ПРОЧТИТЕ ВМЕСТЕ С ФИНДИРЕКТОРОМ
Современный бизнес отличается жесткой конкуренцией и к тому же вынужден приспосабливаться к постоянно меняющимся условиям хозяйствования. Соответственно повышается уровень сложности задач, которые приходится решать финансовому директору. Подсистема управления финансами тесно связана с другими подсистемами управления (закупками, продажами, производством и пр.); она, например, может брать из них информацию - о плановом и фактическом объемах выпуска продукции, об объемах потребления сырья и материалов, о рыночных ценах и т. д., а может и играть роль ограничителя - устанавливать максимально приемлемые цены на закупаемые сырье и материалы. Таким образом, все более высокие требования предъявляются к методам и механизмам, обеспечивающим работу финансовой службы, органично встраивающим ее в единый бизнес-процесс предприятия.
Среди инструментов, которыми пользуется финансовый директор в своей работе, в настоящее время особое место занимают информационные технологии. Это и понятно: финансовая служба должна получать точные данные, быстро обрабатывать большой объем информации, применять сложные алгоритмы расчета. Именно эти факторы обусловливают необходимость использования программных продуктов - ручная обработка информации не удовлетворяет требованиям сегодняшнего дня.
Давайте определим, какие средства информационных технологий и каким образом могут помочь финансовому директору при выполнении его функций.
Для дальнейшего рассмотрения можно выделить следующие основные функции, которые выполняет финансовая служба предприятия.
1. Работа на оперативном уровне: планирование и контроль текущего финансового состояния предприятия (рассматриваемый временной горизонт - от нескольких месяцев до года, предмет деятельности - основной бизнес-процесс предприятия):
- составление и контроль бюджета предприятия по видам деятельности, группам продуктов и услуг, центрам финансовой ответственности, статьям доходов и расходов;
- взаиморасчеты - составление и контроль выполнения графиков оплаты дебиторской и кредиторской задолженности, определение приоритета платежей и их осуществление;
- привлечение и размещение денежных средств - краткосрочное кредитование текущей деятельности, сферы вложения свободных финансовых ресурсов;
- составление и консолидация финансовой отчетности предприятий холдинга, подготовка пробных балансов (в том числе - по международным стандартам);
- контроль показателей финансово-хозяйственной деятельности - расчет различных коэффициентов, описывающих структуру и динамику активов и капитала;
- оптимизация финансовых потоков, налоговое планирование;
- документооборот - организация документального оформления финансовой деятельности предприятия.
2. Работа с историческими данными (анализ) и перспективное планирование и прогнозирование (рассматриваемый временной горизонт - от года до нескольких лет, предмет деятельности - как основной бизнес-процесс предприятия, так и различные проекты его совершенствования и развития, например крупномасштабные инвестиции в новое оборудование или реструктуризация бизнеса):
- многопараметрические анализ и прогнозирование финансового состояния предприятия (в зависимости от курсов валют, цен на сырье и готовую продукцию, объема производства и т. д.);
- управление стоимостью бизнеса (анализ влияния различных параметров на стоимость акций, привлекательность для инвесторов, принятие решения по управлению данными параметрами);
- оценка инвестиционных проектов.
Описанные функции схематично изображены на рис. 1.
Рис. 1. Функции финансового директора
Как показывает опыт, выполнение основных функций по оперативной работе финансового директора могут эффективно обеспечить ERP-системы (Enterprise Requirements Planning) - см. рис. 2.
Рис. 2. Информационные технологии в работе финансового директора
В процессе управления деятельностью предприятия программный продукт класса ERP решает следующие основные задачи:
- поддержка разработки плановых (нормативных) данных по бизнес-процессам, хранение этих данных в хранилище (базе) данных (БД) и предоставление исполнителям бизнес-процессов;
- фиксация результатов бизнес-процессов и предоставление пользователям аналитической информации (например, сравнение плановых и фактических показателей и т. д.).
ERP-системы, как правило, содержат функции управления запасами и материальными потоками, производственными мощностями, снабжением и сбытом, проектированием, планово-предупредительными ремонтами, качеством, сервисным и гарантийным обслуживанием, транспортом, персоналом и пр. Управленческие функции финансового директора в этих системах тесно интегрированы с функциями других подсистем управления. Таким образом, снижается необходимость в двойном вводе данных или стыковке информации из различных подсистем, уменьшается количество ошибок, повышается скорость доступа финансовых служб к нужной информации.
Какие же возможности могут предоставить ERP-системы финансовому директору для выполнения его функций?
Для осуществления взаиморасчетов финансовый директор получает плановые графики: от отделов сбыта - входящих платежей, от отделов снабжения - исходящих. Эти графики формируются автоматически в процессе ввода в систему соответствующими подразделениями заказов и прогнозов на продажу и заказов и прогнозов на закупку (с использованием хранимых в единой БД договорных или плановых цен, договорных сроков оплаты). Оформляя в системе фактические платежи, финансовый отдел формирует фактический график оплат и отслеживает выполнение условий сделок.
Полученные графики предоставляют также информацию, необходимую для привлечения и размещения денежных средств. В те периоды, когда планируется интенсивное погашение кредиторской задолженности, собственных средств предприятия может не хватить, и поэтому финансовый директор должен планировать привлечение краткосрочных кредитов. В противоположном случае требуется предусмотреть варианты размещения свободных денежных средств (например, в краткосрочные банковские депозиты). ERP-система поможет финансовому директору рассчитать процент по кредитам или депозитам, сделать нужные напоминания (например, о следующем сроке уплаты процентов) и создать плановые платежи.
При формировании и консолидации финансовой отчетности ERP-системы предоставляют следующие возможности. В каждой системе существуют механизмы настройки автоматического отражения финансово-хозяйственных операций в планах счетов - российского, международного, управленческого учета и т. д. (т. е. при учете платежа в системе автоматически формируется проводка в плане счетов). Данные механизмы, как правило, имеются для 95% финансово-хозяйственных операций (в том числе для операций по консолидации отчетности). Также предусмотрены возможности ведения аналитического учета - создания необходимых пользователю учетных измерений, по которым должна классифицироваться учитываемая информация. Кроме того, встроенный “конструктор отчетов” позволяет создать “на плане счетов” отчет практически любой сложности. Один раз определив аналитический план счетов и настроив финансовые отчеты, финансовый директор имеет мощный инструмент получения финансовой информации о состоянии предприятия. При этом данная информация достаточно оперативна - записи учетных регистров формируются по мере ввода первичных документов. И не требуется уже такой операции, как сведение баланса - он получается автоматически, что избавляет финансового директора от постоянной головной боли из-за нарушения сроков подготовки отчетности и ошибок.
Этот же механизм отчетности может применяться и для контроля ФХД (финансово-хозяйственной деятельности). Используя его, в системе можно задать методики расчета необходимых коэффициентов и оперативно их контролировать.
ERP-система может также быть использована и для бюджетирования. Планирование доходной части бюджета происходит практически в автоматическом режиме и основывается на информации, вводимой в систему сбытовыми подразделениями. Бюджет может строиться по регионам, группам товаров, комиссионным агентам, группам покупателей, филиалам и т. д.
Предусмотрено планирование затрат с использованием ERP-системы по нескольким направлениям (см. рис. 3).
Рис. 3. Направления планирования и учета затрат
Затраты на товарно-материальные ценности планируются после отработки тех модулей ERP-системы, которые отвечают за управление производством и снабжением, - на основе рассчитанной потребности предприятия в сырье, материалах и человеческих ресурсах, а также с учетом плановых цен. Затраты на работы (планово-предупредительный и текущий ремонт оборудования, косметический ремонт помещений) определяются после составления смет этих работ вспомогательными подразделениями предприятия. Аналогично оценивается потребность предприятия в финансировании закупок тепло- и электроэнергии, аренды помещений и пр. Таким образом, финансовый директор автоматически получает проект бюджета компании. Его задача - согласовать его доходную и расходную части с центрами финансового учета, а также привести бюджет к заданным плановым показателям. Возможно, возникнет необходимость усилить функциональность ERP-систем в области бюджетирования специализированными программными средствами. Они могут помочь финансовому директору в организации процесса бюджетирования: провести анализ бюджета в зависимости от различных параметров (анализ “что если”), поддержать существование нескольких бюджетных моделей, алгоритм “скользящего” формирования бюджетов и т. д.
Одной из задач финансового директора является также организация такого документооборота, при котором финансовые документы (в первую очередь - платежные) проходили бы определенный цикл согласования и утверждения. Например: каким-либо подразделением оформляется заявка на платеж, затем она согласовывается с руководством вышестоящего подразделения, визируется менеджером по бюджету, утверждается финансовым директором и в конце концов превращается в распоряжение на оплату, которое исполняет бухгалтерия. ERP-система может не поддерживать данный жизненный цикл документа. Не исключено, что в этом случае рациональнее не дорабатывать ERP-систему, а после создания планового платежа в системе “выгрузить” его в систему документооборота (например, основанную на технологиях Lotus Notes) и уже в ней, используя ее стандартные возможности, провести по всем стадиям согласований и утверждений. Затем в ERP-системе исполняется уже утвержденный платеж.
Особенно интересно рассмотреть совместное использование ERP-систем с системами документооборота и бюджетирования. Получив первичные данные для построения бюджета из ERP-системы, финансовый директор может передать их в систему бюджетирования, получить комплект бюджетных документов, затем уже с помощью системы документооборота провести весь цикл их согласования, визирования и утверждения, а потом передать из системы документооборота в систему бюджетирования окончательные бюджетные показатели. Сформированный после этого в ERP-системе фактический платеж проходит с помощью системы документооборота цикл утверждений и попадает в систему бюджетирования для контроля исполнения бюджета.
Получив информацию, предоставляемую ERP-системой, финансовый директор также может проанализировать доходность по различным продуктам, видам бизнеса, юридическим лицам холдинга и принять решения об оптимизации финансовых потоков предприятия/холдинга (в частности, определить приемлемые трансфертные цены на продукцию и услуги дочерних предприятий).
Большую роль играет ERP-система и в областях, связанных с анализом и прогнозированием состояния предприятия. В то же время именно в этих областях следует рассмотреть возможности усиления функциональности ERP-системы другими специализированными программными продуктами. Это связано с тем, что специализированные программы могут выполнять функции, отсутствующие в ERP-системах, прежде всего связанные с многомерным анализом и многопараметрическим моделированием. При этом необходимо будет создать интерфейсы, которые позволили бы специализированным продуктам и ERP-системе обмениваться информацией.
При анализе и прогнозировании финансового состояния предприятия и управлении стоимостью бизнеса, финансовый директор использует ERP-систему как источник исторических данных. Эти данные могут быть обработаны специализированными статистическими и OLAP-пакетами (On-Line Analytical Process). Включение таких пакетов в состав ERP-систем среднего уровня, как правило, не практикуется, и более эффективно применять сторонние продукты, состыковав их с ERP-системой. Следует подчеркнуть, что БД ERP-системы, являясь источником информации для таких пакетов, должна содержать в себе все аналитические признаки, по которым потом будут производиться выборки данных. Это должно обеспечиваться на этапе ввода информации в ERP-систему.
В области оценки инвестиционных проектов также более рациональным видится использование специализированных программных продуктов. Такой подход оправдан по следующим причинам. Во-первых, алгоритмы расчета довольно сложны и специфичны. Во-вторых, непосредственно расчет инвестиционных проектов слабо связан с информационным потоком основных бизнес-процессов предприятия, на обработку которого прежде всего ориентирована ERP-система. Особое внимание здесь следует обратить на программы отечественной разработки, они дают пользователю возможности учета особенностей российской системы налогообложения.
К автору, руководителю проектов “Консультационной группы АТК”, можно обратиться по адресу: Mikhail.Petrov@atkcg.ru
