. Наверное, свою роль в успехе предприятия сыграло и то, что его учредители - иностранцы. Но справедливости ради заметим, что далеко не всем российским компаниям с иностранным капиталом это помогает, к тому же в “ЮниТрансе” нет ни одного иностранного менеджера.

Департамент информационных технологий компании состоит из отдела развития технологий и отдела автоматизации и информационной безопасности. Оба отдела подчиняются вице-президенту по информационным технологиям Анатолию Чаленко, с которым мы без перерыва проговорили почти два часа. “Руководство “ЮниТранса” убеждено, что наша конкурентоспособность зависит от успешного внедрения информационных технологий. Но внедрять их бессмысленно, не сделав корректного описания бизнес-процессов. Процесс внедрения - это не просто автоматизация деятельности организации, а построение оптимальных бизнес-процессов”, - заявил господин Чаленко.

Анатолий Чаленко считает, что прежде

чем описывать бизнес, необходимо задать

стандарты методологии описания

Описанием и оптимизацией бизнеса в “ЮниТрансе” занимается отдел развития технологий. Сейчас в нем работает три системных аналитика. У каждого из них есть доступ к инструментальной среде описания и анализа бизнес-процессов ARIS, разработанной немецкой компании IDS Scheer AG. Главная задача отдела - построение единой комплексной модели компании. В “Положении по комплексному моделированию компании” использованию модели посвящен целый раздел. Заметим лишь, что основная область ее применения - это поддержание в актуальном состоянии всех бизнес-процессов и регламентирующих деятельность компании документов. В случае изменения модели система ARIS автоматически выдает новые варианты регламентирующих документов. Кроме того, модель используется для оптимизации существующих бизнес-процессов, для формирования технических требований к доработке имеющейся информационной системы (в “ЮниТрансе” применяют специализированную информационно-расчетную систему “Перевозки”, разработанную компанией “Лестэр”) и для внедрения будущих систем (к примеру, в ближайшее время начнется внедрение системы управления документами и CRM-системы).

А начиналось все осенью 1999 г., Анатолий Чаленко самостоятельно прописал все бизнеспроцессы в BPwin. Через полгода уже около 40% бизнес-процессов претерпело изменения, а поддерживать их актуальность в этой системе было сложно. Поэтому было решено выбрать более мощное средство. Так, в июне 2000 г. в компании появился ARIS и ряд специалистов “ЮниТранса” прошли курс обучения в фирме “Весть-Метатехнология” по методологии и инструментарию ARIS, а также по подготовке и проведению проектов по моделированию и анализу деятельности предприятий с помощью этого средства.

“В отличие от множества других средств анализа и проектирования, - комментирует г-н Чаленко, - ARIS обеспечивает комплексный подход к исследованию деятельности предприятия и используемым им технологиям, а также позволяет работать с моделями нескольких типов. Функциональная модель выявляет структуру операций в контексте достижения целей. Информационная модель позволяет описать используемые информационные системы или спроектировать будущую систему. Модели данных позволяют структурировать информацию и документы. Модели знаний отображают структуру знаний. Вертикальные и горизонтальные отношения между подразделениями, а также персонал предприятия в привязке к штатному расписанию описывают в организационной модели. А управленческая модель интегрирует первые пять моделей и представляет комплексный взгляд на деятельность предприятия”.

На сегодняшний день в ARIS прописано около 60% бизнеса компании. Комплексная модель декомпозируется до уровня департаментов, отделов и должностей. При необходимости используется декомпозиция до уровня элементарных операций и ролей отдельных сотрудников в определенных бизнеспроцессах. (Кстати, для уверенности в правильности совершаемых действий, сотрудники “ЮниТранса” отдали свои методологические решения на аудит консультантам “Весть-Метатехнологии” и по его завершении внесли предложенные ими корректировки. Ценными оказались и их рекомендации по дальнейшему развитию подхода к моделированию).

Анатолий Чаленко несколько недоволен сегодняшними темпами работы, но тому есть объективные причины. Отдел развития технологий одновременно участвует примерно в десяти проектах. Так, например, сотрудники этого отдела проводили анализ существующих на рынке систем управления документами, они принимают участие в подготовке сертификации на ISO и разработке технических требований к CRM-системе, разрабатывают документацию для вновь открывающихся представительств и дочерних компаний, участвуют в проекте по разработке портала фирмы и т. д. Пока ради экономии времени в “ЮниТрансе” отказались от проведения временного и стоимостного анализа бизнес-процессов, но все необходимые для этого входные данные заносятся в систему. По окончании построения единой комплексной модели к этому планируют вернуться.

Для тех, кому это понравилось

Главная опасность систем, подобных ARIS, по мнению Анатолия Чаленко, заключается в том, что “неправильные структура проекта и методология создания комплексной модели могут привести к хаосу. Дело в том, что в ARIS очень быстро можно создать от нескольких десятков до нескольких сотен моделей, и если их не структурировать, то ориентироваться в этом многообразии будет очень сложно. Поэтому, прежде чем делать комплексную модель предприятия, необходимо выработать стандарты проектирования и структуры проекта, начиная с создания модели, согласования, рецензирования, утверждения и заканчивая сроком действия этой модели. У нас эти стандарты заданы в “Положении по комплексному моделированию компании”. Это - своеобразное руководство как для пользователей (чтобы они ориентировались в структуре модели), так и для разработчиков (чтобы они пользовались едиными стандартами).

Надо также обучить сотрудников применять эти модели. Мы имеем ARIS Web Publisher, с помощью которого раз в неделю обновленная комплексная модель выкладывается в интранет. Выпущено руководство по чтению этой модели для сотрудников, где описаны все объекты, которые мы использовали. Для того чтобы сотрудники были заинтересованы в изучении модели, а также привносили в нее свои идеи, у нас разрабатывается соответствующая система мотивации”.

Ну и о цене. Компания “ЮниТранс” владеет одной лицензией ARIS Toolset и одной ARIS Web Publisher, а также тремя лицензиями ARIS Easy Design. Подробное описание функциональных возможностей компонентов системы ARIS можно найти на сайте компании “ВестьМетаТехнология” (www.vest.msk.ru). Мы скажем лишь, что рабочее место Toolset обладает большими функциональными возможностями, чем Easy Design. Стоимость программного обеспечения, закупленного “ЮниТранс”, составила около 32 тыс. долл. В ближайшее время в компании появится директор по качеству. Среди его основных задач - проведение периодического аудита используемых моделей на соответствие реальным бизнес-процессам. Для этих целей планируется приобрести еще одну лицензию ARIS Easy Design.

Из досье

ООО МТК “ЮниТранс”, мультимодальная транспортная фирма, созданная в мае 1999 г., стала одной из крупнейших российских экспедиторских компаний, занимающихся международными железнодорожными грузовыми перевозками. Она перевозит грузы по российским железным дорогам, дорогам государств СНГ, стран Балтии, Европы и Азии. Сегодняшняя стратегия - обслуживание клиентов по схеме “от двери до двери”. У компании есть представительства почти на всех железных дорогах России, а также в Китае и Казахстане, также планируется открытие новых. Создаются дочерние компании в Санкт-Петербурге и Киеве. Средний ежемесячный объем грузопотока составляет 3 млн. тонн (для сравнения: в конце 1999 г. - всего 100 тыс. тонн). На сегодняшний день в МТК “ЮниТранс” работает около 150 сотрудников.