Совместная работа над бизнес-документами сопряжена с множеством рисков, которые надо понимать и правильно оценивать, - так считают аналитики Vanson Bourne (www.vansonbourne.com), охватившие своим исследованием 300 предприятий США, Великобритании и Австралии. Подготовку этого отчета финансировала фирма Workshare (www.workshare.com), известный разработчик программных средств обеспечения целостности документов. В нем отражены и оценены основные риски, связанные с совместной работой над документами в современной бизнес-среде, где основным средством коммуникаций становится электронная почта. Вот наиболее показательные результаты опроса, дающие представление о нынешнем состоянии дел в области управления документами:
- до 75% содержащейся в бизнес-документах информации является важной с юридической точки зрения;
- 90% бизнес-пользователей не осознают риска потенциального повреждения скрытой информации (метаданных), содержащейся в изменяемых документах;
- только 40% вносимых отдельными сотрудниками правок попадает в конечную версию документа, что существенно затрудняет контроль изменений;
- бизнес-пользователи больше времени проводят в работе над полученными по электронной почте документами, чем в борьбе со спамом;
- профессионалы тратят в среднем 2,5 ч в день на внесение изменений и согласование документов, пришедших в качестве почтовых приложений;
- недоверие к существующим ныне технологиям управления документами приводит к тому, что 82% бизнес-пользователей предпочитают согласовывать документы в бумажном виде.
Как отмечают представители Vanson Bourne, полученные оценки одинаково верны для всех трех обследованных стран, что позволяет говорить об общих проблемах сотен миллионов пользователей электронной почты и Word, нуждающихся в эффективных средствах совместной работы над документами.
