ИС для грузоперевозок

ПРОЕКТЫ

Даже такую трудноформализуемую область можно и нужно автоматизировать

Управление любой компанией подчиняется известным законам менеджмента, но вместе с тем многие виды деятельности предполагают влияние человеческого фактора и присутствие специфичных бизнес-процессов, а если их цепочка длинна, то и целый ряд неопределенностей, справляться с которыми необходимо оперативно и адекватно. Во многих отраслях эти неопределенности можно без особого труда свести к минимуму, и рецепты такой работы хорошо известны; некоторые же области деятельности формализовать до конца практически невозможно, что накладывает свой отпечаток как на бизнес в целом, так и на его инструменты - в частности, на используемые информационные системы (ИС). Одним из примеров таких областей являются грузоперевозки.

Как работает логистическая компания

Исходя из общих задач транспортной логистики компании, работающие в этой сфере и специализирующиеся на межрегиональных перевозках крупных партий грузов, обычно имеют собственный или арендованный автопарк (автомобили с прицепами, мощные тягачи с полуприцепами и т. д.) и склады, где проводится консолидация, обработка и оформление (в том числе и таможенное) перевозимых товаров. При этом могут сильно различаться как содержание договоров с клиентом (единоразовое или длительное сотрудничество, получение груза от производителя или другого перевозчика, точная или приблизительная дата прибытия груза, иногда отсутствие достоверных сведений о его объеме и т. д.), так и характер самого груза и объем операций с ним. При этом нужно, чтобы процессы хранения и перемещения грузов были экономически оправданны: доставку товаров в место назначения следует производить как можно быстрее, дешевле и с наименьшими потерями при транспортировке, а лучше - вообще без них.

Отсюда понятно, что деятельность компании, занимающейся транспортировкой грузов, весьма непросто превратить в цепочку стандартных, регламентированных бизнес-процессов: здесь нередко имеют место разнообразные "нештатные ситуации", начиная от сложной сортировки разнокалиберных товаров и заканчивая поиском внезапно пропавшего клиента или адресата.

Проект Core Trans

Именно для решения большинства обозначенных проблем финская фирма Core Trans OY, разворачивая свою деятельность по грузоперевозкам в Россию, уже в период строительства складского терминала на российско-финской границе озаботилась подбором соответствующей ИС.

Практически все сотрудники Core Trans OY имели опыт работы на компьютере - в основном с приложением Excel. Однако для новых условий деятельности и тех амбициозных планов, которые ставила перед собой компания, применение подобного ПО было бесперспективно как с точки зрения объемов и оперативности обрабатываемых данных, так и в смысле их синхронизации при коллективной работе.

В качестве одного из вариантов возможного решения серьезно рассматривалась покупка какой-либо из имеющихся финских таможенно-складских систем. Сделанная с учетом национальной специфики, такая ИС могла быть введена в эксплуатацию в максимально быстрые сроки. Вместе с тем изучение рынка и практики применения этих решений показало, что недешевые и выпущенные "под ключ", они плохо поддаются адаптации и развитию в российских условиях, даже с участием авторов-разработчиков. Российские же системы управления транспортными перевозками, с которыми удалось познакомиться в тот период, не внушали оптимизма в плане возможностей их развития, особенно в направлении финансового учета и соответствия стандартам европейского таможенного документооборота.

Таким образом, выбор сосредоточился на группе продуктов для автоматизации управленческого учета (ERP-решений) в основном западного производства, созданных для сегмента малого и среднего бизнеса. Помимо традиционных требований, которым должна отвечать современная управленческая ИС, у заказчика были и специальные запросы, отражающие особенности работы:

- поддержка русского, английского и финского языков, в том числе при подготовке документов для финской таможни и в формах стандартных бланков;

- преемственность общей методики логистической работы;

- возможность гибкого взаимодействия с внешними офисными приложениями и таможенными системами;

- подключение к новой европейской системе электронного обмена таможенными декларациями (New Computerized Transit System, NCTS);

- возможность эффективной работы с объединением информационных потоков всех офисов и складов, расположенных в разных городах России и Финляндии, в режиме реального времени.

Среди сотрудников российского представительства Core Trans были люди, прежде работавшие в фирме - дистрибьюторе электронной техники, где использовалась система Microsoft Navision (c апреля 2006-го данный пакет имеет название Microsoft Dynamics NAV). В результате этот продукт очень быстро стал основным кандидатом для выбора. Вскоре было сформировано предложение о применении его для интеграции финансов, продаж и, самое главное, управления обработкой грузов и функционированием таможенного терминала. В качестве исполнителя проекта была выбрана московская компания "Датапорт Системс", являвшаяся официальным партнером по внедрению данной ИС и имевшая наработки в области логистики.

Однако в тот период готового решения на базе MBS Navision, ориентированного на специфику такой транспортно-логистической компании, как Core Trans, не существовало. Поэтому по согласованию с руководством заказчика специалисты "Датапорт Системс" разработали двухступенчатую стратегию внедрения. На первом этапе (2003 г.) с помощью выбранной ИС были автоматизированы такие участки, как управление финансами, складом и товарами. "Для этого мы в первом приближении адаптировали штатный функционал ИС под специфику нашего клиента", - сказал руководитель проекта от "Датапорт Системс" Александр Бродский. Кстати, компания Core Trans также была весьма заинтересована в быстром старте, поскольку этого требовали и правила взаимодействия с таможней. На втором этапе, после запуска основных участков учета, уже в процессе работы фирмы на конкретных рабочих местах специалисты собирали информацию о тех бизнес-процедурах, которые специфичны для транспортной компании. "Менее чем за год нам удалось создать полноценное отраслевое Add-on-решение на базе Microsoft Navision, - продолжил свой рассказ г-н Бродский, - на которое сразу перешли сотрудники Core Trans. В отличие от адаптированных вариантов оно способно работать со всеми версиями основной системы и практически не меняется при их обновлении. Вначале ИС функционировала в режиме опытной эксплуатации, а в конце 2004-го - начале 2005 г. была запущена в штатном режиме. Когда интерфейс системы Microsoft Dynamics NAV претерпел значительные изменения, мы позаботились о соответствующих доработках нашей ИС, параллельно дополнив ее новыми возможностями (например, учет разных схем мультимодальных перевозок, работа с сопровождающими документами и др.)".

Над чем пришлось потрудиться

При внедрении любой ИС помимо преодоления стандартных*1 трудностей или ступеней обязательно требуется решать задачи, представляющие интерес как для будущих пользователей, так и для тех, кто занимается продвижением и развитием системы.

_____

*1 К стандартным в данном контексте можно отнести такие мероприятия, как обучение персонала работе с новой ИС, тот или иной объем изменения некоторых бизнес-процедур, определение загрузки каждого рабочего места и т. д.

Поскольку в отрасли грузоперевозок отмечается множество плохо формализуемых моментов, в данном проекте решение (а иногда и постановка) ряда задач происходило непосредственно в процессе внедрения - по мере возникновения сложностей. Все трудности, которые пришлось здесь преодолевать, по мнению Александра Бродского, можно разделить на три большие группы. Первая группа - "процессная": зачастую полностью прояснить имеющиеся бизнес-процессы можно было, лишь наблюдая за работой компании в реальных условиях. Так, сначала с целью проверки прибывшего груза для грузчиков распечатывались пришедшие с машиной документы с перечнем всех позиций. Но оказалось, что это не рационально: готовый список снижает тщательность проверки, люди не всегда обращают внимание на соответствие моделей и их количества и пропускают факты пересортицы. Поэтому было решено вручать грузчикам для пересчета не список, а пустой бланк, куда они сами должны заносить наименование и количество товаров, и уже потом, при внесении этой информации в ИС, менеджер сверял фактический ассортимент с тем, что числится в документах.

Урве Уус Сиеппи: “Результаты работы ИС уже

 ощутимы: зафиксирован значительный

рост оборота фирмы”

Еще один момент касался разгрузки: ее полагается производить сначала в специальную зону, а затем распределять товар по тем стеллажам, на которые "укажет" система. Однако это не всегда возможно физически, и грузчики оказываются вынуждены сразу размещать груз в ячейки. Поэтому в работе системы пришлось учесть три варианта размещения груза: в зоне приемки с дальнейшим распределением по указанным системой стеллажам; прямо на стеллажи (если система это "одобряет", то товар закрепляется за данными ячейками); наконец, в случае, если по каким-либо причинам система не "одобрила" выбранные для груза ячейки (например, они зарезервированы для определенного клиента), то производится внутреннее перемещение.

Вторая группа сложностей, по классификации г-на Бродского, носила "алгоритмический" характер. Простой пример: в двух ячейках находится по 30 единиц груза, а отгрузить надо 40 единиц. Система должна иметь алгоритм, который будет показывать, что в начальный момент в каждой ячейке доступно по 30 единиц, но как только в одной из них будет зарезервировано 25 единиц для погрузки, доступное количество во второй ячейке сразу уменьшится до пятнадцати.

И третья группа трудностей была организационного плана. Во-первых, система помимо русского должна "владеть" и финским языком (облегчало ситуацию то, что многие сотрудники Core Trans говорили и на том и на другом). Во-вторых, при взаимодействии с таможней не всегда легко понять, какие требования к формам документов существенны, а какие нет. "Например, иногда при разгрузке товар помещался в одну ячейку, а затем для оптимизации складского пространства перемещался в другую, - вспоминает Александр Бродский. - В таможенных же документах полагалось, чтобы уход товара (при дальнейшей отгрузке) осуществлялся из той же ячейки, в которую пришел первоначально. Мы долго не могли понять, насколько это важно для таможенного оформления. Наконец, после нескольких месяцев переговоров с финской таможней удалось прийти к компромиссу: товар может уходить и из другой ячейки, если в системе имеется подтверждение (которое можно распечатать) его внутренних перемещений".

Окно в европейское таможенное пространство

С января 2005 г. обязательным условием для всех таможенных агентов, работающих на территории стран ЕС, является использование технологий NCTS для декларирования транзитных грузов. Эта система представляет собой часть проекта, инициированного Европейской комиссией, и предназначена для представления компьютеризированного транзита в странах ЕС и государствах, присоединившихся к Конвенции общего транзита. Все проходящие через границы грузы должны быть занесены в данную систему; это облегчает контроль их прохождения и оперативное документирование. При создании системы были выработаны общие принципы и стандарты ее функционирования, согласно которым информация импортируется в нее из таможенных пунктов. Соответственно компании, работающие с таможней, также должны представлять данные в определенных форматах. В рамках проекта Core Trans компанией "Датапорт Системс" на базе Microsoft Dynamics NAV реализован полнофункциональный клиент NCTS, позволяющий регистрировать все производимые при приемке и отправке транзитных грузов операции. Работа с грузом ведется, с одной стороны, между Core Trans и клиентом, а с другой - между Core Trans и финской таможней, которая контролирует деятельность терминала и требует специализированной отчетности. "При создании NCTS-клиента мы, разумеется, придерживались принятых стандартов, - отметил Александр Бродский, - однако и здесь возникали моменты, требующие согласования с руководством финской таможни. Например, в некоторых странах подобные системы формируют документы, где встречаются "нулевые строки" (например, "Сервиз столовый - 0 шт."). А на финской таможне система не принимала документы с такими строчками. Возникла коллизия: с одной стороны, мы не вправе менять форму и содержание сопровождающего товар документа, с другой - таможня не принимает его как составленный неправильно. Пришлось несколько месяцев потратить на переговоры с финскими таможенниками, чтобы утрясти эту проблему".

Результаты и перспективы

Сегодняшний день системы, обеспечивающей работу Core Trans, выглядит следующим образом. Сервер Microsoft Dynamics NAV размещен на площадке российской компании-провайдера. При участии финско-шведского оператора связи TeliaSonera были организованы скоростные каналы обмена информацией между офисами и сервером. Работа с грузом начинается в тот момент, когда менеджеру компании, например в офисе в Хельсинки, поступает сообщение о том, что груз прибыл и его можно получить на терминале в аэропорту. Вместе с сообщением в офис присылаются копии сопровождающих документов. На основании этой информации менеджер заводит в системе учетную карточку, в которой указывается, где и когда получен груз, дается его описание, количество мест, масса, объем и другие сведения. После сохранения в системе эта информация становится видна на таможенном терминале Нуйямаа и в московском офисе.

Для перевозки груза из Хельсинки на таможенный терминал заполняется карточка доставки с указанием компании-перевозчика и автопоезда. По прибытии на терминал через NCTS создается сообщение для таможни и, по получении разрешения на разгрузку на основании таможенных деклараций, - шаблоны разгрузочных рапортов для грузчиков. После разгрузки в системе заполняются и учитываются разгрузочные рапорты, а на таможню отправляется уточненный состав поступившего груза. Европейские нормы учета на таможенном складе требуют разделения грузов на транзитные и европейские; при этом груз клиента может оказаться разделенным на части, учитываемые по-разному.

При планировании дальнейшей доставки специалист-логистик в Москве формирует задание на отгрузку, которое сразу отображается на таможенном терминале. В задании есть гибкие возможности включения в доставку нескольких грузов, в том числе целиком или по отдельным местам и моделям либо относящихся к разным клиентам. После загрузки автомашины заполняется и учитывается погрузочный рапорт, оформляются и посредством NCTS отправляются на таможню транзитные декларации. В панели графика доставок как логистики, так и сотрудники складов видят все оперативные изменения мест нахождения и состояния грузов.

Параллельно по мере получения и выставления счетов формируется финансовый баланс по каждому грузу и доставке. На основании этой информации по прибытии груза в Москву логистик дает разрешение на передачу его клиенту. Клиент также может наблюдать за продвижением груза в режиме реального времени в системе интернет-трекинга.

Александр Бродский: “Сегодня

 мы располагаем полноценным

 Add-on-решением для

автоматизации деятельности

транспортно-логистических

компаний”

Руководство Core Trans положительно оценило результаты проекта - как в смысле выбора самой системы, так и в аспекте работ по ее внедрению. В частности, член совета директоров компании Илкка Меримаа сказал: "Система Microsoft Dynamics NAV для среднего бизнеса оптимальна по соотношению стоимость/возможности, а модуль управления грузами, разработанный для этого решения фирмой "Датапорт Системс", адекватно решает задачи по автоматизации деятельности транспортного предприятия".

В конечном итоге, несмотря на возникавшие вначале сложности, удалось наладить и четкое взаимодействие с таможней. Урве Уус Сиеппи, ведущий менеджер, ответственная за работу с таможней, подчеркнула: "Мы оцениваем проект как безусловно удачный, завершенный в рамках бюджета и установленных сроков, и его результаты уже ощутимы: внедрение системы позволило оптимизировать бизнес-процессы компании, зафиксирован значительный рост оборота".

Дальнейшими шагами по развитию проекта, по мнению руководства Core Trans, могут стать переход на технологию помодельной приемки грузов с применением стикеров, штрихкодов и сканеров, подключение модуля CRM с целью упорядочения взаимодействия с клиентами, а также развитие аналитических возможностей для оценки и прогнозирования сроков и себестоимости обработки и доставки грузов.

Версия для печати