ERP
Сегодняшняя ситуация в нашей стране такова, что многие крупные и средние компании вынуждены на собственные средства создавать справочники продукции для обеспечения осуществляемой ими экономической деятельности. Разумеется, речь идет не о каталогах в виде фиксированного издания на бумажных или машинных носителях, а о программном продукте, встраиваемом в действующие или проектируемые ERP-системы. В этой деятельности в настоящее время наблюдается полный хаос, каждая компания идет своим особым путем. Можно ли направить этот процесс в упорядоченное системное русло?
На приведенной диаграмме даны оценочные объемы номенклатуры продукции, потребляемой предприятиями обрабатывающей промышленности, и число заказчиков (потребителей) по выделенным группам. Если к этому добавить аналогичную информацию по предприятиям горнодобывающей, строительной, сельскохозяйственной, медицинской и других отраслей (см. верхний уровень иерархии национальной классификации ОКВЭД или международных классификаций видов экономической деятельности ISIC и NACE)*1, то можно представить, насколько сложно ориентироваться в этом практически безграничном море номенклатурных позиций. К примеру, номенклатура, которая планировалась к производству и распределению бывшим Госпланом СССР, составляла порядка 25 млн. единиц. В то же время подобная информация и средства для работы с нею необходимы предприятиям, прежде всего для маркетинговых исследований и закупочной деятельности.
_____
*1 ОКВЭД - общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОК 029-2001). ISIC и NACE - международные классификации видов экономической деятельности ООН и Европейского Союза соответственно.
Не удивительно, что в настоящее время сформировался спрос на справочники, ориентированные на вполне определенные группы пользователей и виды продукции. При этом в справочники включается заведомо избыточный объем данных в расчете на то, что потенциальные пользователи найдут в них интересные для себя сведения. Обновление информации в подобных справочниках осуществляется путем выпуска новых изданий - как правило, не чаще чем один раз в год. Это общий принцип построения всех справочников, рассчитанных на широкий круг пользователей. В последние годы они нередко снабжаются электронными копиями. Наглядным примером этому является серия справочников Максимова (ЗАО "Издания Максимова", www.maximov.com), в которых приводятся контактные данные предприятий различных отраслей экономики.
Наряду с традиционными появились и принципиально более совершенные корпоративные электронные справочники продукции.
Корпоративные электронные справочники продукции - что это такое?
Называя справочник корпоративным, полагают, что он создается под вполне определенную выделенную группу физических или юридических лиц. Другими словами, корпоративные справочники формируются для конкретных групп пользователей с заведомо известными видами их запросов, касающихся номенклатуры продукции. Это первое требование, которому они должны удовлетворять. Второе предполагает возможность решения в общей постановке задач, стоящих перед выделенными группами пользователей. Этим еще более конкретизируются виды номенклатурных позиций, которые должны быть включены в справочники.
Таким образом, ориентация справочника на вполне определенных адресатов (ответ на вопрос "кому?") и решаемые задачи ("для чего?") позволяет сделать целенаправленную выборку из исходного множества номенклатурных позиций. Это первый этап формирования номенклатуры продукции для включения ее в корпоративные справочники.
Объемы номенклатуры продукции, потребляемой предприятиями обрабатывающей
промышленности (П), и возможное число заказчиков подобной информации (З)
Называя справочник электронным, хотят подчеркнуть его отличие от традиционного издания на бумажном носителе и возможность задействовать для работы с ним современные ИТ. Последние не только позволяют перейти на безбумажную технологию, но и открывают весьма полезные возможности как для разработчиков справочников, так и для их пользователей.
Отпадает необходимость создавать собственную полномасштабную централизованную базу данных продукции; ее можно реализовать как распределенную структуру, включающую базы данных первичной информации предприятий - изготовителей продукции или их дистрибьюторов. В этом случае не придется заниматься тяжелым трудом по актуализации информации в собственной базе данных, поскольку ее всегда можно получить в онлайновом режиме. Кроме того, существенно сокращаются трудозатраты (иногда достаточно иметь одного высококвалифицированного специалиста) и могут быть задействованы значительные по объему информационные ресурсы Интернета.
Формирование справочников
Перед наполнением справочника (в дальнейшем речь будет идти только о корпоративных электронных справочниках) надо определиться с его структурой и формализацией описания соответствующих видов продукции.
При определении включаемой в справочник номенклатуры единственно правильным решением является формирование так называемых групп однородной продукции (ГОП). При этом необходимо исходить из сложившейся мировой практики, зафиксированной в действующих международных классификациях (CPC, CPA, HS/CN)*1 и стандартах, прежде всего международных - ISO, IEC и ITU*2.
_____
*1 CPC - классификация продукции ООН, СЗФ - классификация продукции Европейского Союза, гармонизированная с СРС. На базе СРА разработана национальная классификация продукции на замену ОКП, HS/CN - классификация Международного таможенного союза, национальным аналогом которой является ТН ВЭД.
*2 ISO (ИСО) - международная организация по стандартизации, IEC (МЭК) - Международная электротехническая комиссия, ITU (МСЭ) - международный союз электросвязи.
Кроме того, следует учитывать современные мировые тенденции в области каталогизации продукции. В частности, в настоящее время создана и действует под эгидой НАТО система материально-технического обеспечения армии и флота (NCS-система), включающая более 16 млн. номенклатурных позиций с описаниями продукции. К этой системе в качестве ассоциативного члена присоединилась и Россия. На заседании совета национальных директоров по каталогизации системы АС/135 NCS была поставлена задача ее трансформации в мировую систему каталогизации продукции. Для этого было заключено соглашение о вступлении комитетов НАТО АС/325 ("Интеграция жизненного цикла изделий") и АС/135 ("Каталогизация предметов снабжения") в Ассоциацию по управлению кодами электронной торговли и принято решение о налаживании тесного взаимодействия с Международной организацией по стандартизации (ISO). Предполагается поэтапно перевести формализованные описания предметов снабжения NCS-системы, так называемые FIIG (Federal Item Identification Guide), в стандарты ISO серии Plib (Part Library).
Важнейшим элементом формирования справочников является формализованное описание включаемых в ГОП типов продукции. Кроме параметров, имеющих числовую природу, для этого применяются показатели, не предполагающие количественной оценки. К ним относятся цвет корпуса и конструктивное исполнение изделия, модификации по используемым материалам, виды дополнительного оборудования и пр. Для поддержки таких показателей должны разрабатываться локальные классификации с системами кодирования. В целом для формализованного описания продукции следует также применять стандарты на базе XML.
Выделение ГОП и задание диапазонов значений для параметров и показателей в описании изделий, а также унификация и сокращение номенклатуры за счет исключения их дублирования - это следующий этап построения справочника.
Ведение справочников
В организации ведения справочников имеется по крайней мере три принципиальных момента. Во-первых, необходимо назначить администратора БД справочника и принять нормативные документы по его ведению (порядок внесения новых и исключение существующих номенклатурных позиций) и обслуживанию пользователей в виде корпоративных стандартов. Во-вторых, следует заключить договоры с собственниками информационных ресурсов, задействованных в справочниках, чтобы определить условия поставки новой информации, внесения изменений в существующие данные и доступа к внешним информационным ресурсам. В ряде случаев решение этой задачи может быть затруднено из-за необходимости иметь договорные отношения с большим количеством собственников информационных ресурсов и ценовых ограничений. И наконец, в-третьих, нужно учитывать качество продукции тех или иных поставщиков. В последние годы, когда отечественный рынок оказался открытым, в том числе и для компаний с низкой репутацией, качество покупных изделий становится одним из главных ограничений, принимаемых во внимание при включении информации о них в справочники. Таким образом, сертификация поставщиков является еще одним фильтром, ограничивающим количество номенклатурных позиций справочника.
Типовые ошибки и полезные рекомендации
Первая и наиболее распространенная ошибка связана с недостаточной осведомленностью специалистов предприятий об имеющихся международных и национальных классификациях и стандартах, фиксирующих требования и правила формирования группировок и описаний продукции. В результате создаются собственные классификации и описания, что в дальнейшем существенно затрудняет ведение БД справочников и обмен данными со справочниками других компаний.
Вторая ошибка состоит в том, что для формирования справочников разрабатываются сквозные классификации, начиная от видов продукции и заканчивая описаниями их типов по определенному набору реквизитов. Такой подход в свое время был реализован в Госплане СССР, когда имелся классификатор ОКП в виде классификационной (К-ОКП) и ассортиментной (А-ОКП) частей. Однако он не оправдал себя по причине большой трудоемкости ведения и неудовлетворительной совместимости с традиционными фирменными каталогами.
Классификаторы продукции, как принято в международной практике, разрабатываются только на виды продукции, а ее типы с описаниями размещаются в каталогах. Каталоги продукции в свою очередь являются базисом для формирования ГОП и наполнения справочников номенклатурными позициями, представляющими интерес для пользователей.
И наконец, третья ошибка. При разработке справочников специалисты ряда компаний возлагают большие надежды на сторонние консалтинговые организации, которые, заботясь о собственном финансовом благополучии, зачастую предлагают не то, что нужно заказчику, а то, что у них есть.
Что же можно порекомендовать компаниям, внедряющим ERP-системы, если они хотят иметь качественные справочники продукции с устойчивой во времени структурой и при этом функционирующие как открытые системы? Прежде чем приступать к разработке справочников или заказывать ее у сторонних компаний, необходимо продумать постановку задачи и стратегию ее реализации. Именно на этом этапе целесообразно привлекать консультантов по организации данных. Во всем остальном лучше рассчитывать на собственные силы.
Отдельным и весьма непростым вопросом является разработка справочников услуг, рассматриваемых как один из видов товарной продукции. Но его обсуждение выходит за рамки данной статьи.
С автором, генеральным директором Центра по экономическим классификациям, заместителем председателя комитета ТПП России по качеству продукции, можно связаться по адресу: treier-cec@mail.ru.
