Только для документов

Предложения Ricoh и Xythos для фирм, не нуждающихся в управлении корпоративным контентом

Поскольку корпоративные приложения превращаются во все более масштабные и усложняющиеся платформы, пользователю зачастую сложно отыскать решение, сфокусированное на конкретной задаче. Возьмем, к примеру, управление документами. Многие годы приложения этого профиля концентрировались, не удивляйтесь, именно на управлении документами. Они позволяли компаниям регулировать способы хранения и циркуляции документов, облегчали совместное их использование и групповую работу над ними и обеспечивали бизнес-процессы, связанные с обращением документов.

Однако многие производители, создавая или покупая приложения, способствующие формированию имиджа провайдера средств управления корпоративным контентом, отошли от простой модели управления документами. Другие взялись усердно внедрять средства контроля процессов, предполагающих активное участие в них людей, и инструменты коллективной работы с явным прицелом на рынок управления бизнес-процессами. А третьи берутся за все вместе и еще за массу других вещей.

При определенных обстоятельствах в итоге рождаются мощные решения, обеспечивающие универсальные возможности управления бизнес-контентом, независимо от его физического местонахождения или способа создания. Но когда заказчику необходимо управлять документами и только ими, такие платформы являются чересчур тяжеловесными, а использование лишь части функций мощной системы зачастую разочаровывает недостаточной полнотой.

DocumentMall предоставляет простые опции выбора маршрута для совместной обработки документов

К счастью, все еще существуют продукты, попадающие в традиционную категорию средств управления документами и при этом предоставляющие достаточную гибкость и разнообразие опций, чтобы удовлетворить насущным нуждам компаний.

Тестовый центр eWeek Labs недавно протестировал два классических решения для управления документами, оснащенных сильными инструментами для хранения документов, доступа к ним и контроля. Используя сервис хостинга DocumentMall 8.3.2 корпорации Ricoh, заказчик может быстро запустить солидную систему управления документами, не делая инвестиции в соответствующую ИТ-инфраструктуру. А продукт Enterprise Document Management Suite 5.0 фирмы Xythos Software является мощным, гибким и легко администрируемым приложением, обеспечивающим самые разные способы хранения и доступа к документам, а также управление процессами, связанными с их использованием и оборотом.

Сервис Ricoh DocumentMall очень удобен, если компания хочет быстро наладить работу со своими документами и при этом не очень обеспокоена тем фактом, что они будут храниться за пределами ее корпоративной сети. Также DocumentMall хорошо подходит организациям, не нуждающимся в очень сложном режиме документооборота или в интеграции систем их хранения.

Пакет Xythos оснащен всем, что принято требовать от корпоративных приложений этого профиля, и заслуживает внимания любой организации, заинтересованной главным образом в управлении документами, а не контентом в целом.

DocumentMall 8.3.2

Решения, предлагаемые на условиях хостинга, независимо от используемой терминологии - называют ли их управляемыми сервисами, арендуемыми приложениями (ASP) или, как сейчас модно говорить, обслуживанием по требованию (on demand) - позволяют просто и быстро запустить приложение в эксплуатацию. Не является исключением и сервис DocumentMall, обновленный Ricoh в мае и предоставляющий функциональное, хотя в чем-то и упрощенное решение для хранения, совместного пользования и управления корпоративными документами, а также и другими носителями цифровой информации.

При тестировании этого приложения в eWeek Labs мы смогли быстро наладить доступ к данному сервису и убедились, что он позволяет легко загружать документы и совместно работать с ними.

Тем не менее сам продукт не лишен недостатков. По умолчанию DocumentMall не поддерживает сложные схемы документооборота и ограничивает обработку документов в основном их маршрутизацией и заданием полномочий пользователей. Причем сервис требует для полноценной реализации своего Web-интерфейса поддержки в Microsoft Internet Explorer (IE) элементов управления ActiveX.

Функция контрольных талонов в приложении Xythos защищает контент по сроку действия и паролю

Кроме того, хотя Ricoh в целом позаботилась о средствах защиты DocumentMall, каждой организации следует решить, действительно ли ее устроит пересылка и хранение конфиденциальных документов вне ее собственной инфраструктуры.

Тарифы на использование DocumentMall зависят от продолжительности сервисного контракта (один или три года) и объема арендуемой дисковой памяти. Один гигабайт на срок в один год стоит $800. При увеличении объема памяти и срока контракта удельные расценки снижаются.

В основе технологии DocumentMall лежит хорошо известное приложение Documentum (в 2003 г. эту фирму купила корпорация EMC). Однако Web-интерфейс системы Ricoh, лишь смутно напоминающий интерфейс Documentum, разработан с явным стремлением к простоте и интуитивности.

Этот интерфейс открывает доступ к рабочему окну, отображающему коллективно используемые, маршрутизированные или разосланные документы. В нем можно найти все общедоступные и персональные ящики (document cabinets) или папки с документами. Мы убедились, что продукт позволяет очень легко создавать новые папки и загружать на клиентские ПК разнообразные документы с учетом задаваемых разрешительных настроек.

Документы могут направляться другим пользователям по электронной почте или через шлюзы DocumentMall, либо с помощью комбинации обоих способов, а контроль за тем, кто и как вправе работать с документами, регулируется базовыми правилами. Продукт оснащен стандартными функциями входного и выходного контроля и включает модуль фирмы Citrix Systems для просмотра документов пользователем, у которого отсутствует нужное приложение. Нам также понравились простые средства аудита, предоставляющие тому, кто имеет на это полномочия, всю необходимую информацию о прохождении документа.

Система позволяет вводить документы разными методами. Учитывая опыт Ricoh в производстве аппаратуры, неудивительно, что ее многофункциональные сканеры со специальной прошивкой могут сканировать документы непосредственно в ящики DocumentMall. Документы можно, кроме того, пересылать по интернет-факсу, базирующемуся на электронной почте.

Администрирование DocumentMall также осуществляется весьма просто. Мы могли вручную добавлять в систему новых пользователей и их группы или выводить в текстовый файл информацию о зарегистрированных в настоящее время, однако сервис не поддерживает непосредственной интеграции с корпоративной службой каталогов. Мы также могли задавать атрибуты нестандартных типов документов, формировать базовые параметры полномочий для групп пользователей и просматривать подробные журналы регистрации, документирующие развертывание системы в целом.

Enterprise Document Management Suite 5.0

Хотя Xythos, рекламируя Enterprise Document Management Suite 5.0, делает акцент на удобство интерфейса, простоту и быстроту развертывания системы, на нас впечатление произвели главным образом широта и мощь ее функций. Document Management Suite не достигает планки таких решений для управления документами, как Documentum или FileNet корпорации FileNet, однако может предоставить почти все функции, в которых нуждается большинство компаний.

Благодаря интуитивно понятному и гибкому интерфейсу на основе браузера мы могли легко находить и редактировать документы самых разнообразных типов, использовать их совместно с коллегами и формировать workflow-процессы. Продукт Xythos можно интегрировать с корпоративными службами каталогов и системами хранения. Однако, аналогично DocumentMall и многим другим системам управления документами и контентом, Enterprise Document Management Suite полноценно работает только с Internet Explorer.

Продукт Xythos использует технологии, основанные на стандартах, и ее сервер способен взаимодействовать с большинством популярных Web-серверов, J2EE-серверов приложений и реляционных СУБД. При его обычной инсталляции (как было и в наших тестах) устанавливаются сервер приложений Tomcat и СУБД PostgreSQL.

Начальная цена Enterprise Document Management Suite 5.0 составляет $45 000 в расчете на 250 пользователей, однако при лицензировании на 10 000 клиентов стоимость ПО падает до $31 на пользователя.

Инсталляция и настройка системы довольно просты. Для контроля доступа пользователей Xythos может опираться как на LDAP, так и на Active Directory, однако администратору разрешается выбрать нужный вариант только в процессе инсталляции. Продукт имеет и встроенную службу каталогов, способную заменить Active Directory или LDAP.

Чтобы сконфигурировать опцию хранения резервных копий документов, мы просто указывали на сетевой диск или подключенную к сети систему хранения. Нехитрый, но достаточно функциональный интерфейс администрирования на основе браузера позволил нам легко задавать настройки сервера, определять пользователей и группы и просматривать подробные системные журналы.

Хотя пользователь может быстро заполнить главный экран приложения разнообразным контентом, хорошо продуманный дизайн интерфейса никогда не вызывает ощущения перегруженности или беспорядка. Мы без труда могли просматривать все разрешенные для доступа папки и документы, создавать полезные закладки, непосредственно переводящие на конкретный контент или документ, с которым работает другой пользователь, осуществлять поиск информации по широкому кругу критериев и держать в поле зрения все взаимосвязанные задания и потоки работ.

Правда, интерфейсы отдельных задач проработаны немного хуже. Так, при выделении документа или папки предлагаются опции "заблокировать", "удалить", "управлять" и "сделать общим ресурсом". При проверке создается ощущение, что последние два пункта следовало бы объединить, так как многие из опций управления непосредственно связаны с совместным использованием.

Меню администрирования позволяет формировать процессы workflow. Выбрав стандартную опцию "создать поток работ", мы могли задать, будет ли этот поток последовательным или параллельным, следует ли на каждом этапе высылать почтовые извещения, какие пользователи будут участвовать в выполнении заданий и должны ли они только рассмотреть документ или и утвердить его. Кроме того, мы могли указать нужные даты выполнения каждого задания и его продолжительность. Более сложные потоки работ можно формировать с помощью дополнительного инструментария разработчика или вручную на языке XML.

В случае передачи ресурса в общее пользование можно задать права доступа к нему для групп и отдельных сотрудников, а также сформировать контрольные талоны, определяющие срок актуальности контента и пароль для его просмотра.

Документ можно обновлять непосредственно через интерфейс браузера или с помощью приложений, поддерживающих технологию WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning). По умолчанию продукт Xythos использует функцию Web-папок, реализованную в Internet Explorer.

Другим полезным средством управления контентом служит Windows-приложение Xythos Drive. При загрузке в клиентский ПК оно создает виртуальный диск, предоставляющий доступ к ресурсам через систему управления документами. Эту функцию выгоднее всего задействовать для синхронизации контента при периодическом переходе в автономный режим.

Среди множества полезных возможностей коллективной работы Enterprise Document Management Suite содержит очень удачную функцию подписки. С ее помощью мы могли получать извещения о том, что кто-то из пользователей просматривает, редактирует или комментирует конкретный документ.

     С директором eWeek Labs Джимом Рапозой можно связаться по адресу: jim_rapoza@ziffdavis.com.