ОПЫТ
Компании имеют широкий выбор средств для организации Web-конференций, особенно когда речь идет о системах со встроенной технологией передачи голоса по сетям IP (Voice over IP, VoIP). Производители предлагают приложения и услуги различных типов в зависимости от потребности заказчиков, запросы которых сильно различаются. Ведь одним нужно проводить семинары для широкой аудитории, а другим - создать среду для коллективной работы в малых группах.
Услуги для Web-конференций предоставляют WebEx Communications, Citrix Online, Microsoft и другие. Кроме того, покупатели могут приобрести соответствующее программное или аппаратное обеспечение для самостоятельного использования.
Большинство приложений для проведения Web-конференций являются универсальными продуктами, обладающими широкими возможностями. Но пользователям обычно требуется лишь ограниченный набор функций.
У данного типового запроса на предложение две цели. Первая - упростить вам составление перечня вопросов, которые необходимо задавать при выборе системы проведения Web-конференций с возможностью передачи голоса. Вторая - помочь сформулировать критерии для оценки продуктов с точки зрения потребностей вашей организации.
Все запросы на предложение должны также содержать требование предоставить отзывы пользователей, а также четко сформулированные задачи, которые предприятие надеется решить с помощью данных продуктов.
Возможности
- Какие из перечисленных функций включает ваше приложение?
- Коллективное проведение презентаций. (Укажите, как можно воспользоваться этой возможностью: непосредственно с настольного компьютера организатора презентации, с сервера или обоими способами.)
- Совместные "доски объявлений". (Перечислите имеющиеся функции - например, создание рисунков, добавление аннотаций, а также инструменты для работы с текстом.)
- Коллективный доступ к приложениям и настольным компьютерам.
- Коллективный выход в Интернет. (Укажите, можно ли при этом использовать "доски объявлений" и могут ли участники конференции управлять ее ходом.)
- Запись конференций. (Укажите, на каком компьютере производится запись - на клиентской машине или на сервере, и могут ли организаторы презентации предоставлять посетителям право записи.)
- Инструменты для взаимодействия между участниками конференции. (Перечислите имеющиеся функции, такие, как опрос и тестирование участников, ответы на вопросы, общедоступные и частные чаты, привлечение внимания ("поднятие руки"), добавление заметок и мониторинг степени внимательности участников.)
- Отвечает ли продукт требованиям раздела 508*1? Если да, то опишите возможности и инструменты, предоставляемые посетителям и организаторам презентации (такие, как ввод субтитров и поддержка устройства для чтения текста с экрана).
_____
*1 Раздел 508 поправок к закону “О реабилитации” от 1973 г. утверждает, что государственные служащие с ограниченными физическими способностями должны иметь такие же возможности доступа к применяемым в госучреждениях электронным и информационным технологиям, как и все остальные сотрудники.
- Какие из перечисленных ниже видов Web-конференций поддерживаются одним продуктом или набором продуктов, который можно приобрести по указанной цене? (Этот вопрос можно сформулировать иначе и поинтересоваться, какие продукты или услуги обеспечивают проведение следующих типов Web-конференций.)
- Совещания малых групп (до 5 участников).
- Совещания малых групп (до 10 участников).
- Совещания групп среднего размера (до -5 участников).
- Сеансы с двумя участниками, один из которых может инструктировать другого.
- Небольшие семинары (до 5 руководителей и -5--00 участников).
- Средние семинары (до 5 руководителей и -00-300 участников).
- Большие семинары (до 10 руководителей и 300-500 участников).
- Какое максимальное количество руководителей и участников может поддерживать данный тип Web-конференций? (Пожалуйста, укажите конкретный тип.)
- Позволяет ли продукт проводить заранее запланированные и незапланированные конференции?
- Какие из перечисленных ниже возможностей предусмотрены в системе управления конференциями?
- Отдельные аудитории для пользователей.
- Уникальные постоянные идентификаторы пользователя для каждой аудитории.
- Совместное использование аудиторий.
- Создание аудиторий для незапланированных конференций.
- Назначение простых URL-адресов или идентификаторов для незапланированных конференций.
- Какие имеются инструменты для загрузки материалов презентации и управления ими?
- Какие типы материалов можно загружать для использования в ходе презентации?
| Различные приложения могут загружать разные материалы, например слайды Microsoft PowerPoint, документы в формате PDF или презентации, подготовленные с помощью Flash. Вам следует выяснить, как продукт для организации Web-конференций модифицирует эти данные. Скажем, сохранятся ли эффекты перехода. Вам надлежит также узнать, потребуется ли какое-то специализированное клиентское ПО для сохранения всех атрибутов материалов презентаций. |
- Укажите, какие из перечисленных ниже пакетов электронной почты и календарного планирования интегрируются с системой проведения Web-конференций, позволяя составлять расписание и приглашать участников. (Отметьте все интегрируемые пакеты.)
- Microsoft Outlook (укажите версии).
- IBM Lotus Notes (укажите версии).
- Novell GroupWise (укажите версии).
- Другие (пожалуйста, перечислите).
- Сообщите, какие из перечисленных ниже клиентских программ мгновенного обмена сообщениями интегрируются с системой проведения Web-конференций, позволяя составлять расписания, созывать незапланированные совещания и приглашать участников.
- Microsoft Office Communicator (укажите версии).
- IBM Lotus Sametime (укажите версии).
- Jabber компании Jabber Software Foundation (укажите версии).
- AOL Instant Messenger (укажите версии).
- Yahoo Messenger компании Yahoo (укажите версии).
- Microsoft MSN Messenger (укажите версии).
- Другие (пожалуйста, перечислите).
- Какие из перечисленных ниже возможностей планирования поддерживаются продуктом?
- Интегрированные инструменты для создания "стола" регистрации участников и портальных страниц.
- Интеграция с системами управления отношениями с клиентом (Customer Relationship Management, CRM) для сбора регистрационных данных.
- Регистрация участников, желающих воспроизвести записанные материалы.
- Если в состав продукта входит специальное приложение для проведения обучения, то какие из перечисленных ниже возможностей оно поддерживает?
- Сбор сведений о потенциальных участниках и предварительная оценка их знаний при регистрации.
- Интеграция с системами управления обучением для отслеживания результатов тестирования.
- Интеграция с обучающими системами и поддержка стандартов на учебные программы.
| Вам следует выяснить, как будут храниться презентации и другие типы документов, а также результаты опросов, проверки знаний и ответы на вопросы. Данные могут храниться локально на каждой пользовательской машине, в специальной клиентской системе управления контентом или централизованно на сервере. Выясните также, как и когда можно организовать коллективный доступ к записанным материалам. А если обращение осуществляется через систему управления документами другого производителя, то можно ли получить доступ к материалам непосредственно из системы проведения Web-конференций. |
- Как интегрированы в систему голосовые службы? (Выясните, какие имеются возможности, например предусмотрены ли прямой набор номера, возможность бесплатных звонков по номерам, начинающимся с 800, и средства проведения конференций без предварительного резервирования.)
- Технология VoIP непосредственно встроена в систему Web-конференций.
- Поддерживается потоковое аудио.
- Нужны телекоммуникационные услуги других компаний.
- Предусмотрена непосредственная интеграция с офисной IP-АТС и шлюзом VoIP (укажите поддерживаемые типы АТС и шлюзов).
Администрирование
- Поддерживает ли продукт администрирование на основе разделения ролей?
- Если да, то какие функции управления могут быть делегированы?
- Администрирование пользователей.
- Управление контентом.
- Подтверждение регистрации.
- Управление "столом" регистрации и портальной страницей.
- Другие (пожалуйста, перечислите).
- Могут ли администраторы создавать шаблоны правил для пользователей?
- Могут ли администраторы создавать шаблоны правил для различных типов Web-конференций?
- Поддерживает ли продукт формирование отчетов о пользователях и о действиях администраторов?
- Позволяет ли продукт создавать дополнительные поля для расчета затрат и составления отчетов?
- Какие методы предоставляются пользователям для подготовки отчетов и обращений к исходным данным с помощью инструментов других фирм?
- Имеются ли в приложении обязательные или факультативные компоненты, которые должны устанавливаться на компьютерах конечных пользователей?
| В некоторых случаях компаниям могут потребоваться данные, которые обычно фигурируют только в административных отчетах: например, сколько времени потратил отдельный пользователь на участие в Web-конференции. При оценке возможностей подготовки отчетов изучите, просто ли будет объединить в отчетах для руководства административные сведения с данными о пользователях. |
- Если да, то перечислите эти компоненты и права администратора системы, необходимые для каждого из них, а также уточните, какие компоненты могут устанавливаться и обновляться в удаленном режиме с помощью программы системного управления.
Безопасность
- Какие инструменты обеспечения безопасности в процессе регистрации и участия в конференции поддерживает данный продукт?
- Предусмотрено ли шифрование по протоколу SSL (Secure Sockets Layer) при регистрации и обращении к материалам Web-конференции?
- Какие из перечисленных ниже возможных идентификаторов пользователей и паролей поддерживает продукт?
- В качестве идентификатора пользователя должен использоваться адрес электронной почты.
- Идентификаторами могут служить названия доменов.
- Пользователь не может изменить свой идентификатор.
- Администраторы могут сформулировать правила, определяющие уровень сложности паролей.
- Поддерживается синхронизация со службой каталогов.
- Могут ли администраторы предоставлять доступ к приложению только для определенных доменных имен или диапазонов IP-адресов?
| Подумайте о механизмах выдачи разрешений и блокировании доступа с определенных доменных имен при регистрации участников семинаров, чтобы закрыть вход конкурентам. Кроме того, имейте в виду, что в некоторых случаях необходимость привести пароли посетителей в соответствие с вашими требованиями может вызвать проблемы для группы технической поддержки в начале мероприятия. |
Поддержка
- Какие услуги входят в базовую поддержку и как их можно получить?
- Есть ли возможность расширенной поддержки и сколько она стоит?
- Имеются ли инструменты для онлайновой поддержки и обучения?
Анализ затрат и результатов
- Сколько стоит продукт, включая цену базовой части и дополнительных функций и компонентов?
- Какие имеются тарифные планы (например, плата за каждую переговорную комнату, за каждого участника, за проведение конференций без ограничений и т. д.)?
- Как повлияет на цену увеличение количества пользователей в течение срока действия подписки?
- Какие преимущества с точки зрения затрат обеспечивает данное решение?
Отзывы
Пожалуйста, назовите клиентов из этой же отрасли, которые развернули аналогичную систему с таким же примерно числом пользователей и приложений и у которых можно получить отзывы.
