Управление договорами, или

С чего начать автоматизацию документооборота

СЕМИНАРЫ

Компания Digital Design (Санкт-Петербург, www.digdes.ru) представила свою новую разработку - "Автоматизированную систему согласования договоров" на платформе DocsVision. Первоначально система создавалась для "ССМ-Тяжмаш" (Череповец) - крупного предприятия металлургического машиностроения, работающего со многими поставщиками и внешними потребителями. Целью внедрения было ускорение процедуры согласования договоров, снижение числа ошибок при работе с проектом договора, минимизация организационных издержек и перевод договорных документов в электронный вид с целью дальнейшей автоматизации других задач. Проект был завершен к середине 2004 г. Другим заказчиком стало управление Горьковской железной дороги, где система была внедрена осенью того же года. Опыт, приобретенный в ходе выполнения проектов, и последующее обобщение знаний о договорных процессах разных сфер деятельности, по мнению разработчиков, расширяют рамки применения системы и позволяют говорить об общем решении, охватывающем типовые проблемы, с которыми сталкиваются предприятия в ходе согласования договоров.

Заместитель директора департамента программных решений Digital Design Дмитрий Лившиц подчеркнул, что основная идея решения - объединить в рамках одного продукта функции управления документооборотом, групповой работы пользователей и управления бизнес-процессами, а также традиционных систем автоматизации канцелярии. Система должна легко настраиваться без привлечения ресурсов разработчика, стать активным элементом бизнес-процессов, инициируя действия пользователей на выполнение конкретных заданий.

Этапами договорного процесса являются подготовка, согласование и подписание документа. На начальном этапе регистрации проекта договора в "Автоматизированной системе согласования договоров" создается его электронная карточка, куда заводятся основные атрибуты и к которой прикрепляются электронные версии сопутствующих материалов в виде файлов MS Word или образов сканированных документов. В карточке указывается также список визирующих лиц и текущее состояние проекта договора. Согласование проекта визирующими лицами может идти последовательно, параллельно или в комбинированном порядке в зависимости от заданного маршрута. Пользователи автоматически получают уведомление о поступлении документов на согласование и сроках его рассмотрения. В системе регламентируются возможности редактирования проекта договора или составления замечаний к нему участниками процесса, предусматривается возврат на доработку и формирование протокола разногласий. Процедура подписания предполагает согласование проекта с контрагентом и повторный цикл согласования в случае необходимости. В архиве системы хранится история договоров с возможностью поиска по атрибутам документа и его содержанию (фрагменту текста).

Архитектура автоматизированной системы согласования договоров

Таким образом, в любое время можно получить информацию о ходе договорной деятельности и ответить на типичные вопросы: почему договор еще не прошел согласования, у какого визирующего лица находится сейчас проект договора, сколько договоров и на какую сумму было заключено с контрагентом в прошлом году и пр. Часто используемые запросы такого характера хранятся в системе и вызываются с помощью виртуальных папок. Эти папки наряду с другими (папка с карточками электронных документов, заданий пользователям и пр.) организованы в иерархическую систему "Навигатор" с интерфейсом в стиле MS Outlook.

Ядром создаваемых компанией прикладных решений служит платформа автоматизации процессов управления и документооборота DocsVision (см. рисунок), в состав которой входят подсистемы "Делопроизводство" и "Управление процессами". DocsVision тесно интегрирована с продуктами Microsoft, обеспечивающими стандартные механизмы идентификации пользователей и разграничения прав доступа (MS Active Directory), хранение (MS SQL Server 2000) и поиск (SQL Full Text Search) информации, групповую работу и единый клиентский интерфейс на базе MS Internet Explorer. Подсистема "Управление процессами" позволяет реализовать процессный подход к управлению. Она содержит расширяемый набор элементов для создания библиотеки процессов и визуальный графический инструмент для построения графов маршрутизации документов, обеспечивает синхронизацию обработки документов по времени и событиям, реализует функции связи с внешними системами (шлюзы к MS Exchange, Axapta).

Начальник управления информационных технологий "ССМ-Тяжмаша" Майя Яковлева рассказала, что в настоящее время на предприятии пользователями информационной системы являются 150 сотрудников из всех управленческих подразделений. (Стоит заметить, что обновление приложений на всех клиентских местах при изменении функциональности происходит автоматически без вмешательства работников ИТ-департамента.) В прошлом году через систему проведено 1500 документов, за 2,5 месяца текущего года - более 600. Процесс согласования проектов договоров, занимавший ранее до двух месяцев, сократился до 3-7 рабочих дней. Кроме того, ввиду большого числа визирующих лиц местонахождение документов не всегда можно было сразу обнаружить, и договора "зависали". Теперь параллельная схема согласования позволяет работать с одним и тем же документом одновременно пяти - восьми сотрудникам и в любое время точно определять, у кого он проходит согласование. Нарушения исполнительской дисциплины выносятся на оперативные совещания, где оглашаются списки людей, задерживающих прохождение договоров. К другим важным результатам внедрения, считает Майя Яковлева, относятся отказ от бумажных носителей (вплоть до окончания процедуры согласования), централизованное хранение документов, уменьшение числа рутинных операций, возможность просмотра истории формирования договора в разрезе изменений по каждому участнику процесса согласования, контроль сроков исполнения заданий, анализ загруженности исполнителей и пр.

Большим стимулом в освоении системы на этапе опытной эксплуатации, отметила г-жа Яковлева, была позиция юристов предприятия, которые отказывались рассматривать бумажные документы, отсутствующие в электронном виде. (Правовое управление выступило основным заказчиком системы от предприятия, как наиболее заинтересованный участник договорного процесса.) Для централизованного обучения на "ССМ-Тяжмаше" был оборудован компьютерный учебный класс. С целью дальнейшей поддержки пользователей на сервере установлен архив инструкций по работе с системой. Проект обошелся предприятию в 40 тыс. долл.

По словам директора Digital Design по продажам Юлии Эфрос, стоимость лицензии на пакет DocsVision плюс "Делопроизводство" (до 10 пользователей) составляет 500 долл. Корпоративная лицензия (от 11 до 100 пользователей), куда входят DocsVision вместе с подсистемами "Делопроизводство" и "Управление процессами", обойдется от 4500 до 12 500 долл. На лицензии класса Enterprise (более 100 пользователей) устанавливается договорная цена. Заказные решения выполняются под ключ в течение трех - пяти месяцев и обходятся заказчику в среднем в 25-30 тыс. долл.